試析會計電算化的內(nèi)部控制

黃有紅

摘要:本文結(jié)合會計電算化內(nèi)部控制的重要性和功能,從組織控制、操作控制、處理控制三個方面論述了內(nèi)部控制的措施。

關(guān)鍵詞:會計電算化 內(nèi)部控制 措施

一、內(nèi)部控制概述

建立內(nèi)部控制的目的就是為了保證由數(shù)據(jù)處理功能所產(chǎn)生的信息具有準(zhǔn)確性、完整性、及時性、有效性以及保證數(shù)據(jù)處理功能本身具有有效性;使會計處理符合會計制度和會計準(zhǔn)則的要求;防止違法行為的發(fā)生;提高信息系統(tǒng)的效率和效益;提高企業(yè)的競爭能力;促使企業(yè)提高管理決策的正確性。

二、會計電算化內(nèi)部控制的功能

1. 預(yù)防性控制功能。它是通過防止或阻止錯誤、災(zāi)害、事故、舞弊等的發(fā)生來避免各種災(zāi)害。

2. 檢測性控制功能。它是通過找出、發(fā)現(xiàn)已經(jīng)發(fā)生的錯誤、災(zāi)害、事故以及舞弊現(xiàn)象來防止危害的擴(kuò)大或使危害得到補償。

3. 糾正性控制功能。它是通過更正和糾正已檢測出的錯誤,處置發(fā)生的舞弊行為,以及處理和補救已發(fā)生的災(zāi)害等來減輕危害,使系統(tǒng)恢復(fù)正常。

三、內(nèi)部控制的措施

(一)組織控制

1. 電算化部門與用戶部門問職責(zé)的分離

在會計電算化的情況下,電算化部門除了對數(shù)據(jù)采集部門所送來的數(shù)據(jù)按一定程序進(jìn)行處理外,不能負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)和執(zhí)行、也不能保管除計算機(jī)系統(tǒng)以外的資產(chǎn)。一般設(shè)置數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、維護(hù)管理等新的崗位。這些崗位將承擔(dān)起內(nèi)部會計控制的作用,達(dá)到保證會計數(shù)據(jù)真實可靠,提高會計工作質(zhì)量的目標(biāo)。

2. 電算化部門內(nèi)部的職能分離

在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理中,將不相容職能予以分離是十分必要的,但是會計電算化卻常常將這些職能集中化。因此,在電算化部門內(nèi)部,應(yīng)該適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行職員分離,以補救不相容職能集中化的不足。一般來說,電算化部門內(nèi)部應(yīng)做到以下的職能分離。

(1)系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計的分離。將系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計分離開來,有利于分別檢查系統(tǒng)的設(shè)計相應(yīng)用程序的設(shè)計,不過,這兩者不嚴(yán)格分離并不會嚴(yán)重削弱內(nèi)部控制。

(2)系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計與系統(tǒng)程序設(shè)計的分離。沒有這種分離,系統(tǒng)程序就可能在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下對應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)文件做出變更。

(3)系統(tǒng)分析、應(yīng)用程序設(shè)計以及系統(tǒng)程序設(shè)計與操作職能分離。如果讓系統(tǒng)分析員和程序設(shè)計員運行程序,他們就有機(jī)會對程序和文件進(jìn)行非法修改。

(4)獨立的檔案保管職能。實行獨立的檔案保管職能有助于防止任何未經(jīng)批準(zhǔn)而使用程序、文件和系統(tǒng)資料的行為。

(二)操作控制

操作控制的目的是通過規(guī)范的計算機(jī)操作來保證信息處理的高質(zhì)量,減少產(chǎn)生差錯和未經(jīng)批準(zhǔn)而使用文件、程序和報表的機(jī)會。操作控制是通過制定和執(zhí)行規(guī)范的操作規(guī)程來實現(xiàn)的。規(guī)范的操作規(guī)則主要有以下幾個方面:

1. 操作運行規(guī)則。計算機(jī)操作員應(yīng)遵循操作指南中的規(guī)定進(jìn)行操作。

2. 機(jī)器操作規(guī)則。應(yīng)為計算機(jī)輸入輸出設(shè)備的運行設(shè)立規(guī)范的操作規(guī)則。

3. 用機(jī)時間記錄規(guī)則。應(yīng)對每個上機(jī)操作者所用時間進(jìn)行記錄,以便考核計算機(jī)完成的任務(wù)以及每項任務(wù)所用機(jī)時。

4. 控制臺記錄規(guī)則。操作系統(tǒng)應(yīng)編寫控制臺記錄,即記錄操作系統(tǒng)的所有活動、設(shè)備的使用情況和操作員的行動。

5. 嚴(yán)密的監(jiān)管規(guī)則。規(guī)范的操作規(guī)則還應(yīng)要求對操作活動進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)察和檢查,包括定期地對控制臺記錄、操作記錄和用機(jī)時間記錄,加以審查和比較。

6. 機(jī)房守則。這涉及到設(shè)備的使用、程序的存放、文件的處置等方面,目的是為了使機(jī)房保持良好的秩序,以減少程序和數(shù)據(jù)損失和破壞的風(fēng)險,保證保密的輸出信息不落入未經(jīng)允許使用的人之手。

(三)處理控制

1. 數(shù)據(jù)有效性檢驗。可靠的和合適的數(shù)據(jù)處理要求應(yīng)用程序所處理的數(shù)據(jù)是正確的,而處理正確的數(shù)據(jù)意味著要讀入正確的文件和文件中的記錄,而且所處理的業(yè)務(wù)與主文件所包含的業(yè)務(wù)相配。有效性檢驗是為了發(fā)現(xiàn)用錯文件、記錄和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的情形,其措施包括:

(1)文件標(biāo)簽檢驗。打開文件時,應(yīng)檢查文件的內(nèi)部標(biāo)簽,以便確認(rèn)使用的文件是所需的文件以及所需的版本。

(2)記錄標(biāo)識檢測。在處理順序文件時,應(yīng)用程序是依次讀文件中的記錄的。為保證要讀的下一記錄在邏輯順序上是正確的(即確是下一記錄),應(yīng)用程序應(yīng)在處理該記錄前檢測一下記錄的標(biāo)識(關(guān)鍵字)。

(3)業(yè)務(wù)代碼檢測。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件通常包括不同類列的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),每類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需要得到不同的處理。業(yè)務(wù)類型可以出業(yè)務(wù)代碼來辨別。每類業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)代碼均被應(yīng)用程序讀入,以便決定由哪一段應(yīng)用程序來進(jìn)行處理。

(4)順序測試。秩序混亂的文件會導(dǎo)致在處理順序文件的過程中遺漏記錄,導(dǎo)致文件的誤用,導(dǎo)致文件排序或合并操作的失敗。因此,應(yīng)用程序應(yīng)通過比較前后兩次讀入的記錄的關(guān)鍵字來檢查記錄的順序。

2. 余額檢查。費用和收入類賬戶在期末—般沒有余額。因此,可以在程序中設(shè)置余額檢查指令。在借貸記賬法下,大部分負(fù)債和所有者權(quán)益類賬戶的期末余額應(yīng)在貸方,而資產(chǎn)類賬戶的期末余額應(yīng)在借方。因此,可將此作為余額合理性標(biāo)準(zhǔn)編人程序。當(dāng)程序運行時,就可對賬戶余額進(jìn)行合理性檢查。

3. 試算平衡。程序根據(jù)記賬方法中的試算平衡法對全部賬戶的期末余額進(jìn)行檢驗。如果不平衡,說明處理有錯,需進(jìn)行查找和更正。

4. 總賬和明細(xì)賬余額核對法。將某——賬戶所有明細(xì)賬的余額相加的結(jié)果應(yīng)與總賬余額相符。

四、結(jié)語

總之,發(fā)展會計電算化,是實現(xiàn)會計工作現(xiàn)代化,促進(jìn)會計改革的重要保證。而加強會計電算化的內(nèi)部控制工作,則將有助于企業(yè)更好地利用會計電算化系統(tǒng)組織會計工作,為企業(yè)決策提供準(zhǔn)確、及時的會計信息,從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

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