淺談油田的檔案管理及創新

【摘 要】 新時期,檔案管理工作者應強化責任意識,提高自身素質,積極探索新的管理方法,升華管理理念,推進檔案資源集約化、信息化,不斷提高企業檔案管理工作的含金量。

【關鍵詞】 油田;檔案管理;創新

檔案是歷史的原始記錄。隨著市場經濟體制的建立,國家重點建設項目不斷擴大,企業檔案在經濟建設和各項社會事業中的作用越來越大,日益受到人們的廣泛關注。作為油田管理有機組成的檔案工作,如何發揮自身獨特的優勢和功能,為企業排憂解難、贏得未來,是每一個檔案管理工作者應當深思的問題。

一、檔案管理是一項科學的基礎性工作

檔案管理工作是集服務性、科學性、管理性為一體的一項基礎性工作,它貫穿于企業各部門、各個層次。以文字、圖表、聲像、電子等諸多載體形式存在的企業各類檔案,是市場經濟條件下企業的一筆無形資產,是企業重要的信息和動力之源,也是企業領導科學決策的歷史依據。它的開發利用及安全保密對企業興衰成敗有著不可估量的意義,對于企業領導正確、迅速的決策及企業的生存發展起著至關重要的作用。

從理論上講,正規的檔案庫房最好是按國家的有關規定單獨興建。但對于一個企業而言,若條件達不到,則要注意不能將檔案庫房設在辦公大樓的底層,從有利防潮和防盜考慮,應將檔案庫房與辦公室、借閱室分開單設,以免閑人入內。

油田的檔案館里或多或少地都保存著一些涉密級的文件,為確保涉密檔案的安全,應將涉密檔案與非涉密檔案分別保管,若條件有限,也應分柜存放保存。另外,由于較普通檔案而言,涉密檔案數量較少,要盡可能配備保險柜存放,庫房要加裝保險鎖和防盜報警器等。

對于存放的聲像檔案,從長久保護和利用考慮,要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火,獨立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放。還要嚴格控制庫房溫濕度,遠離光線、磁場等。錄音帶、錄像帶要采取定期倒帶檢查等保護措施,盡量延長聲像檔案的壽命。

二、檔案管理工作應緊跟時代步伐與要求

企業檔案是企業各項工作的伴生物,沒有它獨立的存在條件,因此,檔案工作在任何時候都難以成為企業第一緊要的工作。在市場經濟條件下,企業要追求經濟效益,就檔案抓檔案的老一套方法已經難以適應新形勢的要求了。企業檔案工作要想朝著信息傳遞網絡化、檢索智能化方向發展,必須搭乘企業中心工作、重點工作的“班車”。

2002年,中央為了推動企業管理信息化建設的健康發展,提高企業管理水平和市場競爭力,提出了大力加強企業管理信息化建設的要求,并提出了具體的工作目標。這一目標的提出,為企業檔案管理實踐迎來了巨大的創新機遇和空間,構建檔案信息化管理系統成為提高企業檔案管理水平的有效突破點,我們應抓住這一契機,努力推進企業檔案信息化建設工作的開展。

隨著科技的進步,油田的檔案不僅限于紙質檔案,還包括各種電子資料、照片資料、聲像資料等。對于這些檔案的管理也不能局限于傳統的管理方式,應逐步建立紙質檔案和電子檔案雙軌保管運行機制。完善電子檔案、聲像檔案和照片檔案的管理制度,明確提出電子文件的歸檔范圍和歸檔要求,以保證電子文件的完整性和準確性。樹立紙質檔案和電子檔案雙軌收集、整理立卷的觀念,堅持電子文件歸檔服從紙質文件歸檔的原則,兩者之間保持檔號一致,以促進和加快油田檔案數字化的實現,完善電子檔案數據庫。

油田涉密檔案日常會遇到調閱、移出、銷毀等流動環節,這些環節控制不好,可能會導致秘密外泄。因此、涉密檔案在調閱時,必須經分管領導審批,同時進行登記和調閱人簽字,限定調閱時間,并盡可能不帶離閱文室。必須強調的是,并不是單位的任何領導都有調閱涉密檔案的權力,應指定一名領導專門審批。另外,涉密檔案調閱完畢后,應檢查文件是否是原件、頁碼是否正確,并及時歸檔。如有疑問,檔案管理人員要在第一時間內向上級報告。

三、用現代化的手段創新檔案管理

隨著信息化浪潮涌現,信息化從理論方式和技術手段,都深刻地影響著檔案管理現代化的發展進程,不斷賦予檔案管理現代化以全新的內涵。我們要正視這種發展與變化,準確地把握新時期檔案管理現代化的新趨勢、新要求,以檔案資源信息化推動檔案管理現代化。

近年來,雖然檔案工作得到較快的發展,檔案管理現代化水平有一定的提高,但在檔案管理方法和手段方面與世界先進水平相比,還有一定的差距,不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此,要采取各種措施,加快檔案工作現代化的步伐。

創新是知識經濟時代社會發展的主流趨勢,創新是社會各項事業興旺發達的不竭動力和源泉。油田檔案工作的創新是建設數字化油田必不可少的工作,也是檔案工作與時俱進的具體體現。

1、管理機制創新

檔案工作本質上是一項管理性的工作,不管是什么類型的創新,最終要通過一定的管理機制予以實現。在現代的油田建設中,由于計算機技術和網絡技術的普遍運用及其在計劃決策、職能管理工作中的迅速發展,使得油田檔案中出現了大量的電子文件與數字檔案,這些新型檔案的管理無法運用傳統的模式和管理手段來實施,必須采用現代化的管理手段來科學管理。因此,傳統的管理模式與管理機制也必須進行創新,以適應油田工作現代化的需要。

2、服務創新

檔案工作的目的就是服務,檔案工作者就是通過為管理工作者、業務工作者提供檔案信息來實現其職能和發揮檔案的價值作用的。要更好發揮油田檔案的重要作用,服務必須要創新,要努力把檔案服務工作打造成積極主動的(了解需求,服務到現場、服務到管理與業務第一線)、現代化與傳統相結合的(網絡化自動檢索、調卷與人工檢索、調卷互補并存)和集成的(綜合提供數字化多媒體信息和檔案的編研成果)新模式,進而在此基礎上開展豐富的檔案利用形式。

3、人力資源創新

任何形式的創新都要靠人去實施與實現,創新工作歸根到底是人的觀念、意識和素質的創新。油田檔案的管理要創新,其首要環節就是檔案工作部門要實現人力資源創新,即人才結構和工作人員的知識結構的創新,提升檔案工作人員業務與職業素質,堅決革除檔案工作部門成為閑雜人員安置場所的陋習,破除檔案工作不需要專業人才的舊觀念,推行新的科學的用人制度,以適應新形勢下的油田檔案工作。

油田檔案管理內容繁雜,管理存在弊端,領導不夠重視,這些都制約著檔案工作的改革和創新。油田檔案管理的創新包含許多內容,而且各項創新又是緊密聯系互為條件的,在油田檔案工作的創新過程中,要系統規劃、統籌安排,使各項創新工作彼此促進,協調進行,開創新時期油田檔案工作的嶄新局面。

企業檔案是企業發展的歷史見證,也是科技、文化、知識的積淀,它在企業管理中的作用是無可替代的。“十一五”時期,面對信息化時代帶來的機遇和挑戰,檔案管理工作者必須跟上時代的節拍,在檔案管理實踐活動中,提高個人素質,積極探索新的管理方法,升華管理理念,擺脫困惑,使企業檔案工作與企業的發展和創新保持同步,使個人的努力與企業提供的檔案資源形成合力,不斷提高企業檔案管理工作的含金量,使企業檔案的內在價值最大化。

【參考文獻】

[1] 沈玲.淺談企事業單位涉密檔案的管理.藍臺世界,2006.9.

[2] 楊振江.淺談企事業單位檔案工作的創新.中國檔案,2006.6.

【作者簡介】

張曉萍(1962-)女,陜西延川人,現供職于延長油田股份有限公司勘探部.