基于供應鏈模式下電子化采購研究

羅如學　尤妙娜

摘要:基于傳統供應鏈中的采購活動存在信息不對稱、需求反應遲鈍及成本過高的一些因素導致失去了市場競爭力,基于此,文章分析了采購工作實施電子化采購和信息化的必要性,然后闡述了在供應鏈的模式下實施電子化采購的核心思想,并在此基礎上提出了相應的方案選擇和須注意的問題。

關鍵詞:供應鏈;電子化采購;模式

中圖分類號:F273.7文獻標識碼:A

Abstract: In purchasing activity of conventional supply chain, just as there are some factors such as information dissymmetry, delaying the response of requirement and high cost, which cause the enterprise lose competition, based on those. The thesis analyze that's necessary to implement electronic business and information in purchasing working, and clarified the core ideas of electronic business under SCM mode, and put forward some attentive issue and relative choice scheme.

Key words: supply chain; electronic purchasing; pattern

隨著網絡技術的高速發展,企業傳統采購活動面臨重大沖擊和挑戰。互聯網的迅猛發展以及其所創造的效率與價值,使得構建在互聯網之上的電子化采購應運而生。本文擬就實施電子化采購在供應鏈采購活動中的策略進行一些探討。

1傳統采購模式

傳統采購的重點放在如何和供應商進行商業交易的活動上,重視價格比較,通過供應商的多頭競爭,選擇價低為合作者,交易過程的重點放在價格的談判上。雖然質量、交貨期也是采購過程中的重要考慮因素,但是質量、交貨期等主要以事后把關的辦法進行控制。因此在供應商與采購部門之間經常要進行報價、詢價、還價等來回的談判,并且多頭進行,最后從多個供應商中選擇一個價格最低的供應商簽訂合同,訂單才決定下來。傳統的采購模式的主要特點表現在如下幾個方面。

1.1傳統采購過程是典型的非信息對稱博弈過程

選擇供應商在傳統的采購活動中是一個首要的任務。在采購過程中,采購一方為了能夠從多個競爭性的供應商中選擇一個最佳的供應商,會保留私有信息,作為談判籌碼。這樣,采購、供應雙方都不進行有效的信息溝通,這就是非信息對稱的博弈過程。

1.2驗收檢查是采購部門的一個重要的事后把關工作

由于質量控制難度大,質量與交貨期是采購一方要考慮的另外兩個重要因素。在傳統的采購模式下,要有效控制質量和交貨期只能通過事后把關的辦法。因采購方很難參與供應商的生產組織過程和有關質量控制活動,相互的工作是不透明的。因此需要通過各種有關標準如國際標準、國家標準等進行驗收。缺乏合作的質量控制會導致采購部門對采購物品質量控制的難度增加。

1.3供需關系是臨時的或短時期的合作關系,而且競爭多于合作

在傳統的采購模式中,供應與需求之間的關系是臨時性或者短時性的合作,且競爭多于合作。由于缺乏合作與協調,供應與需求之間缺乏合作的氣氛并增加了許多運作中的不確定性。

1.4響應用戶需求能力遲鈍

由于供應與采購雙方在信息的溝通方面缺乏及時的信息反饋,在市場需求發生變化的情況下,采購一方也不能改變供應一方已有的訂貨合同,因此采購一方在需求減少時庫存增加,需求增加時,出現供不應求。重新訂貨需要增加談判過程,因此供需之間對用戶需求的響應沒有同步進行,缺乏應付需求變化的能力。

2實施電子化采購的必要性和緊迫性

2.1采購在企業中的地位和作用

物流管理在供應鏈管理中有著重要的作用。這一點可以通過價值分布來考查。表1為供應鏈的價值分布。不同的行業和產品類型,供應鏈價值分布不同,物流價值(采購和分銷之和)在各種類型的產品和行業中都占到了整個供應鏈價值的一半以上,制造價值不到一半。在易耗消費品和一般工業品中,物流價值的比例更大,達80%以上,這充分說明物流的價值意義。供應鏈是一個價值增值鏈過程,有效地管理好物流過程,對于提高供應鏈的價值增值水平,有著舉足輕重的作用。

物資采購作為企業生產經營價值鏈主鏈條的第一個環節,是企業資金和物質投入的開始,對工程項目投資成本控制、產成品成本控制和質量控制至關重要,是企業挖掘效益潛力的非常重要的關鍵環節。

因此,物資采購不僅要保證物資供應、降低采購風險,更要在保證供應的同時,降低物資采購成本、減少資金占用。

2.2優化采購管理水平和實施電子化采購是提升采購管理的重要手段

由于中小公司不具備國際性大公司的市場、渠道、信息、資源等方面的優勢,其更期望通過發展電子化采購打開企業與市場實時聯系反饋的通道,其對發展物資采購電子化采購更是倍加青睞。從而使其企業在強化物資供應各環節間的相互制約和控制、減少和避免暗箱操作、比質比價、提供充分的采購決策依據、降低采購成本、優化庫存結構、提高工作效率和物資管理水平等方面發揮著越來越大的巨大作用。故加快發展物資采購電子化,可以給物資采購管理工作帶來如下的好處。

(1)可以擴大比價范圍,提高采購效率,降低采購成本。可以突破傳統物資采購模式的各種局限,擴大采購比價范圍,由貨比三家到貨比百家,大幅度降低采購費用,降低物資采購成本,同時還可以大大提高物資采購工作效率。

(2)實現物資采購過程公開化,有利于進一步公開物資采購過程,實現對物資采購過程中業務操作與結果的適時監控,使采購工作更透明更規范。

(3)物資采購業務操作程序化。采購業務操作必須按照軟件規定的流程進行,否則無法通過,可以大大減少物資采購過程中的隨意性。

(4)促使物資采購管理定量化、科學化。借助電子化采購網站可以實現企業集團內部物資采購管理信息的大容量、快速傳遞,為各級物資采購決策者提供更多、更準確、更及時的量化決策信息,使我們的物資采購決策更科學、依據更充分,大大緩解和改變我們傳統物資管理決策中信息不靈、信息源不足、傳遞緩慢、無法定量化等問題。可以實現企業與供應商之間供需信息的及時溝通與共享,可以減少物資采購過程中的不公開性和隨意性,為供應商營造更公平、公正的競爭氛圍。

3企業的電子化采購模式構建思路與方案

發展和應用電子化采購的過程,是先進物資采購管理思想的滲透過程,是對傳統的物資采購管理方式的變革過程,是物資采購管理創新的過程,是開放各級物資采購管理決策者的視聽過程。而絕不僅僅是將傳統物資采購業務操作簡單地搬到網上進行的問題。

3.1發展電子化采購的關鍵目標

發展電子化采購,必須改變物資采購傳統模式,實現企業物資需求信息的網上動態發布,實現供應商產品和庫存信息的實時交流,實現網上詢價比價和商務技術交流,這是最基本的功能要求。 因此,發展電子化采購應該必須重點實現以下核心功能和內容:(1)網上詢價(物資采購最大增值環節之一)功能,即在網上編制詢價方案、向供應商發布詢價書或招標公告,供應商在網上對詢價書進行報價、投標。(2)網上比價(物資采購最大增值環節之一)功能,即在網上對各供應商的報價或標書進行比較,結合網上采購過程積累的關于各供應商的產品質量、服務水平、交貨期、資信狀況等情況,選擇確定供應商。(3)在線集成用戶企業與供應商之間的供求信息與資源,實現物資需求動態、可供產品信息、新產品情況等重要信息和庫存資源的共享,為減少物資儲備資金占用、降低物資采購成本提供條件,為各級物資采購人員提供大量的決策信息。(4)網上實時傳遞和交流商務技術業務信息,大幅度提高供需之間的聯系頻度與速度。(5)供應商動態考評(物資采購最大增值環節之一)功能,即在網上對供應商的每一份合同交易中的質量、價格、交貨期、售后服務等方面情況進行考核評價,為下一次物資采購決策提供參考依據。

3.2采購的電子化采購模式構建思路

(1)建物資采購網站模式或同行企業間聯建模式。建立企業間的相互溝通平臺在Internet/Intranet集成網絡環境下,供應鏈企業內部與企業之間的信息交流通常都是通過雙方的 IP和主頁來完成的。這種信息溝通方式無論從效率上,還是從時間上都是傳統方式無法比擬的。這一過程如圖1所示:

Internet/Intranet集成環境下開發的管理信息系統,必須提供高效的數據庫與 Web相接,利用可視化開發工具,采用有效方式(API、CGI等)與數據庫端連接。采用先進的網絡數據庫引擎技術,并與Web技術結合,可實現企業動態、交互的信息管理系統,實現基于Web的信息網絡。各種信息交流更為及時,經營成本將進一步降低。數據庫的無縫連接技術,使企業內外部信息環境成為一個統一的平臺,實現內外部及內部各個業務部門之間的信息共享,以提供組織、管理和決策的工具,提高決策的科學性、可行性。運行過程如圖2所示。

(2)J2EE的四層次電子化采購模型構想。基于J2EE的電子化采購開發模型分為四層,分別是客戶層、Web層、業務層和企業信息系統層,見圖2。其中,客戶層為通過瀏覽器對電子化采購系統進行訪問的網絡終端用戶,一般又分為一般用戶與會員和管理員。一般用戶與會員可通過訪問電子化采購系統進行信息查詢和產品定購等操作;而管理員則負責對電子化采購系統進行管理和維護。

Web層實現與客戶層的交互,處理客戶層的請求并做出響應。Web層向客戶層提供了兩個接口,分別是電子化采購系統接口和管理接口。客戶層的所有用戶都可以通過電子化采購系統接口訪問電子化采購系統;而管理接口只能由管理員進行訪問,一般用戶與會員則無此權限。Web層的功能通過Web組件實現對用戶處理數據的表達。業務層實現與Web層的交互,處理Web層的數據處理請求,是模型的核心層。模型對業務層的業務對象進行封裝,使Web層不直接訪問EJB組件,而是通過系統訪問會話Bean和子系統會話Bean來實現對EJB組件的訪問。企業信息系統層運行企業信息系統軟件,例如企業資源計劃、大型機事務處理、數據庫系統及其他遺留信息系統。企業信息系統層實現與業務層的交互,一般處理業務層的數據庫操作。

4發展電子化采購要注意的幾個問題

4.1把握電子化采購概念的本質

顧名思義,電子化采購概念中包含兩個含義,即網絡技術是手段與載體、提高商務活動的效果才是最終目的。因此,發展電子化采購的落腳點,應該放在應用電子手段、在互聯網上進行一個或多個具有實質意義的關鍵采購環節的業務處理與商務活動上,而不應該拘泥于采購商務活動的全過程是否在互聯網上完成的形式上。

4.2認識電子化采購的功能與作用

電子化采購就是互聯網應用于經濟領域的產物,電子化采購的著眼點是加快信息傳遞速度、加大信息共享量和提高商務活動的效率與效果,而不是立足于把網下業務活動搬到網上操作。電子化采購是建立在互聯網上的市場營銷活動,絕不能用閉關自守的心態和方式來發展本來就是開放的電子化采購。

4.3物資采購的側重點

物資采購的主要著眼點,應該定位在供應商的管理上。因此不僅要實現觀念上的轉變,更要在工作的內容和重點上進行調整。否則,電子化采購的巨大潛能就無法得到充分的發揮出來。

4.4電子化采購網站的運行安全

鑒于物資采購工作的特殊性,電子化采購網站的設計建設不僅要從網絡技術角度充分考慮安全問題,還要特別強調實行用戶會員制度和對不同角色用戶進行有限授權。對紛繁的供應商群體進行資格篩選審查,只有通過資格認證的、可以確保產品質量、價格競爭優勢明顯、實力強的供應商才可以進入電子化采購網站與用戶企業進行實時的商務技術交流和信息共享,一方面有利于降低物資采購風險,另一方面有利于供應鏈的形成和企業參與市場競爭能力的提高。

5小結

應用電子化采購,可以使物資采購工作公開化、透明化;可以大大提高物資供應工作效率和科學化決策水平;可以充分利用供應商儲備,在公司范圍內、甚至世界范圍內進行物資儲備的實時調度調劑,最大限度地降低物資供應儲備資金占用;可以通過物資資源信息的掌握與調控、用很少的物資供應人員,確保企業生產建設的物資供應。

發展電子化采購,其意義將遠遠超過應用電子手段進行物資采購商務活動本身,不僅是促進物資采購成本大大降低、采購效率大大提高,其更加深遠的意義在于借助電子化采購改造中國企業傳統的物資采購理念、方法、習慣,公開物資采購過程,規范物資采購行為,進而促進市場的健康快速發展。

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