淺談職能部門立卷歸檔工作對高校檔案資源建設的重要支撐作用

李曉偉　李增君

檔案建設是高等院校教育教學管理的重要組成部分,是高校發展建設中不可缺少的長期性、重要性、基礎性工作。隨著高等教育事業的迅猛發展,高校規模越來越大,基本建設項目越來越多,對外交流合作程度越來越高,由此產生的檔案也越來越多。在這種形勢下,如何調動基層單位和職能部門的積極性、創造性,收集整理完整的檔案資源,更好地為學校改革發展建設服務,是當前迫切解決的問題,應引起高度重視。

一、統一思想,提高認識,是做好部門立卷歸檔的基礎

學校的檔案工作不是孤立存在的,需要學校基層單位和職能部門的相互支持、密切配合,匯集來自各方面的檔案資源,共同支撐學校的檔案建設。其中部門立卷歸檔是學校檔案資源建設的前期性和基礎性工作,也是檔案的重要來源,不容忽視。

部門立卷歸檔要提高三方面的思想認識。首先是部門負責人對學校的檔案工作要有高度的責任感、使命感,將部門的立卷歸檔與學校檔案工作緊密聯系在一起,在處務會上要反復強調、反復宣傳、檔案工作的特殊性、重要性,提高大家的“四個意識”,即“責任意識、檔案意識、大局意識、管理意識”,將檔案利用的現實意義和歷史意義說清講透,并將其作為工作內容的一部分認真做好,形成人人都有存檔義務,我與檔案息息相關的氛圍;其次是兼職檔案員對檔案工作要有足夠的思想認識。兼職檔案員在部門立卷歸檔中發揮著不可替代的作用,是檔案工作的具體執行者和操作者。再次是部門全體同志要樹立檔案工作一盤棋的思想,在思想和工作上要有較強的責任意識、集體意識、立卷意識和存檔意識。檔案資源實行三級管理,誰分管的工作就由誰負責組織立卷材料,確保檔案收集齊全、完整、準確,年末統一交給兼職檔案員,由兼職檔案員歸類整理、編制卷宗目錄,按照檔案管理工作程序,與學校檔案館辦理移交手續。

二、及時指導,培訓提高,是做好部門立卷歸檔的關鍵

學校檔案館要加大《檔案目標管理責任制》的宣傳力度,制定《檔案管理細則》,明確兼職檔案員的權利和責任,使兼職檔案員有章可循。學校檔案館對基層單位和職能部門要發揮三個作用,推動學校整體檔案建設上水平。一是發揮指導作用。做到勤深入、勤指導,經常深入到基層單位和職能部門指導檔案工作,了解基層情況,掌握各單位及職能部門的工作特點及側重點,指導提醒兼職檔案員對需要立卷歸檔的材料進行妥善的收集、整理、歸類、保管,使文件資料在立卷時疏而不漏。二是發揮檢查督促作用。檢查基層單位、職能部門的立卷歸檔分類是否準確,案卷目錄編制是否合理,電子文檔研編是否科學規范;三是組織培訓、交流等活動。①組織全校專兼職檔案員定期舉辦檔案知識培訓提高班,學習檔案法及上級相關文件精神;②開展校際間的交流溝通及合作,學習兄弟院校的先進做法;③開展部門間的檔案管理學習活動,在檔案工作做得較好的單位或部門召開現場交流會,相互學習提高。

三、加強管理,分類立卷,是做好檔案工作的保證

高等院校無論是教學科研工作還是黨務行政管理,在工作中都能形成大量的現行文件材料,所以對現行文件材料的管理至關重要。要加強“四化管理”,即“規范化管理、目標化管理、程序化管理、科學化管理”。首先,部門要建立檔案管理規章制度,明確兼職檔案員的職責,部門負責人要根據立卷歸檔內容、工作思路、檔案建設目標向兼職檔案員提出具體要求,指導兼職檔案員做好立卷工作;其次兼職檔案員要切實負起責任,加強對現行文件材料形成過程的管理,按照內容和問題,一事一放,分類保管,保證文件材料的完整性、系統性。

就筆者所在紀檢監察審計辦公室而言,工作為合屬辦公,涉及范圍較廣,原則性較強,有些資料涉密,檔案資料管理較為復雜。近年來,我們采取了對當年檔案資料保管預立卷制的方式,堅持嚴格程序、分類立卷、謹慎歸檔、及時補充完善,對檔案資料實行動態管理,在檔案保管上實行以移交校檔案館為主、自行保管為輔的模式。概括來說,筆者所在 辦公室的檔案大致分為六個方面:

1.處級干部廉政檔案。我校于2001年開始建立了處級干部廉政檔案,是全省高校中開展得較早的單位之一,工作進行得比較深入,部門投入精力較大,隨時將處級領導干部的重大事項報告、參加學校各項教育活動情況、重要會議出勤情況、上交心得體會情況、各類知識測試情況、黨風廉政建設情況及干部重新聘任與學校領導簽訂的廉政建設責任狀等都裝入個人檔案,為黨委重新聘任干部提供參考依據。此檔案實行動態管理,由辦公室自行保管。

2.日常工作檔案。在紀檢監察、審計監督工作中參加的工作登記簿、購物申請單、詢價記錄、基建、修繕、擴建工程請示報告、工程預決算、學校舉辦的各項警示教育活動及參加會議人員記錄簿、上級文件收發登記簿及部門下發的文件、通知、工作計劃和總結等都要分門別類存放,年底由兼職檔案員對其分類、整理、立卷、歸檔,移交學校檔案館。

3.領導干部離任經濟責任審計檔案。對經濟實體單位責任人離任進行任期經濟責任審計形成的檔案對要求比較嚴格,不能丟項。如:學校組織部門提出的審計計劃、任期經濟責任審計通知書、審計組名單、被審計人的述職報告、相關財務報表數據復印件、重大事項結果復印件、審計工作底稿、審計報告、被審計人及被審單位現任責任人在審計意見書上簽署的意見原件等,都要收集整理齊全,離任領導干部每人一卷,移交學校檔案館。

4.專項工作審計檔案。比如對學校財務預決算審計、學生學費審計、科研經費使用審計等。存檔內容包括工作通知、審計報告、領導簽署意見等,以單項內容審計立卷,移交學校檔案館。

5.信訪工作檔案。如:舉報信、舉報電話記錄、查辦案件、調查取證記事簿等。信訪工作原則性較強,涉密較多,辦公室指定專人負責保管信件,不向學校檔案館移交,主要基于以下幾方面的考慮:一是保護愛護干部;二是減少一些負面影響;三是沒有定性定論的問題不便于公開,體現了紀委堅持原則、謹慎工作,對干部負責的工作態度。

6.電子檔案。辦公室設立了影像教育片專柜,存放近年來正反兩方面的宣傳教育錄像帶及教育光碟,實行動態管理,隨時為基層單位提供服務。

四、規范立卷,嚴謹細致,是做好檔案工作的根本

檔案員在立卷歸檔時必須注意以下幾點:

1.案卷之間界限要分明。把同類并具有內在聯系的文件材料組織在一個卷內,保持同一問題的完整性,反映同一問題全部處理過程的來龍去脈,使立卷后形成的檔案既完整又不龐雜,并能迅速準確地查找出來。

2.案卷的厚薄要根據實際情況決定。一個完整的案卷應該有多少頁,并沒有絕對的標準,需靈活掌握,實事求是。總的原則應該遵循案卷組成規律,保持資料之間的內在聯系,不能片面強調案卷的厚度,不能將不恰當的文件材料組合在一起生拼硬湊,造成文件管理混亂,甚至找不到重要文件或結論。

3.杜絕案卷內容失真。檔案應是真實的歷史記錄,來不及半點虛假馬虎。對檔案內容不能張冠李戴,更不能出現真中有假、假中有真,魚目混珠的現象。只有在工作活動中自然形成的文件材料,才可轉化為真實的檔案,才具有憑證作用。對事后人為策劃的材料不能稱其為檔案,更不能立卷歸檔。檔案失真將會對個人、學校、社會造成極大的影響和損失。郭沫若先生說過:“材料缺乏,頂多得不出結論而已,而材料不正確,便會得出錯誤的結論,這樣的結論比沒有更有害。”由此可見,出現檔案失真問題是十分可怕的,檔案員應該實事求是、堅持原則,采取多種手段,減少或杜絕檔案失真現象的發生。

4.不扔掉任何有價值的材料。有些材料雖然不屬于歸檔范圍,也應將其妥善保管。如:階段性工作資料,大宗物資采購價格登記表、報送上級的各種表格、數據、材料,部門同志參加的各類專業培訓班、提高班、研討會、工作會議帶回來的材料,都要進行分類保管。這樣既方便了部門同志間的相互學習,也便于平時工作參考查閱。

五、加強學習、拓寬視野,是檔案工作發展的需要

高校的檔案資源建設是一項系統工程,基層單位和職能部門的檔案資源搜集整理的規范化程度,直接影響學校的檔案建設,對學校的檔案工作起著重要支撐作用。檔案工作又是一項專業性較強的工作,尤其對部門負責人和兼職檔案員要求更高,要求其加強政治理論學習及檔案知識學習,提高綜合素質及業務能力,在檔案工作中發揮紐帶橋梁、承上啟下的作用。在新形勢、新任務下,創造性地開展檔案工作,應加強四個方面的學習:一是在干中學,在工作中探索檔案工作的新思路、新方法,完善檔案制度建設,用制度規范工作、用制度管人管事。二是在實踐中學,總結檔案工作的經驗教訓,遇到問題及時向學校檔案館請教。三是出去學,到兄弟院校學習成功經驗和做法,為我所用。四是在培訓中學,參加紀檢監察審計及檔案管理培訓班,拓寬工作視野,提高實踐技能,適應工作發展需要,為學校的檔案建設做出新的貢獻。

(責任編輯李 婧)