淺談信息化視角下的高校檔案管理

王 峰

摘要本文分析了高校檔案管理中存在的問題,根據信息化社會對高校檔案管理的新要求,提出了高校檔案管理信息化的應對策略。

關鍵詞高校 檔案管理 信息化

中圖分類號:G27 文獻標識碼:A 文章編號:1009-0592(2009)02-250-02

隨著教育體制改革的不斷深入,高校檔案工作的收集、管理、利用等許多方面產生了新的問題,知識經濟信息化的進一步發展,對高校的檔案管理工作也提出了新的挑戰。如何適應這些新變化,如何搞好高校的檔案管理工作,是一個值得認真思考與探討的問題。筆者想從檔案學的理論,認真分析那些與時代發展不相適宜的工作理念和工作模式,希望用新的思路、新的途徑,新的辦法來解決檔案管理工作中遇到的新矛盾和新問題。

一、高校檔案信息管理

(一)高校檔案信息的內容

高校檔案是指高校在教學、科研、管理等各項活動中直接形成的,具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料的組合。在高校形成的檔案材料有很多,就內容而言,主要有黨群、行政、教學、科學研究、產品生產與科技發展、基本建設、儀器設備、出版、外事、財務等十個類目。隨著社會的發展,近幾年,許多高校又增設了名人檔案、實物檔案等特色檔案。這些類目的檔案真實反應著高等學校教書育人、科技創新、社會實踐等活動,全面系統客觀地記載該校的過去和現在,有著極強的現實指導意義。高校檔案信息是指檔案所包含信息,它包含檔案的內容信息以及表達檔案內容的文字、圖形、標記、符號等信息,還包括檔案形式、檔案載體方面的信息。

(二)高校檔案信息的特點

1.權威性、憑證性。高校檔案信息是學校信息資源的重要組成部分。而檔案信息是一種縱向的原生信息。高校檔案信息是學校教學、科研等活動的真實原始記錄,而不是人們事后為某種目的而有意收集、加工的資料,是最具原始性的記錄,所以說檔案信息具有本源性,是歷史的唯一的記錄。

2.內容寬廣,門類眾多,信息量豐富。高校人才濟濟、學科眾多、知識密集,高校檔案所包含的內容寬、范圍廣、門類多。特別是綜合性大學的檔案門類齊全、內容廣博、信息量豐富。高校檔案的形成直接反映學校整體工作的各個環節,檔案材料來源于各個職能部門。如“黨群檔案”來源于黨務管理活動中,“科研檔案”來源于學校科研活動,“教學檔案”來源于教學實踐和教學研究活動。

3.科技含量高,知識性強。高校是科學發展的前沿領域,科學研究是高校的主要職能。各個高校每年的科技項目都很多,科技成果也不少。學校的科研項目在結題后,都要向學校檔案館移交其檔案材料,這些科研檔案真實反映了項目的研究情況,記錄了研究的主要技術成果。同時,高校又是知識傳播、生產和轉化的主要力量。高校的教學檔案中的學生學位論文(博士后、博士、碩士)是學生學習期間的主要勞動成果,這些論文中不少立題新穎,其研究領域處于前沿,知識性很強。另外,每年高校都會召開許多國際會議,這些會議都會有為數不少的會議論文,這些國際會議論文大都代表其研究領域的前沿,知識含量很高。

4.系統性和完整性。高校的內部機構比較多,形成的檔案門類多、數量大,但是學校的體制比較健全,層次清楚,整個學校的協調性好,日常工作都有固有的規律,所以高校形成的檔案具有系統性和完整性。

二、信息化對高校檔案管理的沖擊

(一)知識信息量劇增,導致檔案數量快速增長、載體更加多樣化

隨著社會信息化程度的加深,知識、信息數量的急劇增加,檔案作為信息大家庭中最基礎的一員,檔案的數量隨之而增加,檔案的內容也日趨豐富。各種先進技術的推廣應用,檔案載體會更加多樣化,電子文件已成為檔案載體中的新成員,如何有效地對電子文件進行保管和利用,是檔案工作人員不可回避的問題。

(二)網絡化對高校檔案現有管理模式造成了很大的沖擊

目前,各高校大都建立了自己的校園網絡,成為學校信息化建設的平臺,充分利用豐富的網絡信息資源,普及和提高師生員工應用網絡信息技術的能力,提高工作效率與水平,促進對外交流與合作已勢在必行。校園網絡信息服務主要包括信息發布、信息檢索、網絡教學等內容,這些信息的產生、收集、整理、報送和發布等會產生相應電子文件,其中相當一部分文件屬于歸檔范疇,因此電了文件便成為校園網建設和發展的必然產物。此外,辦公自動化的應用普及,使得文件的起草、修改、打印、審批以及發布更多的借助于互聯網實現,計算機應用滲透教學管理、科研管理、學生學籍管理、人事管理、財務管理等方方面面,在大大提高工作效率和工作質量的同時,也改變了過去紙質文件為主的狀況。基于以上情況,對高校電子文件這一重要的信息資源的管理已經迫在眉睫,如不加強管理,將造成大量寶貴的信息資源的流失。

(三)檔案信息的需求與供給之間的矛盾進一步激化

長期以來人們對檔案的信息的需求一直都處于壓抑的狀態,他們對于檔案信息需求并不能得到滿足,而另一方面,檔案部門又不能提供有效的、高質量的信息服務,長此以往,就使得檔案信息的需求和供給之間的矛盾不斷加劇,人們對檔案部門的誤解會越來越深,這不僅不利于檔案部門的生存和發展,更是在一定程度上造成資源的浪費。

三、高校檔案信息管理存在的問題

(一)高校檔案館館藏檔案結構單一,載體形式比較少

高校檔案館作為檔案信息的儲存地,它也是高校的內部機構,一般都由校辦或黨辦脫胎而來,長期以來已經習慣為領導機關利用服務,而忽視教學、科研和師生員工個人利用需要。另外,檔案館現有館藏中,紙質檔案占有絕對的優勢,而學校管理等活動中形成的電子文件,基本上處于無人管的狀態。

(二)檔案工作人員素質有待提高,隊伍不穩定

長期以來,檔案部門一直被人們看作老、弱、病、殘的安排場所,檔案工作只是抄抄寫寫,裝裝訂訂,并不需要多少知識,所以檔案工作人員的素質偏低。檔案工作人員本身也安于一般的整理、編目、接待查閱等基礎工作,對如何優化館藏、提高服務功能方面沒有具體的目標和措施。此外,檔案部門工作待遇偏低,這就造成人們(下轉第252頁)(上接第250頁)不安心工作,有機會便走人,人員流動性,檔案工作人員隊伍不穩定。

(三)檔案信息服務方面,檔案信息利用率不高

檔案工作人員在觀念上受“封閉”或“半封閉”傳統思想的束縛,習慣默默無聞地整理檔案,對檔案信息開發利用少,或只是“守株待兔”,主動性差,所以檔案利用率不高。目前高校檔案館一般只是提供接待查閱服務,所提供的檔案信息一般都是未經開發的原始信息,信息服務手段主要以手工為主,計算機只是輔助手段。

(四)在信息社會背景下,檔案的數量激增,載體形式各異

隨著社會信息化程度的加深,高校校園信息化建設也在如火如荼地進行。在“數字化大學”項目,不僅形成了很多紙質文檔,更是產生了大量的電子文件。“數字化大學”是利用信息和通信技術,在學校、社會和公眾之間建立有機服務系統的集合,而檔案工作也是數字化大學的有機組織部分。面對變化,高校檔案部門如不做出及時應對,而是讓電子文件放任自流,大量的原始材料將流失,造成嚴重損失。

四、高校檔案管理信息化的應對策略

(一)加強高校檔案網站建設,健全檔案信息管理系統

積極開發建設適合于高校檔案信息的管理系統,即高校檔案信息綜合管理軟件的開發。通過該軟件系統對高校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、利用、編研等各個業務環節能夠實行計算機的有效管理、控制,建立標準化的規范體系,實現檔案工作自動化。檔案管理工作信息化的前提是建立起資源數據庫,盡快形成數據規模,使計算機檢索系統實用化,把館藏檔案信息開發出來,使服務水平和服務能力得到提高。這就要求在網絡技術、特色服務、網上檔案資源開發、網上檔案室等方面實實在在地下工夫。尤其是要注意加強標準化建設,通過制定共同遵守的各項標準,如網絡通信及數據庫方面的標準、計算機軟硬件系統的標準、網絡傳輸的標準、機讀格式標準、文獻標注標準等,建立標準化的數據庫。

(二)加強高校檔案隊伍建設,提升高校檔案管理水平

檔案信息化依靠的是高素質的檔案管理人才,高校檔案工作者不僅要掌握傳統的檔案管理知識,更要學習掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理技術等專業知識。高校檔案管理人員信息化技術的提高和信息化意識的加強,是高校檔案管理信息化建設能動性前提。這就要求高校檔案管理人員要定期進行相關知識技能的學習和培訓,使他們能夠熟練運用計算機進行文字處理和收發電子郵件,利用辦公自動化系統進行日常的處理,同時也要有意識地加強與相關網絡高層技術人員的學習與交流。

(三)建立統一的高校信息化工作機制,完善檔案管理工作

首先,建立新的管理機制。檔案機制的創新是檔案事業不斷向前發展的不竭動力,高校檔案部門必須開拓新的管理機制,以加強和改進自身的建設,實行“誰主管、誰負責;誰經辦、誰負責的原則”,形成層層負責,職責分明,齊抓共管的檔案工作機制,保證檔案工作任務的全面落實。其次,強化監督機制。堅持“以法治檔”,確保檔案工作的順利進行。再次,引入競爭機制。長期以來,高校檔案管理工作以經驗管理居多,隨意性代替了科學性,人為性代替了法制化、規范化,這在某種程度上制經約了人才的流動,容易產生不思進取,更談不上創新。應當引進競爭機制,改變檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象,建立一個相應的激勵機制,如鼓勵創新的用人制度、分配制度、獎勵制度,將每個人的工作內容作為考核的重要指標,進行考核,并與晉升職務、職稱嚴格掛鉤,營造出一個積極向上的氛圍和環境。

參考文獻:

[1]任贊峰.試論高校檔案信息化建設.蘭臺世界.2008(3).

[2]張雪香.對高校檔案管理信息化的探索.湖北師范學院學報(哲學社會科學版).2007(4).

[3]汪逸樂.高校檔案信息數字化探討.池州師專學報.2007(1).