論會計電算化在會計工作中的作用及電算化會計系統的內部控制

謝軍民

摘要:會計電算化顯著提高了核算效率和準確率,打破了制約企業財務管理的瓶頸。同時,電算化會計系統的內部控制成為會計電算化面臨的新課題。

關鍵詞:會計電算化;作用;系統;內部控制

一、會計電算化在會計工作中的作用

1.加快會計信息傳遞,提高監管水平

在過去手工操作記賬的情況下,大量的會計信息靠手工記錄、整理和綜合,企業的決策者往往不能及時、準確地得到會計信息,無法及時作事前控制,不能及時進行預測和決策,影響了企業的經營效益。實現電算化后,實行互聯網的財務管理系統突破了這一空間的局限,大量的會計信息資料可以得到及時的記錄、匯總、分析,并通過信息網絡系統進行準確傳遞,充分利用。做到事前、事中、事后的監督控制,從而提高企業經營效益和經濟管理水平。

2.可以減輕會計人員的勞動強度

將原始會計數據輸入計算機內,大量的數據計算、歸集、分類、儲存、整理、分析等工作可由計算機自動完成,而且直接登賬、編表,大大降低了會計人員的勞動強度,改善了會計工作條件。

3.提高了會計工作質量,促進會計工作規范化。

在知識經濟時代,隨著計算機及網絡技術的不斷發展,會計電算化對會計數據提出了一系列規范要求,數據在輸入處理過程中運用多種功能檢驗、排錯,并能及時發現和糾正錯誤,在很大程度上解決了會計手工操作中不統一、不規范、容易出錯等諸多問題,杜絕了過去會計人員因工作忙記賬不及時、錯行、串行、隨意涂改、會計資料不清晰等現象,保證了會計工作的質量。

二、電算化會計系統的控制

(一)管理控制是指企業建立起一整套內部控制制度,以加強和完善對計算機會計系統涉及的各個部門和人員的管理和控制。主要包括以下內容:

1.組織機構設置

企業可以按會計數據的不同形態,劃分為數據收集輸入組、數據處理組和會計信息分析組等組室;也可以按會計崗位和工作職責劃分為計算機會計主管、軟件操作、審核記帳、電算維護、電算審查、數據分析等崗位。

2.職責劃分

內部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離,對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務,不能由一個人或一個部門經手到底,必須分別由不同的人或部門承擔。

3.上機管理

企業用于計算機會計系統的計算機應盡可能是專用的,企業應對計算機的使用建立一整套管理制度,以保證每個工作人員和每臺計算機都只做其應該做的事情。

4.檔案管理

計算機會計系統有關的資料應及時存檔,企業應建立起完善的檔案制度,加強檔案管理。一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。

(二)日常控制是指企業計算機會計系統運行過程中的經常性控制。主要包括以下內容:

1.業務發生控制

業務發生控制,主要目的是采用相應的控制程序,甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經濟業務。在經濟業務發生時,通過計算機的控制程序,對業務發生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制,如經濟業務是否超出了合理的數量、價格等的變動范圍。

2.數據輸入控制

由于計算機處理數據的能力很強,處理速度非常快,如果輸入的數據不準確,處理結果就會出現差錯,甚至可能導致錯誤的擴大化,影響整個計算機會計系統的正常運行。因此,企業應該建立起一整套內部控制制度以便對輸入的數據進行嚴格的控制,保證數據輸入的準確性。

3.數據通訊控制

數據通訊控制是企業為了防止數據在傳輸過程中發生錯誤、丟失、泄密等事故的發生而采取的內部控制措施。企業應該采用各種技術手段以保證數據在傳輸過程中的準確、安全、可靠。

4.數據處理控制

數據處理控制是指對計算機會計系統進行數據處理的有效性和可靠性進行的控制。數據處理控制分為有效性控制和文件檢查。有效性控制包括數字的核對、數值有效范圍的檢查、記錄總數的檢查等。文件檢查包括檢查文件長度、檢查文件的標識、檢查文件是否被感染病毒等。

5.數據輸出控制

數據輸出控制是企業為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數據控制一般應檢查輸出數據是否與輸入數據相一致,輸出數據是否完整,輸出數據是否能滿足使用部門的需要等。

6.數據存儲和檢索控制

為了確保計算機會計系統產生的數據和信息被適當地儲存,便于調用、更新和檢索,企業應當對儲存數據的各種磁盤或光盤作好必要的標號,文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權證明,對整個修改更新過程都應作好登記,計算機會計系統應具有必要的自動記錄能力,以便業務人員或審計人員查詢或跟蹤檢查。