從新時期的人才流動現象看我國的人事檔案管理

朱　斌

伴隨市場經濟體制社會的深入發展，作為經濟與社會發展的第一資源，人才資源成為社會各部門競相爭取的對象。在這處情形下，各類人才出于實現自身發展等目的，不斷掙脫傳統的人事管理束縛，為自身尋求更好、更大的發展空間，由此帶來人才在全社會范圍流動。伴隨人才流動，傳統的人事管理制度，包括人事檔案管理制度面臨挑戰。積極應對這種挑戰，為人事管理實踐的正常開展提供有效的人事檔案信息保障成為擺在人事檔案管理者面前的重要問題。

1當前人才流動引發的人事檔案問題

當前，對傳統人事檔案管理理念與管理實踐帶來沖擊的人才流動現象包括：

1.1人事檔案的所有權問題。

談到人事檔案的所有權問題，目前確實存在許多模糊性的、甚至是錯誤的認識。正是因為這些模糊性和錯誤認識的存在，才使得我國所采取的一些所謂的改革措施產生了不良的后果。

就總體而言，我國檔案的所有權形式主要有三種，即國家所有、集體（單位）所有和個人所有。人事檔案的所權如何歸屬呢？在許多人看來人事檔案的所有權是歸個人所有的。其實，這是一種非常錯誤的認識。人事檔案是組織、人事部門或人力資源管理部門在人事管理活動中形成的，記錄和反映人員社會經歷及其德才能績等方面信息的，以個人為單位集中起來的，具有一定保存價值和有機聯系的原始歷史記錄。根據我國的有關法律法規的規定，以往形成的人事檔案（包括干部檔案、學生檔案、企業員工檔案、士兵檔案等）都應屬于國家所有。既然如此，人事檔案的管理就沒有什么理由向檔案對象收取管理費，而應按照檔案法及有關政策規定，把人事檔案管理所需的費用列入政府部門的國民經濟與社會發展規劃中，由政府提供財政方面的支持。

1.2人才流動“綠色通道”現象。

所謂人才流動綠色通道，指的是不攜帶個人人事檔案的人才流動現象。具體說來，人才流入單位在未接受人才以往人事檔案的前提下，重新為人才個人建立人事檔案，以解決人事管理對人事檔案需求問題的一種人才流動現象。人才流動綠色通道的存在，不僅導致已有人事檔案現實功效的喪失或弱化，甚至會給現實中的人事管理帶來不確定性甚至隱患。

1.3人才資源共享問題。

與人才綠色通道不同，人才資源共享是在不改變人才與原工作單位人事關系的前提下，對外提供智力支持，獲取相應報酬的一種人才流動現象。現實中存在的兼職教授（研究員）、客座教授（研究員）等均屬此類。對傳統人事檔案管理制度而言，人才資源共享帶來的問題表現在：如何以及通過何種方式實現人才在不同服務部門所形成的檔案信息的集中管理問題，以實現檔案信息對人才個人歷史與現實情形的全面反映。

2 人事檔案管理的模式

模式一：干部人事檔案管理中心。建立由縣級以上黨委組織部門和政府人事部門雙重領導下的，由政府部門統一管理的各級干部人事檔案管理中心，取消以往的分散的、多頭的管理模式，對公共部門的有關人員的人事檔案實行集中統一管理。這種管理模式打破了以往由各級組織、人事、勞動部門分別建立檔案處、科、室的分散性的管理模式，可以有效地減少管理層次，并可以更為集中有效地使用有限的人事檔案管理資源。實踐經驗證明，分散使用有限資源的管理模式不利于人事檔案信息資源的綜合開發利用，也不利于提高人事檔案管理的現代化、信息化水平，只有集約化的檔案管理模式才有助于提高國家有限的人事檔案管理資源的使用效果。有的學者認為“黨政干部的人事檔案管理應當沿用已有的管理模式”，不主張改變現狀，其理由是：“我們在這方面已經積累了比較豐富的經驗，投入了較大的力量。干部（公務員）具有職業化的特性，人員相對穩定，流動性較小。這些特點就為實行集中統一、分級負責管理、檔隨人走、一人一生只有一套檔案等奠定了良好基礎。為此，仍可以沿襲已有的管理模式，縣以上（含縣）的組織、人事部門，應建立相應的干部檔案管理工作機構--檔案處、科、室（或納入綜合檔案室）。”這個觀點雖然有一定的道理，但是不能從根本上解決我國人事檔案存在的問題，所以變革就成了我們可以選擇的唯一正確道路。事實上，傳統的干部人事檔案管理的弊端是比較明顯的，其中包括：多頭管理，管理人員分散，專職人員少，資金使用分散，現代化水平低等。建立有縣級以上人民政府統一管理的人事檔案管理中心，不僅可以克服上述問題，同時也有助于實現提高人事檔案管理專業化、現代化水平，更好地為實現國家的人才戰略目標服務。

模式二：社會流動人員人事檔案管理中心。這種人事檔案管理中心隸屬于各級人民政府，由縣級以上的人民政府統一建設，負責對本地區社會流動人員的人事檔案管理提供公益性的管理服務，同時按規定要求接收各有關單位移交來的離職、退職、辭退人員的人事檔案。同時，根據要求為社會有關用人單位及人事檔案相對人提供符合國家法律要求的信息服務。

模式三：國家檔案館人事檔案管理中心。負責管理本地區的具有長遠保存價值的離（退）休人員、死亡人員的人事檔案。

模式四：非公單位人事檔案管理機構。非公單位應當按照國家要法度為本單位的員工建立記錄和反映其工作業績情況和誠信情況的人事檔案，并實施科學管理，在業務上接受國家檔案行政部門的指導和檢查。

3 加強人事檔案管理的措施

3.1確立新的人事檔案管理理念。

建立在傳統人事管理基礎上的人事檔案管理理念呈現明顯的部門色彩，即人事檔案管理的任務在于服務于本單位的人事管理實踐。在過去，這種管理理念無疑是合理的。但在人才流動年代的市場經濟社會，這種服務理念顯然是有問題的。其問題在于在這種服務理念支配下，現實中的人事檔案管理必然成為限制人才流動的措施之一，即通過人事檔案這種“死的物”來限制“活的人”。而面臨人才綠色通道的沖擊，這種限制措施則成為一種無效的措施。一旦人才流出原服務單位，再繼續保管其人事檔案，其現實價值便大有喪失。鑒于此，有必要從市場經濟社會人才流動這一現實出發，更新人事檔案管理理念，即人事檔案管理不僅是服務于人事管理，更是服務于人的發展的重要手段。

3.2改革人事檔案管理制度。

鑒于人事檔案信息與人事管理之間的密切關系，面對日益頻繁的人才流動對所有用人單位在傳統檔案管理制度下所開展的人事管理工作均可能遭遇的檔案信息缺失問題，應改革現行的人事檔案管理制度，以制度的形式賦予人事檔案管理部門以對外提供相應的人事檔案信息的職責，即應規定所有單位的人事檔案管理部門在繼續保管目前所在單位提供相應的檔案信息的需要。如此，既滿足了現行人事管理實踐對檔案信息的需要，同時也可為人才作用的充分發揮和人才發展提供相應檔案信息保障。

3.3建立全國性流動人才人事檔案信息網絡。

在網絡時代，信息技術應用的普遍化使管理與檔案信息管理的相對分離成為可能。具體說來，用人單位如果愿意的話，可以繼續保管已流出人員的檔案，以豐富本單位的檔案。與此同時，利用現代信息存儲與傳播技術，建立專門的區域性、行業性，乃至全國性的人事檔案信息網絡。該網絡作為公務信息網絡，原則上不對社會開放，只對加入單位或授權單位開放。