新時期高校人事檔案管理的對策

李芳芳

1、提高認識，樹立現代化檔案管理理念

人事檔案的管理水平直接關系到高校的發展，因此檔案主管部門、檔案工作人員都應該提高認識，立足于為人事工作服務、為人事決策服務、為建設高素質的干部隊伍服務。逐步樹立檔案管理的現代化理念。一要提高對人事檔案工作地位和作用的認識。要把人事檔案工作納入自己的工作日程。關心檔案工作，努力為人事檔案工作提供各種支持和保障。二要及時轉移檔案管理的側重點。隨著近些年來我國高校人才的培養觀和人才審視角度的變化，高校重視人才的側重點也隨之發生了很大轉變。從重視政治、歷史，轉為重視學力、能力和業績。高校人事檔案工作的主要職責是為高校人事、干部管理工作提供服務，因此，高校人事檔案管理在歸檔內容和管理方式上也必須突出相應的側重點。三要與時俱進，突出檔案管理的信息服務功能。在過去傳統檔案管理理念中，“看攤守堆”的錯誤思想長期存在，并且在許多檔案工作者頭腦中根深蒂固。極大地影響了檔案管理工作的發展。為了改變傳統老化觀念，高校在檔案管理中要不斷強化創新意識。牢固樹立檔案信息服務理念，形成“信息檔案、信息服務”的管理模式。

2、強化意識，規范人事檔案內容信息

做好檔案管理工作首先要加大人事檔案工作的宣傳力度，努力提高全體教職工的人事檔案意識。除此之外，還應做到以下幾點：第一，建立高校人事檔案管理運行機制，擴大兼職檔案人員的隊伍，及時將形成的檔案材料收集歸檔；第二，以國家政策與相關的原始記錄為依據，認真審查、鑒別人事檔案材料，確保檔案材料的真實性；第三，科學設置檔案材料的格式，刪繁就簡，剔除重復材料、縮小靜態材料。減少人事檔案管理的重復勞動：第四，增加反映人才業績、婚姻狀況、誠信資料等個人材料進入人事檔案，不斷補充新內容、增加動態材料。

3、躬身實踐，探索人事檔案管理新模式

在高等學校檔案管理體制上，高校可以成立獨立的檔案管理工作部門，將全校檔案管理人員與檔案管理職能集中起來，統一管理學校的各類檔案，改變高校現行檔案管理分散、各自為政的狀況。高校檔案的集中管理，有利于統一檔案管理標準、開展檔案評估目標管理。也有利于檔案隊伍的穩定與檔案管理的現代化建設。此外，高校還可以采取人事檔案托管的方式，既節約人力與物力資源。又有利于實現人事檔案的動態管理。

4、加大投入，建立檔案信息化建設的支撐體系

針對高校檔案管理技術相對落后的實際，有計劃、有步驟地加大投入，完善基礎設施。以加強檔案管理的技術裝備。由于高校檔案管理的核心問題是信息資源庫的建設，首先，信息化建設要建立高校人事檔案信息通用數據庫，實現人事檔案數字化，把人事檔案原始材料通過電子設備轉換成數字模式存儲到磁盤等存儲設備上，通過相應管理軟件或網絡對其進行管理、使用，提高檔案管理效率，實現人事檔案信息價值，為高校決策層提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事檔案數據庫管理系統。高效地利用人事檔案信息通用數據庫中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過計算機實現信息化管理。三是建設高校人事檔案信息網站。建立起以人事檔案信息通用數據庫為核心，以人事檔案數據庫管理系統為服務手段的高校人事檔案信息網站，通過網站將檔案信息服務直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動，

5、注重培訓。不斷提升檔案管理者的綜合素質

人事檔案管理的效率高低與工作人員的素質密切相關，由于檔案管理人員是高校人事檔案工作的主體，起主導和支配作用，因此應千方百計提升檔案管理者的綜合素質。首先，應加強對現有檔案人員的繼續教育。針對目前檔案部門人員專業不對口、專業知識貧乏的狀況，繼續教育應注意以下幾個方面：一是實用性知識教育。要結合檔案管理工作實際需要和檔案管理未來的發展趨勢，按需施教，學以致用。便于實際操作，講究實效。二是相關學科教育。高校人事檔案是一門綜合性的邊緣學科，涉及的知識面廣，這就需要在掌握本學科知識基礎上，了解歷史學、人事科學、管理學、情報學知識及計算機應用等技術。其次，要注重開展人事檔案管理工作學術研究活動，學術研究是一種較高的智力活動，不僅需要掌握一定的研究方法、具備一定的研究能力。還要有刻苦鉆研、勤于學習的精神。高校應當注重開展檔案學術研究活動，使檔案工作人員結合業務工作開展學術研究，通過學術研究以提高檔案管理者的專業理論水平和業務工作能力。再次，從目前高校檔案管理專業人才短缺的實際情況出發，各高校要注意招聘一些有專業知識、專業技術技能的人才充實到人事檔案管理隊伍中來。高校只有具備了穩定的、高素質的檔案管理人員隊伍，其人事檔案才能充分發揮其在高校發展中的基石作用，高校才能在改革與競爭中處于不敗之地。