不歸檔的重份文件是不是檔案

李振華等

李振華：不歸檔的重份文件是不是檔案?如果不是，把它賣到外國也不算違法吧?如果真是這樣，《檔案法》設定的三項行政許可不就成擺設了嗎?

漢中：按照文書管理的要求，辦畢文件有四種處置方法，一是清退“三密文件”：二是留作資料；三是銷毀：四是歸檔保存。只有第四種處置方法可作為檔案對待。歸檔是檔案的出生環節，未經過這一環節的都不能視作檔案，包括重份文件。但并不因為重份文件不被視作檔案，就可任意處置，重份文件仍受到《保密法》的保護，這與《檔案法》沒有關系。歸檔時一般應避免重復歸檔，否則會造成館室藏中存在大量重復文件，無效占用庫房資源。特別是黨委、政府的普發文件要嚴格把關，不要每個單位都歸檔，造成嚴重的重復現象。

茂躍：不歸檔的重份文件肯定是檔案。對同一個機關而言，同一內容的文件在完成處理程序后，其實就是檔案了，但我們沒有必要全部歸檔保存。因此，歸檔保存的是檔案，不歸檔的重份文件其實也是檔案。既然文件完成了其使命，不是檔案是什么呢?重份文件是重復的檔案，自然沒有必要保存。現在檔案室在接收檔案時，要求本機關制發的同一內容的文件不少于2份。一份和文件定稿一起保存了，另一份可能銷毀了，也可能按照發文字號裝訂成了合訂本，平時利用就利用合訂本。那么這個合訂本究竟是文件還是檔案呢?我傾向于后者。

張奇明：不歸檔的重份文件與歸檔的文件無論是內容還是形式上，它們是完全相同的。這里就涉及到一個問題，就好比農民生產的糧食，用于自己食用，那就是“口糧”：拿到市場上交換就是“商品”。因此，沒有經過歸檔處理程序的文件，只能是文件，而不是檔案。

金玲：檔案管理的實質是指：檔案信息的管理和檔案信息載體的管理。不管重份文件有多少份，只是形式罷了。就內容而言。那都是檔案。至于對新型載體多樣化的處理，有的是銷毀，有的是作為資料來保存，以減少對檔案的利用率。但是不管怎么樣，都不能磨滅它承載了檔案信息這一事實。所以，它就是檔案。

丁從建：我認為應當明確地說不歸檔的重份文件不是檔案：把它賣到國外也是違法的，他們之間是不存在因果關系的。我們知道，我國的檔案工作是建立在文書處理工作基礎之上的。一般而論，檔案是文件立卷歸檔處理后的又一文件集合。經過文書立卷部門或文書、檔案人員的篩選后的重份文件，是肯定不會進行立卷歸檔處理的。沒有經過立卷歸檔處理的文件，自然是不能稱之為檔案的，只是有可能成為檔案，這里我們不能用作為文件所包含的信息與作為檔案所包含的信息的無差別性來等同不歸檔的重份文件也是檔案。文件是文件，檔案是檔案，文件和檔案是有區別的，盡管他們具有信息內容的無差別性。如果說不歸檔的重份文件也是檔案的話，那么我們將身處檔案的汪洋大海中。我們各級檔案館的確也還存在著大量的重份文件，這是事實，但我們不能因此說重份文件就是檔案。那不是理論意義上的檔案，那是工作的不完善所造成的疏忽，是可以通過改善工作，通過鑒別消除的。把不歸檔的重份文件賣到國外，是違法行為。這是因為不歸檔的重份文件雖不是檔案，但它仍是文書，文書處理有文書處理的具體規定，不歸檔的重份文件的處理必須遵守文書處理的有關規定，遵守國家保密法的規定，隨意出賣文件、擴散國家機密都是違法犯罪行為。

金玲：檔案管理最主要是通過鑒定來確定是否為檔案，而簡單的以歸檔的這個動作來判斷是不是檔案，已經不適合時代的發展了。所以。在文檔一體化的運作中，我們會很早在所謂的文件階段就判斷它們是檔案，因為它們所承載的信息。對于文件所發的份數和發到哪里，在發文時，都有明確規定。

丁從建：鑒定其實也是歸檔處理這個動作的應有之義。按照現行檔案管理的法律法規的相關規定，歸檔處理是文件成為檔案的重要環節。文件要成為檔案應該有必要的條件和必經的程序。不然的話，何以區分文書工作、檔案工作或是其他工作。《檔案法》明確規定了“國家規定的不歸檔的文件材料。禁止擅自歸檔”。如果說文件不需要經過歸檔處理就成為檔案的話，如果不以歸檔處理的這個動作來確定檔案身份或已經不適合時代的發展的話，眾多檔案人所付出的努力，多年來所進行的檔案工作基礎研究，將是一塌糊涂，難以想象廣大檔案工作者都干了些什么。就是電子檔案管理，它也只是利用文書處理的某些成果，利用電子計算機的高效、便捷，同樣需要依照現行檔案管理規定進行歸檔處理，遵從國家對檔案管理的規定，是工作方式的變化，而不會改變檔案工作的性質。

興利：在實際工作中，我們還要求立檔單位年度文件歸檔實行三套制(主要指發文，含定稿)。將來向檔案館移交兩套，立檔單位自己保存一套。你說哪一套是檔案?歸檔的重份文件是檔案，不歸檔的重份文件不是檔案而是資料，顯然說不過去。所以，可以有兩個假設：一是它們都是檔案，只不過根據有關規定只歸檔保存一件而已；二是它們都不是檔案，檔案形成在前，檔案只是指文件的定稿(劉東斌先生的觀點)。

滄海：興利先生，立檔單位年度文件歸檔實行三套制，你問哪一套是檔案?我認為哪一套都是檔案，因為它們都是歸檔保存的。至于你說“歸檔的重份文件是檔案，不歸檔的重份文件不是檔案而是資料，顯然說不過去。”不敢茍同。我認為歸檔的重份文件是檔案，不歸檔的重份文件不是檔案。至于兩個假設，理論上可行，實踐上難以服人!

興利：滄海先生，因為歸檔就是檔案，這一觀點不敢接受。目前理論界早已不將歸檔這一環節作為檔案定義的必要條件了，包括《檔案法》對檔案的界定也無此說法。其強調的是“直接形成的”和“有保存價值的”。《檔案法》第二條規定：“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”

濮檔人：興利老師的看法我也有同感。從理論上講。我們似乎不能接受因為歸檔就是檔案的觀點，可實際上我們又確確實實是把歸檔作為文件與檔案的分水嶺的。因此，從理論上講，我同意興利老師的不歸檔的重份文件是檔案的觀點；但是，從實踐上看。我認為滄海先生的不歸檔的重份文件不是檔案的看法似乎確確實實是現實檔案工作的影子，

丁從建：關于不歸檔的重份文件，我看是否可以這樣來理解。即：一是按現行歸檔范圍規定應歸檔而篩選出不必要歸檔的重份文件；二是按現行歸檔范圍規定不屬于歸檔的文件的重份文件。如果說前者還可以叫做準檔案(系個人稱呼)的話。后者我就不

知道該如何辦了。嚴格按照機關文書處理規定，重份文件是不應當存在的。重份文件的存在是文書工作人員工作不到位的表現。單純從管理的角度，我還認定不歸檔重份文件不作為檔案有如下好處：一是在機關工作的明確分工的前提下，可以減少機關檔案工作者對不屬于歸檔范圍內的重份文件按有關規定進行處理的工作責任和工作量，讓機關檔案工作者更好地做好本職工作范圍內的事。重份文件在歸檔時被篩選出來未被裝入案卷或盒后，需要對它作出相應處置，其處置過程中自然涉及工作責任和工作量的問題。二是更能提高對檔案管理的重視。物以稀為貴，工作也應有個管理原則的問題，若所有重份文件都是檔案的話，檔案管理也太沒有原則和規矩了。三是降低保管成本。如重份文件都是檔案的話，就應當按照檔案管理的規定執行，這樣無疑會大大增加檔案保管成本，于發展不利。

茂躍：我的看法是不歸檔的重份文件是檔案。也許有人認為，不歸檔的重份文件，因未歸檔保存，肯定不是檔案。其實，判定文件是不是檔案，不能僅僅以是否歸檔為標準。只要具備檔案的本質屬性的記錄，就可以認定為檔案。那么重份的文件(我認為是檔案)為什么不保存呢?因為已經保存了一份，一般重復的檔案可以不保存。但從實際情況看，有的單位要求歸檔幾份。重份的檔案可以裝訂成合訂本，代替存本使用。重要的合同，簽訂時一般在4份以上，一個單位起碼保存2份，難道只有一份是檔案嗎?

寧靜：我認為不歸檔的重份文件不是檔案。因為文件只有歸檔以后才能成為檔案，即使重份文件歸檔，在進館后的整理中也會被剔除。但不歸檔的重份文件可以裝訂成合訂本，作為資料保存。

桑榆晚：不歸檔的文件從法律上必須承認它是檔案。如果像有的網友說的歸屬資料，可能要引起很大的麻煩。我們知道，一般而言，保存在本機關的文件和檔案都具有一定的保密性，如果將不歸檔的重份文件做資料處理，一旦有人將它偷走，你如何定性這種盜竊行為。一般而言資料或者沒有保密性，或者保密性很低，可是文件和檔案就不同了。對于不歸檔的重復文件無論是作為檔案也好，文件也罷，并不重要。關鍵是將它作為資料沒有道理。我覺得單純的討論不歸檔的重復文件是不是檔案并不重要，我們討論的問題必須是在實踐中可以操作的，如果你沒有把這些不歸檔的重復文件做檔案來界定，必然存在丟失(別人拿走或人員離職)以后的法律責任的認定問題。如果將它們視為文件也可以，通過本單位的《文件管理制度》來追究其法律責任。但是作為資料是不行的，資料的保密程度很低。比如：本單位的A離職前拿走了一份雜志，B離職前惡意拿走本單位沒有歸檔的重份機密檔案(文件)，其法律責任肯定是不一樣的。

魏新：文件經過歸檔的環節就成為了檔案，從這一角度說，沒歸檔就不是檔案。再來說說重份的文件，既然是重份的，那就說明。在已經形成的檔案中有與之內容相同的，從保管的角度上看，如果都把重份的文件歸入檔案中進行保管。豈不增加了保管的數量，還占了保管空間。似乎有浪費人力、財力、物力之嫌。所以。我傾向于把不歸檔的重份文件不作為檔案來管理，可以作為參考資料來處理。

歸吉官：我認為“檔案”、“作為檔案保存的檔案”、“檔案室(館)保存的檔案”是有區別的三種“檔案”，即檔案作為檔案保存的檔案>檔案室(館)保存的檔案。在實踐中，我們往往采用較狹義的檔案觀。也就是把歸檔作為文件進入檔案的關口。總的來說，對檔案的理解無論是狹義的還是廣義的，這都無傷大雅，更不會在實際工作中產生矛盾或者沖突。我們可以在頭腦中對檔案有比較廣義的理解。認為具有保存價值的都可以視為檔案，而在檔案室(館)的工作中就應盡量避免重份的出現。由此。我就可以回答不歸檔的重份文件是檔案，但是它不進檔案室(館)是合理的。

浪花兒：不歸檔的重份文件不是檔案，但并不是說它就沒用了。具體處理辦法我認為主要有二：其一，可以作為資料保管。各黨政機關、社會團體、企事業單位可以按照一定的規律裝訂成書，單獨存放，便于平時查找利用。這樣一來可以更好地保護檔案，延長檔案的壽命。其二，可以作為現行文件。不歸檔的重份材料可以由黨政機關、社會團體、企事業單位剔選出當年形成的政策性、法規性、公益性、公開性有用文件送到現行文件中心，由現行文件中心保管，發揮其效益。

豫同仁：關于不歸檔的重份文件是不是檔案問題，我想簡單地回答“是”還是“不是”，恐怕都難以令人信服。從理論上講，不歸檔的重份文件與歸檔成為檔案的文件是“孿生姐妹”，無論內容還是形式，沒有什么本質區別，應該說也是檔案：但從實踐上講，不歸檔的重份文件與歸檔成為檔案的文件又有很大的區別，很難說它是檔案，損毀或丟失不歸檔的重份文件要承擔的法律責任，恐怕比損毀或丟失歸檔成為檔案的文件要承擔的法律責任要小得多。