檔案業務指導工作，路在何方

張奇明等

張奇明：業務指導工作是檔案局(館)工作的一個重要內容，時下比較通行的業務指導模式不外乎三種：一是開展業務培訓工作；二是面對面的交流、溝通、指導；三是出臺或轉發政策業務性文件。業務指導對象多以檔案室為主，可以說作為整個檔案工作基礎的檔案室工作的好壞、優劣高低與業務指導工作有很大的關系。那么，我們該如何開展檔案業務指導工作呢?檔案業務指導工作，路在何方?

檔童刃：檔案業務指導工作的核心是“指導”。“指導”一詞，《現代漢語詞典》解釋為：“指示教導”“指點引導”。因此，檔案業務指導人員在業務指導工作中應遵循“授之以漁”的原則，即把檔案業務工作的方法和技能傳授給被指導人員。而不能超越自己的職責范圍，越俎代庖，包辦代替，即所謂的“授之以魚”。那么，如何做到“授之以漁”呢?我認為需要從以下三方面努力：一要端正指導思想，破除那種認為業務指導是“包辦代替”的糊涂認識，真正意識到業務指導是“授之以漁”而不是“授之以魚”：二要轉變被指導者坐享其成的懶惰思想，激發其學習興趣，使其積極學習檔案業務知識和技能，并虛心接受指導，愉快地與指導者合作：三要采取技能培養與實際示范相結合的方法，把重點放在對被指導者的業務素質和技能的培養上。與此相應，適當地幫助他們做些實際示范，以提高其業務素質和技能，真正達到“授之以漁”的業務指導目的。“授之以漁”表面看起來比“授之以魚”進度慢了些，但從長遠意義上講收獲頗大，是業務指導工作的最基本的原則。

魏新：檔童刃說的很有道理。所謂檔案業務指導，就是指出、教導，指出檔案業務工作中存在的問題，教導解決這些問題的方法，而不是大包大攬地直接給做了。檔案業務指導的目的應該是改進檔案管理人員在檔案管理中存在的一些不合適的作法。當然了，在業務指導過程中也要注意方式和方法的問題，提出的改進方法也應具有可操作性，而不是頭腦一熱憑空想象出來的，從而真正達到“指導業務、教導方法”的目的。

漢中：魏新的看法很有道理，檔案業務指導應該是針對檔案館室中的具體業務活動提出技術幫助。但目前的檔案業務指導已經演變成行政領導，成天忙于評比、升級、評審，相當于裁判的職能，而且利用這些職能對檔案館室的工作進行過多的干涉，不服不行。讓一批不從事業務活動的行政干部來指導第一線的實際工作者，這本來就是一種外行指導內行，不要也罷。這種指導極大地挫傷了基層工作人員的工作創造性和積極性，干的不如看的，看的不如指導的。結果常常是業務指導人員生病，基層館室吃藥。茂躍：業務指導要懂業務。而業務指導人員不可能是萬金油，什么都懂。如我所在市檔案局的業務指導人員就不太懂高校業務，在指導時就只能泛泛而論。其實，業務指導應當是宏觀指導，不是微觀指導。不是指導機關單位的檔案人員如何去做具體的業務工作。以前升級達標時，業務指導人員很吃香，整天忙得焦頭爛額。但僅僅依靠有限的指導人員去指導甚至代替機關單位去做業務工作。肯定是杯水車薪、無濟于事的。現在檔案整理雖改為件了，更好操作一些，經常辦一些業務培訓班就是一種很好的指導形式，或者樹立檔案管理的典型，組織機關單位的檔案人員去取經，也是很好的業務指導形式。興利：開展業務指導，一是要定規則，將上級相對宏觀的規章制度變成操作性強的實施細則：二是搞試點，探索積累經驗，以便大面積推廣：三是培訓，讓基層檔案部門的同志知道怎么辦：四是巡回督導檢查。及時糾正差錯，如是單位的問題幫助其改正，如是制度的問題也要及時予以修訂。

白樺：培養典型、以點帶面是一種行之有效的檔案業務指導方法。尤其是當一項新的檔案業務工作開始之初，沒有現成的經驗，面臨的新情況、新問題又比較多，在這樣復雜的情況面前，我們能抓好一個典型，就等于樹立一面旗幟，人們就會跟著學，照著學，這樣抓檔案工作落實就會有所突破。要想抓好典型，帶動一般。以點帶面，我認為必須做到以下幾個方面：一是要經常深入基層，參加業務實踐，及時發現帶有普遍指導意義的閃光點的典型：二是要熱情支持關心培養典型，有意識地去做引導和促進工作，幫助典型克服存在的弱點和缺點，給典型創造條件；三是要通過采取召開經驗交流會、參觀、印發材料等形式推廣宣傳典型。擴大典型的影響作用，用典型帶方向。帶標準，帶水平，促進檔案工作不斷發展，從而使業務指導達到事半功倍的良好效果。

石克：業務指導主要是為了不指導，首先。應該使被指導的單位明白檔案工作應該怎么做，應該遵循什么樣的標準，迫使其熟悉相關業務，達到“不指導”的目的。其次。業務指導對于被指導單位來說還應該是一種督促檢查，檢查相關工作的落實，檔案管理工作的規范程度，檔案管理標準的執行情況等。再次，既然是指導，就應該起到指導的作用，應該制定相關的業務指導流程：既然是業務指導就應該突出“業務”，對被指導單位的工作有所幫助，有所提高。最后，業務指導還應該是解決被指導單位工作過程中遇到的問題集中解決的時候，是解決相關具體難題的契機。指導者還應看作是了解相關單位檔案工作開展情況的大好時機，便于及時掌握宏觀情況。

丁從建：我認為現階段檔案業務指導的重點是學習、掌握檔案管理現代化的知識、操作技能，依法依規建立健全各單位檔案工作，貫徹落實好檔案行業標準、規范。建立完善的基層檔案工作組織體系和提高科學管理檔案的水平。

小龍女：業務指導顧名思義，就是業務指導人員對檔案員檔案整理時進行的業務指導工作，做好這項工作，一要對檔案員進行業務培訓，讓其懂得檔案收集整理的要點：二要進行業務操作，讓檔案員首先自行整理，業務指導人員再進行點評指導，以加深檔案員的感性理性認識：三要加強業務聯系，著重于平時檔案的收集和整理，及時指導。

豫同仁：關于如何開展業務指導，根據《檔案法》和《檔案法實施辦法》的有關規定。我認為各級檔案局、檔案館、檔案室應當各司其職，在科學合理的分工下健康協調地開展工作。我認為各級檔案局對外業務指導的層面應該定位在立檔單位而不是立檔單位內的檔案室上，具體來說。各級檔案局對立檔單位檔案工作的業務指導應該主要包括以下三項內容：一是立檔單位必須建立檔案工作。完善檔案工作制度：二是立檔單位必須設立檔案工作機構(一般是指檔案室)并配備相應的人、財、物來保證檔案工作的正常開展：三是立檔單位必須確定分管檔案工作的領導。如果哪個立檔單位不按照上述要求保證檔案工作的開展，檔案局就有權依照《檔案法》和

《檔案法實施辦法》的有關規定提出整改措施。當某個立檔單位按照要求建立了檔案室并具備了相應的條件后，對檔案室具體業務工作的開展，我認為則應由檔案室根據有關規定自行開展，而檔案室日常業務的指導工作可交由檔案館的收集部門來承擔。這樣可以密切檔案館同檔案室的業務聯系，使檔案室提前形成符合進館要求的檔案(案卷)，從而避免因檔案館與檔案室業務脫節造成的移交進館的檔案不符合要求必須返工的巨大浪費。

濮檔人：我認為豫同仁的看法很有道理。立檔單位與立檔單位內檔案室的的確確是兩個不同的概念，在機構的級別上處于不同的層次，檔案局對立檔單位進行業務指導，是對整個單位而言，是宏觀的，是對單位領導以及這個單位關于檔案工作所提供的條件的要求：而檔案館對檔案室進行業務指導，是對一個單位的局部而言的，具體來說，是對檔案室工作人員的業務要求，是微觀的。同時，我認為檔案館對檔案室屬于進館檔案(案卷)質量方面的業務指導權，同檔案局對各個立檔單位檔案工作的宏觀指導權一樣，都是《檔案法》所賦予的權力(因為《檔案法》第八條規定：“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。”這就嚴格規定了各級各類檔案館對分管范圍內應該移交檔案單位的檔案接收權，從法律賦予檔案館接收檔案的權力的角度來看，對各單位檔案室應移交進館檔案所必須達到的業務技術標準與規范的日常業務指導權與監督權，應由檔案館的收集部門來行使，因為這部分檔案最終要移交到檔案館來保管，其分類、整理的質量直接關系到保管與利用的水平)，不得相互混淆，更下能由一方長期包辦而渾然不覺。

滄海：豫同仁與濮檔人的看法我認為很好，的確檔案局與檔案館應該根據《檔案法》的有關規定科學合理分工，檔案局管宏觀、管整體的業務指導，檔案館根據檔案局確定的原則、技術標準與規范行使自己職權范圍內的職權。我認為這兩個不同層次的職能的有效區分與實施，不僅能使各級檔案局從繁重的具體業務指導工作中解脫出來，真正發揮宏觀指導與協調的作用，而且還能充分調動各級檔案館的積極性，發揮檔案館的主動權，把接收檔案的工作做好，共同推動我國檔案事業的健康發展。同時，這樣以來，各級檔案局就不會總是叫喊人手不夠、工作量太大，而各級檔案館也不會抱怨寂寞難耐、無事可做了。

寧靜：對于豫同仁、濮檔人提出的“檔案室日常業務的指導工作交由檔案館的收集部門來承擔”，不敢茍同。其理由有二：一是兩者職責不同。《檔案館工作通則》規定檔案館的任務是“接收與征集”(檔案)，《檔案法》規定各級檔案局的基本職責是“對本行政區域內機關、團體、企業、事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導”。二是兩者力度不同。如果檔案室應做而未做，檔案館既無法監督又無法指導，還要通過檔案局，勢必影響工作效率又容易產生扯皮現象，而檔案局則不同。當然，檔案館在接收檔案進館的過程中少不了與檔案室的密切聯系。一井水：要想搞好業務指導工作。就要努力念好“細”、“實”、“高”三字經。一是在各項工作的部署實施上堅持一個“細”字，從指導思想、內容重點、方法步驟、組織領導到注意事項和具體要求，每一個環節、每一個步驟都進行認真周密的研究謀劃，不能出任何紕漏。二是在執法檢查中堅持一個“實”，堅持實事求是的原則，對做得好的單位予以肯定，對于存在問題的單位，提出中肯的改進意見和建議，并明確整改時限：在檔案違法案件的查處中，堅持實事求是，嚴格執法程序，保證公開、公正、公平執法。三是在案卷質量和檔案管理標準上堅持一個“高”字，在依法規范基層檔案室工作中，堅持高標準、嚴要求，確保檔案材料收集齊全、分類科學、保管期限劃分準確、裝訂整齊，檔案裝具統一，檔號編制與檔案館的要求統一。

豫同仁：檔案業務指導工作，不僅要念好“細”、“實”、“高”三字經。還要做到狠、準、快。所謂“狠”是指在檔案業務指導過程中貫徹執行檔案法律法規要嚴格照章辦事，以事實為依據，以法律為準繩，依法辦事，從而確保檔案工作在檔案法制軌道上健康發展。所謂“準”是指在檔案業務指導過程中執行檔案工作各項業務標準要力求準確無誤，以確保指導過的地區、單位的檔案工作達到標準化、系統化和規范化。所謂“快”是指在檔案業務指導過程中檔案業務指導人員行動出擊要快，力爭做到“腿快、嘴快、手快”。具體來說。就是要求檔案業務指導人員經常向基層單位跑。把主動服務與被動服務有機結合起來，盡量掌握第一手資料，即“腿快”；要耐心細致地做領導和檔案員的思想工作，全面地講解檔案工作的業務規范、標準和工作方法，即“嘴快”：要不厭其煩地親自為基層檔案人員操作、示范，即“手快”。

濮檔人：檔案業務指導工作不僅要念好“細”、“實”、“高”三字經，做到狠、準、快。還要與檔案宣傳、執法檢查相結合。其一是檔案業務指導要與檔案宣傳相結合。因為檔案業務指導與檔案宣傳關系密切，在進行檔案業務指導過程中加強檔案宣傳可以大大增強檔案業務指導的效果。促進檔案工作的全面發展。其二是檔案業務指導要與檔案執法檢查相結合。因為將檔案業務指導與檔案執法檢查結合起來進行。或者將檔案業務指導作為檔案執法檢查的重要內容開展工作，納入依法治檔的軌道，會使檔案業務指導工作更具有權威性，從而達到吹糠見米的良好效果。

張奇明：業務指導最忌的是光講大道理、大政策，業務指導中要善于發現基層檔案室工作中做出的成績與優點，不要吝惜贊美之辭。我們在肯定與表揚的同時再說出發現的問題，也許更容易被其接受。在指出存在的問題時，更應該注意措辭與語調，不要板著臉一味指責這也不對頭、那也不正確。做到業務指導內容是嚴肅的，但方式方法是寬松、活潑的。

蘭臺卒：檔案業務指導人員對待受指導者態度如何在很大程度上影響著業務指導的效果。我認為正確的態度應該是“平等待人”。如何做到“平等”二字，這個度不好掌握，謙虛過了頭，會削弱別人對你的信任感：態度稍有高傲，又會引起別人反感，雙方難以融洽。要想真正做到“平等待人”，我認為應在以下三方面努力：一是當你想讓對方接受你的意見和做法時，應建議式地提出來，而不能讓人感到你有“不按我說的辦就不行”這個意思；二是想方設法向被指導者傳遞“我并不比你們高明，只不過比你們先走了一步”這一信息，使其能夠實實在在感受到你的平等待人態度：三是在業務指導工作中要習慣于用商量的口氣，使“我的看法是這樣，你的看法呢?”這一類語句成為你的口頭禪，使“平等待人”真正落實到日常檔案業務指導工作中。