小企業會計電算化實施進程中的若干問題

許　偉

摘要：我國的會計電算化工作經歷了20多年的發展，取得了很大的進步。商品化、通用化的財務軟件在大中型企業中得到了廣泛的應用。但眾多的小企業電算化的實施工作還不理想。本文就當前我國小企業會計電算化實施進程中必須重視和需要解決的幾個問題進行闡述。

關鍵詞：內部控制；網絡模；管理制度

1 會計電算化工作的組織與計劃

良好的組織和計劃是成功的一半，所以組織和計劃對會計電算化工作很重要，而很多小企業會計電算化工作實施的不成功，往往是因為缺少良好的組織和計劃。電算化的工作涉及面比較廣，需要企業的人、財、物多項資源，所以最好是單位領導親自負責組織這項工作，以便于組織和協調。

一般而言，企業應根據本企業實施會計電算化的目標來制定自己的實施計劃。對于絕大多數小企業來說，實施會計電算化的目標主要是想用電腦取代手工做賬，減輕財務人員的工作負擔，提高會計信息的準確性和及時性，促進會計工作的規范化。因此會計電算化工作的實施計劃可以包括以下幾個方面：

1.1 機構和人員的配置計劃

小企業規模較小，經濟實力較弱，可以在原有的會計機構的基礎上，培訓和增加相關的會計電算化人員，可以對原有的會計人員進行電算化的培訓。

1.2 硬件和軟件的購置計劃

計算機及其他硬件設備是電算化會計信息系統的重要組成部分，制定其購置計劃是非常必要的。對于小企業來說，可以根據本企業的經濟實力和發展計劃和對會計工作要求，制定計算機及其他硬件設備購置計劃。主要包括硬件模式、計算機、打印機等輔助設施的數量和價格，以及總投資分配等。計算機軟件也是電算化會計信息系統的重要組成部分，軟件的開發或購置計劃的好與壞直接影響至會計電算化的實施。對于小企業來說，最好的選擇購買通用會計軟件的方式，這樣做既經濟又可靠。企業應該制定出軟件購置計劃。

1.3 費用預算

編制好各種計劃之后，便要進行費用預算，即測算全部投資的總額，以及各分項計劃的費用預算等。

會計電算化工作的組織與計劃做好以后，下一步就是要建立會計電算化系統了。

2 會計電算化信息系統的建立

電算化會計信息系統是一個包括計算機硬件、軟件、財會人員和會計規范四個要素的信息系統。對于小企業來說關鍵是硬件和軟件的配置。

2.1 硬件的配置

硬件配置是指會計電算化所需硬件系統的構成模式。目前主要有單機模式、多用戶模式和網絡模式三種。多用戶模式因其固有缺限基本是已不太用了。單機系統雖然投資小，見效快，但是其可靠性較差，一旦機器發生故障，會使整個會計工作中斷，給企業的正常會計工作帶來較大的損失。筆者認為對于小企業來說，網絡模式還是一個較好的選擇，它可以彌補單機模式的缺限。網絡模式主要是指由一臺服務器和多臺微機用網線連接起來的一個系統，各臺微機都具數據處理能力，而且通過網絡系統可以共享網絡服務器上的硬件和軟件資源。安全穩定性較好，容易維護，具有可擴展性。目前計算機硬件的價格不斷下降，所以即使配置網絡模式，投資也不會太大，一般的小企業都可以承受。

2.2 軟件的配置

軟件的配置包括系統軟件和會計軟件，筆者主要談一下會計軟件。會計軟件是企業開展會計電算化工作不可缺少的必要條件。一般說來，配備會計軟件的方式主要有三種：選擇通用的商品化會計軟件、定點開發、選擇通用商品化會計軟件與定點開發相結合。當然對于小企業來說，最理想的方法還是選擇通用的商品化會計軟件。選擇會計軟件時要注意以下幾點：

2.2.1 選擇會計軟件時要注意與硬件系統的匹配。一般來講，目前市場上銷售的會計軟件有兩種版本，單機版和網絡版。所以作為企業來講，要了解自己企業會計電算化的硬件模式，是單機模式還是網絡模式，然后再去選用相應的單機版會計軟件或網絡版會計軟件。如果軟件與硬件模式不匹配，軟件無法正常工作。

2．2.2 會計軟件的易用性。目前在市場上銷售的會計軟件，凡是經過財政部門評審通過的，在功能上應該是符合要求的。各個軟件廠商開發出的會計軟件功能上大同小異，所以對于小企業來講，在選擇會計軟件的時候不要一味求全求大，認為會計軟件模塊越多越好，功能越齊全越好。所以筆者認為在選擇會計軟件時，企業應該根據自己的實際情況，與會計軟件廠商充分溝通，讓會計軟件廠商了解自己真正的需求，從而真正找到適合本企業需要的會計軟件。

2.2.3 會計軟件售后服務工作的可靠性。會計軟件售后服務工作的可靠性對用戶來說至關重要，對小企業來說尤其如此。因為小企業對軟件和硬件的自身維護能力較差，一旦軟件或硬件出了問題自身沒法解決，而會計軟件廠商的售后服務工作到不了位，會給日常會計工作帶來很大的不便。所以筆者認為對于小企業來講，一定要選擇質量過硬，售后服務工作做的好的會計軟件廠商。這樣才不會給日常的會計工作帶來不必要的麻煩。

3 會計電算化內部控制的建立

會計電算化的內部控制主要是崗位分工。

會計電算化的崗位是指直接管理、操作、維護計算機硬件和會計軟件的崗位。主要有以下幾個方面：

3.1 系統管理員。負責計算機及會計軟件系統的正常運行協調工作，要求具備會計和計算機知識，可由會計主管兼任。

3.2 系統操作員。負責輸入會計數據，運用計算機處理會計數據和輸出會計數據。要求具備會計知識和計算機操作知識。

3.3 憑證審核員。負責對原始作證和記賬作證進行審核。

3.4 系統維護員。負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，要求具備計算機知識。采用網絡會計模式的企業需設立此崗位。

3.5 會計檔案資料保管員。負責數據盤、程序盤、憑證和賬表等各種會計檔案的保管工作。

對于小企業來講，可能不需要那么多的會計人員，這幾個崗位可以根據企業的實際情況進行適當合并。例如可以由系統管理員來承擔憑證審核員的工作，由系統操作員來承擔會計檔案資料保管員的工作等等。

4 會計電算化管理制度的建立

電算化會計信息系統的管理，是指對已建立的系統進行全面管理，保證安全、正常運行。它一般包括宏觀管理和微觀管理。

4.1 宏觀管理

這里的宏觀管理主要指對電算化會計信息系統正常運行的管理。在電算化會計信息系統的運行階段，一方面要注意檢測電算化會計信息的可靠性、安全性和穩定性，評價系統是否符合要求，檢驗使用人員對軟件操作的掌握程度，不斷完善會計電算化的管理制度。另一方面，在企業剛剛建立電算化信息系統后，不能馬上扔掉手工賬，因為并不清楚到底會計電算化信息系統運行的效果怎么樣，所以應該用電子計算機進行會計核算與手工會計核算同時運行3個月以上，如果取得相一致的結果，才可能證明會計電算化系統的可靠性和穩定性，這時才可以甩掉手工賬，完全用會計電算化系統來進行會計核算工作。

4.2 微觀管理

微觀管理主要指日常使用管理，主要是加強對電算化機房的管理。由于計算機設備的運行正常與否和周圍環境關系很大，所以企業要為計算機設備創造一個良好的運行環境，保證計算機設備正常運行。再一個就是要防止各種非法人員進入機房，保護機房內的設備、機內的程序與數據的安全。制定計算機機房管理規定，制定機房防火、防水、防盜、防鼠的措施，以及突發事件的應急對策等。

以上這些問題是小企業會計電算化進程中經常遇到而又必須重視和及時解決的問題。這些問題如若不重視或不及時解決，它將嚴重阻礙小企業會計電算化向更深層次的發展；如若重視并及時解決這些問題，它必然會促進小企業會計電算化向更深層次發展，最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質量，更好地為提高小企業現代化管理水平和提高經濟效益服務。

參考文獻

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