如何做好企業檔案目標管理達標升級工作

劉　梅

摘 要：企業檔案工作只有緊跟形勢，不斷創新，達到與企業管理相適應的管理水平，才能實現檔案信息資源的不斷積累和有效的流動。通過檔案工作目標管理達標升級活動，不僅可以實行檔案的綜合管理，加強檔案基礎業務建設，改善檔案工作條件，提高檔案開發利用的水平。

關鍵詞：企業檔案；達標升級

企業檔案是各企業單位在工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。管理性、專業性、服務性、機要性是企業檔案工作的性質。隨著市場經濟體制的不斷發展，企業在國民經濟中占據主導地位，對信息的需求變得尤為迫切。開展檔案目標管理達標升級工作，是深入貫徹落實《檔案法》，進一步提高企業檔案綜合管理水平，更好地為企業生產經營服務，促進企業檔案工作全面發展的一項有力措施。通過檔案工作目標管理達標升級活動，不僅可以實行檔案的綜合管理，加強檔案基礎業務建設，改善檔案工作條件，提高檔案開發利用的水平。還可以使企業的檔案工作更加標準化、規范化，更好地為企業各項工作服務。

為了高質量、高效率地做好檔案目標管理達標升級工作，首先要對企業檔案工作的現狀有一個全面的認識，抓住實際工作中存在的問題以及長期未解決的難點問題，分析問題存在的原因，找出解決問題的辦法及需采取的具體措施，將檔案工作中的“疑難雜癥”逐個治愈。本文僅對在檔案工作目標管理達標升級活動中的經驗和體會進行淺析，既總結自身的工作又為同行提供經驗共享。

1 達標前我公司檔案管理工作狀況

檔案管理工作處于落后狀態。我公司成立于1994年，屬廣東省交通集團有限公司二級單位，是廣東省公路建設的骨干企業，十幾年來我司為廣東的高速公路建設做出了較大的貢獻，但是，我司的檔案管理工作卻一直處于較為落后的狀態。自2001年省交通集團在直屬二級單位開展檔案目標管理達標升級工作以來，先后有十幾家單位已經達“國家二極”標準，截至2006年底，僅有幾家單位尚未達標，我司便是其中之一，檔案管理工作處于落后狀態。

檔案意識薄弱，對檔案工作不重視。公司成立十幾年來，公司領導未能把檔案管理工作納入年度工作計劃，沒有公司級的分管領導，致使檔案工作無人抓無人管。公司從上到下在不同程度上存在著檔案管理意識淡薄，對搞好檔案管理工作不夠重視，沒有意識到搞好檔案管理工作是各項管理工作的基礎，片面地認為檔案管理工作是一項只有投入、沒有回報的工作，所以未能把檔案管理納入本單位管理的議事日程中。

檔案人員數量少，兼職檔案員業務水平低，嚴重影響工作質量。由于受單位機構的撤并、人員精簡的影響，檔案管理人員的配置逐漸減少，由原來的2人，減少到目前的1人，且還是一職多責，除承擔公司綜合檔案管理工作外，還要負責公司印信證管理、資質申報等其他工作，在客觀上造成了從事檔案管理的人員工作任務重，使得檔案人員分身無術，很難專心做好檔案工作；各職能部門設置的兼職檔案管理人員，沒有足夠的時間去學習檔案管理知識，檔案管理業務水平低，不適應檔案管理工作發展的需要。所有這些問題，嚴重制約了公司檔案管理工作的水平。

檔案達標升級缺乏約束力。對檔案升級，若有上級單位的約束，如將檔案工作是否達標列入對公司年度經營績效考核范圍，單位就積極主動地配合，否則，檔案工作人員就是再努力，磨破嘴，也難引起領導對檔案達標升級的重視。

2 開展檔案目標管理達標升級工作，推動檔案工作再上新水平

針對以上問題，對照《企業檔案工作目標管理認定標準》，本人認為搞好檔案目標管理達標升級應從以下幾方面做好工作：

認真學習、宣傳《檔案法》，從提高全員檔案意識入手奠定“升級”的思想基礎。檔案升級涉及到公司各部門，要搞好此項工作，不僅需要檔案部門認真細致地工作，還需要各級領導真正認識到“升級”的重要意義。我司通過舉辦檔案專題培訓班和以公司內部報刊為平臺，宣傳《檔案法》及檔案在日常管理工作中的作用，提高全員檔案意識，用實例證明檔案工作在公司整個生產經營活動中的重要作用，增強了全體員工對檔案達標升級的緊迫感和責任感，調動了參與檔案升級的積極性，有力地促進了此項工作的開展。

把檔案工作列入議事日程。檔案工作作為公司的基礎管理工作之一，無時無刻不與生產經營、市場開發、合同洽談等工作聯系在一起。檔案工作在日常的生產經營活動中充分發揮著它的現實作用。因此，在公司的年度計劃里加入檔案工作的內容，年終總結里體現檔案工作開展的情況；目標考核里有檔案工作的項目。

組織機構要落實。要實現檔案工作的標準化、規范化，需要靠各級領導的理解和支持。為切實做好檔案達標升級工作，公司成立了檔案工作目標管理達標升級領導小組，由公司董事長任領導小組組長，公司分管檔案工作的副總經理任副組長，各部門分管檔案工作的經理為組員，具體工作由綜合事務部經理主抓，檔案室檔案員和若干名兼職檔案員分工合作，把具體工作做扎實，真正使得檔案工作有領導抓，工作有人干，形成一套自上而下的檔案管理工作網絡體系。

提高檔案人員的自身素質，適應發展的需要。檔案管理人員的素質決定著檔案達標、升級工作的質量。提高檔案人員自身業務素質，是做好檔案工作的前提和基礎，是搞好檔案達標、升級工作的根本。為此，一是組織檔案人員參加省檔案局舉辦的檔案人員崗位培訓班及各類檔案專題培訓班，提高理論水平和分析解決問題的能力，掌握各門類檔案工作程序和文件材料相互間的聯系情況；二是召開檔案工作經驗交流會，互相學習，相互促進，把檔案工作做得更細致、扎實；三是在實踐中不斷積累經驗，摸索規律，要利用檔案管理升級這個階梯，在實踐中提高自己的工作能力和檔案管理水平，適應發展的需要。檔案事業的發展是全方位、多渠道的，檔案管理是一個系統工程。近年來，通過組織業務培訓，加強檔案業務及工作經驗的交流，提高了檔案管理人員的管理素質和業務能力，保證了公司檔案達標、升級工作的順利完成。

人、財、物要到位。若要高質量、高效率地完成檔案達標升級工作，離不開人、財、物的投入。在得到公司領導的支持后，檔案人員根據檔案室庫存案卷數量大、專業技術人員少等實際情況，一是聘請了兩位曾多次參加過檔案達標升級工作的專業人員協助工作，提高了工作效率，加快了工作進度；二是購買綜合檔案管理系統軟件，采用計算機管理檔案，提高了查檔、調檔的速度；三是對檔案裝具、庫房的設施進行更新換代，同類別檔案的裝具規格、標識統一，使檔案室面貌煥然一新。

密切配合檔案行政管理部門的監督、指導，完善檔案管理制度。檔案管理制度是檔案工作的依據，公司自成立檔案室以來，制定了十三項檔案管理制度，使得檔案管理有章可循，有據可依。隨著時代的變革，有些規章制度已不適應現代化檔案工作的需要，特別是《工程項目檔案管理制度》，歸檔范圍較大，一個國家重點建設項目，其中施工文件就有近兩千卷，占據檔案庫房大量空間。在檔案達標升級工作中，檔案人員積極與省檔案局和上級單位溝通，在省檔案局的指導下，修訂了各項檔案管理制度，重新規定工程項目檔案歸檔范圍，規范了檔案工作行為，減小庫房壓力。

3 集中精力，一鼓作氣，檔案管理工作上等級

萬事具備，只欠東風。在經過前期的宣傳、培訓、制度修編等大量工作后，檔案達標升級工作順利展開。在制定了完整的工作方案，編制詳細的工作計劃表后，立即組織人員，集中精力有計劃、有步驟地開展工作，從檔案整理、分類到立卷、編號、上架流水作業。在此期間，我們還多次請省檔案局的專家上門指導工作，收到了事半功倍的效果，僅用半年時間就完成了計劃要十個月才能完成的工作。經省檔案局組成的評審組考評，以93分的優異成績通過達標驗收，檔案工作目標管理達“國家二級”等級。

展望二十一世紀，任重而道遠。檔案目標管理工作面臨著更多的新任務新問題，我們只有認真總結經驗，繼續解放思想，樹立科學發展觀，勇于探索，大膽實踐，去迎接檔案事業光輝燦爛的明天。