論會計電算化的質量控制

姬廣貴　魯文韜　張維戰

摘 要：隨著計算機和信息技術的不斷發展，會計電算化在社會經濟中的運用越來越廣泛，會計電算化的質量控制問題也越來越引起人們的關注。為保證會計電算化的質量，應著重從初始化設置、工作分工控制、輸入控制與檢查、審核與監督、安全控制等方面采取有效措施。

關鍵詞：會計電算化；質量控制；會計核算

1 會計電算化的質量控制要素

影響會計電算化工作質量的因素很多。筆者認為，要保證會計電算化工作的質量，應著重從初始化設置、工作分工控制、輸入控制與檢查、審核與監督、安全控制等五個方面入手，制定相應的對策、措施。

1．1 初始化與維護控制

初始化工作主要指為保證系統正常運行而進行的準備工作。如設置系統初始時間、明細科目、口令、余額初始化及各種參數和文件的設置等。初始化工作是后續工作的基礎，因此會計軟件必須重視初始化工作的控制。維護工作主要指對系統數據的備份和恢復，它是保證系統安全正確運行的重要措施。

1．2 工作分工控制

1．2．1 崗位劃分

會計電算化已由單機操作發展到網絡運行，由多人按不同分工共同操作完成。依據內部控制制度的要求和會計電算化工作的特點，將會計電算化工作分為系統管理維護、操作錄入、出納、審核、檔案保管等。各項工作之間相互聯系、相互制約。

1．2．2 崗位權限與責任

各崗位被授予與工作內容相應的權限和職責。系統管理維護人員擁有較高權限，負責日常軟、硬件的管理維護，并為其他人員授權。各操作人員應嚴格在授權范圍內工作，出納不得兼任錄入、記賬、審核、檔案保管等工作。審核人員對其他操作人員錄入的會計數據的準確性、合法性、合理性進行審核，但無權修改數據。為保證會計信息的準確、合理，操作錄入人員錄入數據后應仔細核對，并經審核人員審核簽章后方可輸出和記賬，審核人員發現差錯時應及時通知操作錄入人員改正。未經審核的會計數據不得輸出和記賬。

1．2．3 崗位勝任

為確保工作質量，在工作分工時應考慮將工作分派給那些接受過培訓并有能力完成該項工作的人員，否則會對工作質量帶來較大的負面影響。

1．3 輸入控制與檢查

輸入控制是應用控制與質量控制的重點。輸入控制就是在保證原始數據真實、準確的前提下，采取措施保證會計數據在編碼、填制記賬憑證及輸入過程中能及時發現可能出現的差錯并糾正。在電算化會計中，由于工具、載體、賬務處理、會計組織等發生了根本的變化，會計控制也由人工控制變為人和計算機共同控制，使會計控制更為復雜，要求更加嚴密。但是操作簡單，控制功能也更加有效。電算化會計信息控制除計算機本身的一般控制外，主要是指會計信息的輸入、處理和輸出控制。輸入控制是指對數據采集和系統輸入的控制，由于目前數據的采集和輸入必須有人參與，而且數據輸入的正確與否直接影響到處理和輸出的結果，因而對電算化會計的輸入控制顯得尤為重要。為此，應制定標準化憑證格式，建立科目參照文件，設立科目代碼校驗位，有條件的可進行二次輸入；每一位參與電算化會計的人員都應執行合理授權控制，通過設置操作員口令和上機日志等控制手段，防止差錯和舞弊行為；還必須增設專人輸入檢查控制環節，未經檢查，應無法進入下一步會計處理。會計信息處理和輸出的控制，基本上是通過計算機程序自動進行的，主要取決于應用程序的正確性和環境控制能力，系統設計應具有識別信息失誤的能力。同時，要防止無關人員進入計算機程序操作。輸入控制要不斷加強操作人員的責任心和提高技術水平，因為計算機是由人來操作，目前的財務軟件能判別憑證輸入的借貸是否平衡，但不能檢查運用的會計科目正確與否，比如某項業務應借記管理費用，貸記壞賬準備，操作人員誤輸入借記管理費用，貸記管理費用，財務會計電算化軟件就不能識別你輸入錯誤，所以為了保證數據輸入與會計科目運用的正確性，還要采取如下控制方法：1）建立科目對照檢查；2）借、貸平衡檢查；3）邏輯性檢查；4）人工復核檢查。

1．4 審核與監督

會計電算化工作質量要得到很好的控制，審核工作尤為重要。由于審核工作點多面廣，一切輸入、輸出的會計資料包括憑證、賬簿、報表、工資數據、固定資產資料等都需經過審核，審核可在事前、事中、事后進行。為減少人為差錯，也可建立二級審核制度，審核人員完成日常審核，會計主管進行再審核。

1．5 安全控制

為使會計信息系統安全有序地運行，應做好以下安全控制：未經授權不得上機操作；各臺計算機應設置開機密碼和登錄密碼；各操作人員應設置操作密碼，對他人保密，并經常更換；離崗時應退出系統；禁止使用外來盤和安裝無關軟件；不得用處理數據的計算機上網，網絡是一個開放的環境，很難避免非法侵擾，在這個環境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的，除非它們在物理上斷開連接。因此，網絡下的會計信息系統很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵擾。這種攻擊可能來自于系統外部，也可能來自系統內部，而且一旦發生將造成巨大的損失。定期用正版軟件查毒、殺毒；每天關機前在兩臺計算機上進行數據備份，有條件的單位可購置光盤刻錄機進行光盤備份，以備系統遭受破壞時得到恢復；加強對計算機、UPS等硬件的定期檢查，發現問題時及時修復，為會計信息系統創造一個安全的運行環境。

2 會計電算化質量控制的對策與措施

2．1 任何登記入帳的經濟業務都必須填制記賬憑證，摘要區規范填入，在機上填制的記賬憑證編號應當連續，編號出現間斷時，應在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。

2．2 記賬憑證必須經過復核人員簽字后，才能根據其登記賬簿，復核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記賬進行復核簽字，同時要對打印輸出的記賬憑證或代用憑單進行簽字蓋章。同一張記賬憑證，制單和復核不能是同一人。記賬憑證在記賬以前必須打印輸出（記賬憑證清單），沒有打印輸出的記賬憑證不得登記入賬。

2．3 總賬及現金賬和銀行賬均可采用計算機打印輸出的活頁賬裝訂，出納人員根據審核人員審查并準許報銷的憑證，收入或付出款項，出納人員可以不登記訂本式日記賬，如現金處理收支較多可根據需要自設輔助賬。每天必須將當日發生的現金收支數據輸入計算機并據以計算出庫存日報表，并在表上簽字蓋章。

2．4 單位根據機器使用和人員分工情況以及工作需要，確定每月的記賬期限，每月至少記賬一次，每月月末以前應將當月所有收支及轉賬業務全部登記入賬。至少每月核對一次總賬，每季度核對一次明細賬。

2．5 必須將儲存在機器內的賬簿數據打印輸出為書面賬簿，會計賬簿打印間隔時間不得超過一個月，平時可以只打印已滿頁的賬簿數據，但每年年末必須將全部賬簿數據打印。

3 會計電算化應向更高層次發展

促使會計電算化向更高層次發展是建立企業管理信息系統的前提。我國會計電算化的當務之急是加強會計電算化發展方向的引導，促進會計電算化從核算型向管理型過渡；重視會計電算化軟件開發和二次開發；引導會計電算化由單機向網絡化和客戶/服務器方向發展。目前，我國會計電算化還處于會計核算電算化的水平，或者說，現在僅僅實現了財務會計的電算化。而完整意義的會計電算化應該是財務會計和管理會計的全面電算化，而且會計電算化不是簡單的財務會計電算化加管理會計電算化，而應該是財務會計與管理會計結合后的電算化。我們不能因為目前管理會計在企業應用還不普及或者有困難而停滯不前。管理會計在企業推廣困難的原因盡管很多，但重要原因之一是其規范性和可操作性不如財務會計，因此，管理會計軟件商品化、通用化比較困難，只能有針對性地開發研究。但是，管理會計電算化是以財務會計電算化為基礎的，因為它們的數據同源，財務會計電算化能為管理會計電算化提供所需的財會信息。因此，企業應在實現財務會計電算化的基礎上不失時機地推進管理會計電算化，促進管理會計在企業中的推廣應用，真正實現會計的核算職能、管理職能和控制職能。

參考文獻

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