議電算化體系中會計檔案管理相關問題

李艷玲

【摘 要】隨著電子計算機的普及與其技術推廣,傳統的手工會計體系發生了很大的變化。會計檔案管理作為會計基礎規范化的重要一項工作，也受到了電算化技術的普及。確保電算化會計檔案的安全與完整和準確，就要找出其發展中容易出現的問題，制定相關管理制度，采取措施，使其順勢發展。

【關鍵詞】會計電算化檔案 存在問題 管理內容措施

在會計電算化條件下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個系統開發形成的全套檔案資料都屬于會計檔案的范疇；另外，對存有會計數據的有關介質也應妥善保管。因此，電算化會計檔案就包括存儲在計算機中的會計數據和計算機打印出來的書面形式的會計數據。會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數據，以及會計軟件系統開發中編制的各種文檔程序和其他會計資料。

1 會計電算化檔案的含義及特點

1.1會計電算化檔案的含義會計電算化檔案是指以磁性介質存儲在計算機中的會計數據和計算機打印的書面形式的會計信息，包括記帳憑證、會計帳簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等，以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。

1.2會計電算化下會計檔案管理的新特點（1）電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。（2）電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。（3）電算化會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡。（4）電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。（5）電算化會計檔案必須借助于一定的環境才能再現在使用者的面前，且使用時具有方便、快捷、直觀，容易產生一些分析結果，可以對管理和決策提供較好的支持。

2 電算化會計檔案管理中存在的相關問題

2.1企業在業務量加大的過程中會計電算化檔案存儲的范圍和領域越來越廣范了。會計電算化檔案不僅僅停留在老式的會計檔案上，而發展成了存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據。實行會計電算化以后，所有的會計核算業務都是通過電算化記帳來完成的。對電算化這種操作方式，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后借助計算機進行會計核算處理。由于這些程序既是使電算化會計信息系統能夠運行的條件，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產物，沒有具體的數據和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存，否則就會出現問題。

2.2會計電算化會計檔案的調用需要一定的軟硬件環境。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用。

2.3會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。因此，管理的難度增大了。電算化會計系統對人員的素質與系統安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，更要學習相關電算化技能。由于一些會計主管人員長事從事手工記帳，有些同志在一些基本電算化技能方面還認識不足，這就加大了電算化檔案的管理推廣速度。這些問題的出現需要從相關政策法規和技能培訓方面入手。

2.4對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點；同時電子檔案易被修改電子檔案的保存，受到載體本身的質量、存放環境、存儲信息有效期等因素的影響。

2.5會計電算化會計檔案更需要科學地管理。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，這就對如何進行科學的管理帶來新的問題。

為了更好地有效管理電算化會計檔案，使其發揮更大的作用，除了上述問題，還必須形成一套科學實用的管理制度，包括存檔手續、分類管理辦法、使用審批手續、保存期限及銷毀手

續等內容，以使相關管理制度常規化。

3 加強電算化會計檔案管理具體內容和相關措施

3.1電算化會計檔案管理具體內容

現金記帳憑證及日記帳的輸出及保管?，F金收付業務要做到當日業務當日清?，F金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤后當日輸入計算機并打印出現金日記帳頁，審核后交現金出納人員核對現金庫存，相符后出納員及主管負責人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。

3.2現金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管

銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關財務人員必須及時把經審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行帳頁經出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。。

3.3轉帳憑證的輸入、輸出與保管

轉帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。

3.4科目匯總表、帳簿打印時間

3.4.1現金、銀行日記帳每天打印。

3.4.2銀行余額調整表每月打印一次。

3.4.3總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。

4 結合電算化會計檔案的特點內容，加強電算化會計檔案管理措施

4.1 日常操作管理制度。計算機替代手工記帳后的日常使用管理是通過對系統運行的管理，保證系統正常運行，完成預定任務，保證系統內各資源信息的安全與完整。具體包括：

4.1.1操作人員的工作職責和工作權限。

4.1.2預防原始憑證和記帳憑證等會計數據未經審核而輸入計算機的措施。

4.1.3必要的上機操作記錄制度。

4.2 實現有組織、動態地管理大量數據，方便用戶訪問的由計算機軟、硬件組成的系統。加強系統維護管理：

4.2.1保證機房設備安全和電子計算機正常運轉的措施。

4.2.2會計數據和會計核算軟件安全保密的措施。

4.2.3修改會計

核算軟件的審批和監督制度。

4.3對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。

4.4采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞，而使會計檔案丟失。

4.5通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

4.6電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。認真學習《檔案法》、《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規范》等，加強電算化會計檔案的安全管理意識。對相關負責人員要加大電算化培訓力度，為今后的技術升級作好后續工作。

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