借助ＥＲＰ的集成平臺，完善企業集團內部控制體系

丁傳云

摘要：ERP給企業帶來了前所未有的會計與業務一體化處理和實時監控的優越性以及管理的自動化和數字化，在提高內部控制效率和效果、降低控制成本等方面起到了積極的作用。企業的運行和管理在一定程度上可以交給ERP系統來進行控制。本文就如何借助ERP的集成平臺，完善企業集團內部控制體系這一問題進行了討論。

關鍵詞：ERP 集成平臺 企業集團 內部控制體系

ERP(Enterprise Resource Planning)企業資源計劃，即通過對企業的一切可以利用的資源(包括:資金、時間、人員、設備、材料、工具、能力、供應商、協作廠商、分銷渠道、最終客戶等)進行規劃、整合，以達到“人盡其能、物盡其用、財盡其值”的目標。在ERP系統中，信息處理人員直接關注業務實施過程，同步完成業務事件的實時控制和數據記錄。在該系統中，信息和業務相結合，以事前預防和事中檢查為主、事后分析糾正為輔來控制過程和結果的風險，而不像傳統體系結構中，信息和業務相分離，主要通過對信息處理結果的事后糾正來略微減少業務過程風險的間接、被動控制方式。

一、借助ERP集成平臺，完善事前、事中、事后控制

內部控制是單位為了保證業務活動的有效進行、保護資產的安全和完整，保證會計資料的真實、合法、完整，由管理層和相關人員制定和實施的政策和程序。是預防、檢查和糾正風險程序的集合，也就是事前、事中和事后控制的集合，貫穿于企業經營活動的全過程，主要包括控制環境、會計系統和控制程序三要素。

在傳統的內部控制條件下，會計系統與業務系統相分離，會計內部控制系統著重關注了業務信息的可靠性、完整性和最終經營成果的有效性，而對業務操作是否符合規定程序、業務內容是否合法、即時的生產經營行為是否有效所進行的控制，則需要在會計系統以外完成。以內部會計控制為主的內部控制不能與業務信息處理融為一體，呈現的是獨立于業務活動、事后分析和檢查性特征。傳統會計信息系統按天、周乃至月來采集和處理的滯后會計信息，與隨時隨地都可能進行的實時控制之間，存在著不可調和的矛盾。會計人員既然不能直接關注全部業務過程，進行事前預防和事中控制，對部分實際業務過程也就只能通過事后檢查來控制風險。

ERP集成平臺將傳統的內部控制系統中的業務流程、授權指令、檢測控制指標、例外放行確認等以流暢的IT模塊組合起來。內部控制的三要素：控制環境、會計系統和控制程序在ERP中得到融合。既實現了業務規則執行和信息采集合二為一的集成，也為事前預防、事中檢查和事后分析糾正三種控制的整合提供了可能。

例如企業集團各部門所有成本費用開支，在發生之前就納入預算管理體系，在發生的當時，費用使用部門、審批、執行與核算等各相關部門的職責權限與流程在系統中得到規范，任何超越權限、突破流程的作業都不可能發生，任何部門或個人的失職在系統中都被實時地記錄和反映。這種事前檢查和事中控制的功能極大的降低了傳統企業中的差錯與舞弊可能性。

（一）事前預防

較為全面的ERP系統是全員參與、數量與價值量并存、集中各業務流程的模塊集成系統。一般以會計模塊為中心、銷售訂單為龍頭，集采購、庫存、計劃、生產、檢驗、出貨為一體，同步記錄各環節持續運作的過程。在有資產數量顯示的界面，都可以錄入或通過IT技術計算獲取單價和金額信息。集團公司上至總經理、下至關鍵的崗位工人，如有必要都可以成為錄入、確認、審核的ERP操作者。

ERP系統事前預防的意義首先在于經濟活動未經授權不得發生，比如采購入庫須有經審批的采購訂單作為上關聯，生產指令須經主管確認后倉庫才可下推生成投料單等，其次在于在業務活動發生、有關數據進入數據庫之前，ERP將自動檢查這些數據是否符合IT內控既定的邏輯和控制標準，如是否超量超價采購等，如不符合，業務處理可能被中斷，如果讓處理繼續下去，負責控制的某些人應該得到例外通知。在某些情況下，可能會允許一些人凌駕于控制之上，但任何超越控制的行為應該通知所有有關控制人員。這樣一來，只有數據準確、完整、合法，繼續處理也符合流程，相關數據才能被加入到數據庫中。

（二）事中檢查

集成化的ERP，系統在企業集團內部形成了一個全面的網絡環境，各種信息可以被有授權的人員方便的得到，為事中實時控制提供了可能。例如，對于銷售業務，不管管理人員身處公司何處，只要登陸ERP系統即可獲得如客戶信用、銷售訂單、生產完工進度、裝運憑單、應收賬款（可包含已發貨未結算款）等各種需要重點控制的信息，實現對銷售業務的全程跟蹤，實現事中檢查。

（三）事后分析糾正

與傳統環境相反，ERP系統更加注重事前的預防和事中的控制，將錯誤消滅在萌芽狀態，其事后糾正的重要性己經弱化，但事后經濟分析的功能更加強大。因為在傳統環境下，相當一部分控制手段在會計系統以外完成，而會計系統本身為維護賬戶之間的勾稽關系，以及為分類數據又會進行多次結轉，使得線索大量重復、彼此分割。高度集成整合的ERP系統，則為每一筆交易建立了單獨的電子線索，環環相扣的連接關系使原始業務的再現更為方便易行。例如，分析超期積壓存貨，可以從與存貨相連接的采購、生產、銷售模塊獲取原始信息進行比對，分析出積壓的原因（是原料采購計劃超標、生產品質不合格還是客戶取消訂單等），以落實相關環節的責任，糾正今后的業務活動。

二、借助ERP的集成平臺，實現以會計人員為主的會計控制向全員參與的全面控制的轉變

傳統內部控制系統中，財會部門是主要的內部控制中心。而企業，不只是管理人員的企業，更是全體員工的企業。企業活動需要董事會、管理階層和普通員工的共同合作和努力，而內部控制更需全員合力、共同參與。因為企業活動通過全體員工的所作所為、一言一行完成，而內部控制則是對企業全部員工劃分權責、規范言行的一種管理職能，后者是對前者質量的一種保證。正如想要確保產品質量，需要全程、全員、全面質量管理一樣，內部控制也是只有內化到全體員工的所有業務活動中才能發揮最大的糾偏作用。否則，不僅內部控制經營目標和規則目標只能是紙上談兵、癡人說夢，就連信息目標，甚至會計信息可靠性目標，也將難以保證。

集成化的ERP系統最大好處就在于提供了全員參與內部控制的平臺。企業各部門職員通過運用ER阿P來了解業務控制點，參與企業管理，并可提出完善程序的建議。“只認程序，不認關系；只認指令，不認權勢。”企業集團就相當于一個“透明的魚缸”，企業中任何人所做出的任何行為都可以很容易地從系統中被他人所知曉。因此，在實施集成化的ERP的企業集團中只要設計好嚴格的控制機制，傳統道德風險和逆向選擇的控制問題就能夠得到較好的解決。這樣不僅杜絕了“人情風”、“交易風”，同時也可以減輕企業領導的壓力，使他們把更多的精力集中到企業集團的決策和制度的制定上來，不斷完善企業集團的管理模式，把握企業集團前進的方向。

三、借助ERP的集成平臺，構筑良好的信息溝通環境

隨著企業規模的擴大，企業管理者往往抱怨自己面臨著毫無頭緒的多方面困擾:客戶服務水平差、生產成本難以控制、庫存資金占用多、銷售預測能力差、生產部門信息反饋不及時、生產管理水平低等。對大多數存在上述困擾的企業來講，問題的實質在于，企業的信息缺乏有效集成，導致內部溝通不暢，溝通代價太高。

通過ERP系統為企業構筑良好的信息與溝通平臺，便于企業管理者隨時掌握企業的運作狀況，及時控制企業面臨的風險，優化控制。利用ERP環境中各類原始數據及時、完整、全面的優點，企業管理者還可以研究設計各類經濟業務分析報表，交由IT人員編制取值，企業管理者不必被動等待各部門的信息反饋，而只要打開并運算ERP經濟業務分析報表就可以掌握相應信息，及時做出應對策略。

雖然ERP系統的開發、修改和維護成本較高，且ERP中的IT技術不可能覆蓋所有內部控制要點，有些控制功能仍然需要以傳統方式在系統外完成，但是，從長遠來看，作為一項不斷完善的ERP系統工程，其整個生命周期的運行收

益是大于其投資成本和風險成本的。告別傳統控制模式，啟動ERP企業資源計劃是企業持續發展的必然趨勢。

參考文獻：

[1]閆忠.ERP與企業內部控制的結合與發展探討[J].今日科苑,2008年09期

[2]陳憲宇.ERP系統下的企業內部控制風險及防范研究[J].價值工程,2009年04期

[3]趙閩.ERP環境下企業內部控制的實施路徑分析[J].長沙鐵道學院學報(社會科學版),2008年01期