材料采購成本管理創新探討

【摘要】本文通過分析傳統的材料采購成本管理中存在的不足,強調加強材料采購成本管理的必要性,并提出了材料采購成本管理的創新措施:1、建立健全采購管理制度;2、做好市場調查,制定采購預算;3、創新招標工作,靈活進行招標采購;4、實行適當崗位授權,建立采購人員績效考核制度。

【關鍵詞】材料采購;成本管理;創新

隨著市場經濟的進一步發展,企業分工不斷細化,材料采購在企業經營活動中的重要性日益凸顯。從廣度和深度上看,采購都已經滲透到企業活動的方方面面,也使越來越多的企業意識到采購管理的重要性。對采購活動進行有效的管理,可以有效降低企業生產成本,對提升企業競爭力有著十分重要的意義[1]。材料采購成本的高低,不僅體現了企業資金流出的大小,而且直接體現在企業產品的成本之中,對企業的當期利潤產生重要影響。因此,嚴格控制好材料采購環節是關乎企業能否在日益激烈的市場競爭環境中立于不敗之地,關乎企業的生存發展。由此可見,搞好材料采購工作不僅對整個企業當前的生產經營活動有著十分重要的意義,而且在一定程度上

決定著企業能否在長期的市場競爭中持續發展。

一、傳統材料采購成本管理中存在不足

材料采購成本管理是項目采購管理的重中之重,也是耗用資金最多的一個環節,對于生產型企業尤為重要,因為企業要生產產品必須采購原材料[2]。無論企業規模情況如何,大到央企,小到私企管理層都非常重視材料的采購成本管理,對于材料采購管理方面的制度也很多,但是盡管如此,采購這個環節也是目前企業成本管理中普遍失控的環節,是參與人員損公肥私產生腐敗的環節,在采購過程中出現的問題比比皆是,有案可查的屬于寥寥幾筆,實際中每筆采購都會或多或少存在一些問題。為什么會出現這樣的現狀呢?這是因為傳統材料采購存在諸多問題和弊端,主要存在以下幾個方面的問題:

1、管理混亂,各自為政

在企業組織管理方面和操作方式上材料采購呈現分散、零亂、重復和各自為政的特點,反映了企業在制度管理方面存在著重大問題。

2、多頭采購,采購市場不固定

材料的需求資源分散,采購面廣的特點,企業不能形成有效統一的采購活動或者維持穩定的供應商,多頭采購失去競價優勢,進貨渠道混亂不清造成產品產生質量失控。

3、材料供應不及時

由于供應商信用等級不同,造成企業材料供應情況也不同,有些供應商供貨不及時,造成企業物資內部停留時間較長,影響資金有效利用。

4、缺乏預算,無計劃采購

企業在采購過程中由于無計劃進行采購一方面造成倉儲設施重復投資、庫存儲備過多,一方面造成材料供應不及時,個別企業出現供應不及時情況。

5、人員臃腫,缺乏管理

由于企業采購環節人員重復配置,造成企業的采購費用較高,同時由于個別企業缺乏專業管理,產生管理漏洞等,造成了物資供應流通中的浪費,大大增加了企業成本。

由于企業采購過程中存在著以上的問題,因此企業的管理層逐漸重視起材料采購的成本管理。

二、加強材料采購成本管理的必要性

1、激烈的市場競爭環境,需要企業降低材料采購成本

由于材料成本的增加必然導致產品成本的增加,在產品銷售價格一定的情況下,必然造成利潤減少,毛利率下降。如果企業要保證現有的利潤不減少,只能增加產品的銷售價格。但是較高的產品價格對于消費者來說,可能會選擇替代產品,使得企業銷售出現問題,產品出現滯壓現象。所以企業要強化材料采購成本管理,控制好產品的進貨成本,盡量選擇物美價廉的產品。較低的進貨成本是企業競爭優勢體現的一個方面。所以有人說,市場競爭中的價格競爭從表面上看是產品價格高低的競爭,而實際上是成本高低的較量。降低生產過程中材料的消耗和降低材料采購價格是企業降低成本的兩個基本途徑[3]。傳統的成本管理觀念認為降低成本就是降低生產消耗。其實對于許多企業來講更重要的是降低材料采購成本,因為生產過程中一味的通過降低產品消耗方式來進行成本挖潛是有限的,在材料采購過程中降低成本的潛力要大得多。

2、消費者對產品多樣化的要求,使得企業必須加強成本管理

市場經濟條件下,消費者在購買商品時除了要考慮商品的質量和價格外,產品的包裝也是非常重要的部分。在保證質量的前提下,消費者往往更加追求一種美感,舊的產品造型和包裝往往競爭力較差,不會被消費者選購。長此以往,企業必然沒有生存空間。這就要求企業在市場供大于求,賣方市場競爭激烈的情況下,千方百計使得自己的產品種類、規格、性能、包裝等日益多樣化。這必然會增加采購工作的難度,企業必須在對采購材料的質量、價格、供貨方式、信譽等多方面加以比較的基礎上進行審慎的選擇。實際采購過程中,企業的采購材料活動是一種系統的組織行為,要比個人消費復雜得多,這就要求企業采購過程必須加強成本管理。

三、材料采購成本管理的創新措施

1、建立健全采購管理制度

(1)管理層要加強學習,了解企業內部控制制度。通過學習,清楚的知道采購過程中容易出現的違規違紀行為,并且有目的地改善管理的薄弱環節。

(2)定期對從事采購工作人員進行培訓。通過形式多樣的培訓,使他們認識到按照規定采購可以為企業節約資金,在此基礎上,還可以培養采購人員的主人翁意識。

(3)發揮制度本身的約束作用,對于違紀人員要嚴格處理,用制度去警示人、教育人。

2、做好市場調查,制定采購預算

企業的采購活動受市場的影響和制約,任何采購活動都不能離開市場的大平臺而獨立進行,因而要想確保采購的效率和效益就必須做好市場調查工作,在此基礎上,制定合理的采購預算,從而確保采購工作順利、高效的開展。

(1)掌控供求變化,做好市場調查。影響材料價格的因素較多,價格波動較大,所以采購人員應經常了解并掌握材料的市場價格與價格信息以及行業政策的變化,在物價上漲之前以低價位購入適量材料,減少漲價帶來的成本上升損失。另外,在目前高度市場化的條件下,“零庫存”是不可能的,企業必須考慮季節性供求問題。因此,為了保證充足的貨源和實現采購成本目標,必須及時了解和掌握供求變動的規律。

(2)做好采購預算。材料采購預算是指預算執行企業在預算期內為完成生產預算而發生的各種材料采購成本的預算。主要是在生產預算的基礎上,根據各種材料的消耗定額和市場價格,結合期初庫存材料的數量和其他材料采購成本費用編制。作為材料采購企業,應該對需采購的物資,物資人員要依據審定的渠道,根據運輸距離、運輸方式,逐一測算采購總成本,以到達使用地的實際價格作為比價依據,用采購成本比較法進行核算,確定最佳方案。同時,價格會經常隨著季節、市場供求等情況的變動而變動,因此,采購人員應關注價格變動的規律,把握好采購時機。如果采購部門能把握好時機和采購數量,會給企業帶來很大的經濟效益。

3、創新招標工作,靈活進行招標采購

作為市場經濟條件下競爭采購的一種科學方式,招標采購具有采購過程公開透明、程度規范的特點,在企業材料采購中同樣可以使用該種方法。但是企業的材料采購工作有其自身的特點,往往采購的材料種類規格繁多,技術質量復雜,采購材料可變性強、采購批量零散、采購周期靈活,部分品種的可比性差等特點,所有品種全部實施規范的招標采購難以做到。因此,在材料采購中還必須從實際出發,結合材料的特點開展局部招標工作。實際采購工作中,可以借鑒巴雷特分析法(ABC分析法)的基本原理,將材料采購對象分為A、B、C三類,將累計品目百分數為5%-15%而平均資金占用額累計百分數為60%-80%左右的前幾個物品,確定為A類,該類產品是必須進行招標的材料;將累計品目百分數為20%-30%,而平均資金占用額累計百分數也為20%-30%的物品,確定為B類,該類材料也作為采購招標的次要部分;其余為C類,C類情況正和A類相反,其累計品目百分數為60%-80%,而平均資金占用額累計百分數僅為5%-15%,該類產品可以不進行招標。

4、實行適當崗位授權,建立采購人員績效考核制度

無論采購是以招標的形式還是個人采購形式展開,其活動都必須置于企業授權體系的規范之下,對審批權和審核權做出說明,明確從企業到部門到個人的權限劃分和確保暢通的授權下行渠道。作為崗位職責的重要組成部分,在崗位描述中必須對崗位的權利和責任做出明確說明,規定部門、崗位的職能和職責。具體到采購流程中,必須對采購各環節、各控制點的部門、人員權利責任劃分和部門間、人員的交接要求做出明確的規定和要求。

建立采購人員績效考核制度是規范材料管理、降低采購成本的重要保障。采購渠道的多樣化和價格的浮動性,要求企業建立相應的考核制度,這樣既有利于降低采購成本,又有利于采購工作的高效、健康開展。考核水平可以參照一定的標準,例如去年的采購價格下降一定幅度或者結合國家的CPI和PPI指數作為幅度變化率,以體現成本的合理升降。

綜上所述,材料的采購成本管理工作是一項系統工程,它涉及到企業經營活動的方方面面。傳統的材料采購工作存在著一系列的問題,因此我們必須建立起一套適合自己企業的材料采購成本管理新制度,只有適合自己企業的才是正確的、最好的制度。因此,要求我們的企業從管理層到每個采購員工,都要從內心中重視采購工作的全流程管理,注重管理細節,用制度的約束和管理的規范為采購工作的有效運行提供可靠的保證。也只有這樣,才能使企業在激烈的市場競爭中長期立于不敗之地。

【參考文獻】

[1]蘇金棟.采購管理內涵及相關概念研究述評.商場現代化,2008.2(下旬刊).

[2]王立群.材料采購供應管理創新探討.現代商貿工業,2008.9.

[3]王繼宇.強化材料采購成本管理的措施.財會通訊,2007.9.

【作者簡介】

習恒山(1958-)男,陜西乾縣人,中國石油集團測井有限公司測井儀器廠物流管理中心任副主任,工程師.