高校教學(xué)檔案管理特點(diǎn)、現(xiàn)狀、對策

盧志蘭

中圖分類號：G44

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1673-0992(2009)03-0152-02

摘要：近年來，高校學(xué)院教學(xué)檔案管理積極適應(yīng)高校教學(xué)改革發(fā)展的形勢，管理日趨科學(xué)化、規(guī)范化，但有相當(dāng)一部分院校教學(xué)檔案管理還不能完全適應(yīng)學(xué)院實(shí)體化改革的需要，不能很好地為學(xué)院教學(xué)扣管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，存在一些不足。

關(guān)鍵詞：高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀對策

一、高校教學(xué)檔案的主要特點(diǎn)

高校教學(xué)檔案是高校教學(xué)工作方面的檔案，是高校教學(xué)活動和教學(xué)管理工作狀態(tài)的記載，它不同于一般文檔檔案，也不同于人事檔案，具有以下特點(diǎn)：

1、學(xué)科專業(yè)性強(qiáng)

不同學(xué)科專業(yè)人才的培養(yǎng)采用不同的人才培養(yǎng)方案，實(shí)施不同的教學(xué)計劃，設(shè)置不同的課程，安排不同的教學(xué)環(huán)節(jié)和教學(xué)活動，提出不同的培養(yǎng)要求，實(shí)現(xiàn)不同的培養(yǎng)目標(biāo)。因此，不同學(xué)科專業(yè)的教學(xué)工作是不盡相同的，具有很強(qiáng)的學(xué)科專業(yè)特性。

2、周期性強(qiáng)

高校的教學(xué)工作一般以學(xué)期或?qū)W年為一個工作周期，教學(xué)活動和教學(xué)管理一般以學(xué)期或?qū)W年來制訂工作計劃，提出工作要求，進(jìn)行檢查和總結(jié)。因此，教學(xué)檔案也應(yīng)按學(xué)期、學(xué)年來構(gòu)建，形成周期性的檔案。對以學(xué)期、學(xué)年來組織教學(xué)的教學(xué)管理工作更具有參考和指導(dǎo)價值。

3、信息來源廣

高校教學(xué)檔案信息既有來自高校教學(xué)活動各個環(huán)節(jié)的信息，也有來自各級主管部門對高校教學(xué)工作、教學(xué)改革和人才培養(yǎng)等方面的規(guī)定、條例等。

4、原始材料多

教學(xué)檔案要真實(shí)記錄教學(xué)管理活動。必須要依靠大量的原始性資料。沒有數(shù)量充足、完整準(zhǔn)確的原始資料就不能反映教學(xué)工作的真實(shí)面貌。

5、檔案資料的形式多樣

由于教學(xué)活動的多樣性，記錄活動的形式也是多樣的。只有檔案原始資料的多樣性，才能真實(shí)確切地反映多樣性教學(xué)活動的面貌，才更具有檔案的作用和價值。教學(xué)檔案原始資料應(yīng)包括紙質(zhì)、電子、圖片、音像、光盤等多種形式。

二、高校檔案工作存在的問題

1、檔案意識較為薄弱，檔案收集困難

長期以來，人們對檔案工作缺乏足夠的了解，檔案意識不強(qiáng)。有的領(lǐng)導(dǎo)干部主觀地認(rèn)為高校的主要工作是教學(xué)和科研，忽視檔案工作，檔案工作與學(xué)校各項(xiàng)工作的發(fā)展不同步。有些文書人員為圖自己方便，不愿及時歸檔，嚴(yán)重影響檔案的完整與安全，也不能滿足利用者的需求。此外，館藏檔案內(nèi)容不豐富，側(cè)重于黨政文書類等一般紙質(zhì)檔案的收集整理，對其它檔案較為忽視，如設(shè)備檔案、實(shí)物檔案、聲像載體檔案的收集幾乎一片空白，特色檔案收集較少，不能完整地反映學(xué)校發(fā)展的各個方面及鮮明的辦學(xué)特色。

2、管理水平還需大力提高

雖然許多高校檔案館已實(shí)現(xiàn)文件級計算機(jī)管理，但系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)設(shè)計單一，缺乏綜合處理能力，不能與校園網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)。無法實(shí)現(xiàn)資源共享；計算機(jī)數(shù)量不足，機(jī)器故障多，且缺少與之配合使用的其它設(shè)備，沒有充分發(fā)揮新技術(shù)的作用；2001年實(shí)行文書檔案立卷改革后，部分檔案工作人員一直未能領(lǐng)會國家關(guān)于歸檔工作的改革意圖，仍存在因循守舊的思想。嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)的前進(jìn)步伐。

3、專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)狀況不佳

檔案工作人員多為半路出家，受過檔案專業(yè)培訓(xùn)的人較少，熟練掌握計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人更少。

檔案部門不受重視，很難吸引高層次人才，成為安排老弱病殘、引進(jìn)高級人才家屬的場所，真正能夠從事檔案業(yè)務(wù)的人員卻很少。一些干部從事檔案工作多年，經(jīng)驗(yàn)豐富，但年齡偏大，思想保守，缺乏創(chuàng)新精神，甚至把檔案館視為養(yǎng)老院。年輕的檔案人員受論資排輩的影響。在館室管理、專業(yè)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流等諸多方面缺乏機(jī)會，他們的才能不能充分發(fā)揮。

4、社會對檔案的利用意識較差，服務(wù)效能低

絕大多數(shù)高校的檔案利用率都不到20％，大多數(shù)檔案長期閑置，無人問津。許多人還未認(rèn)識到檔案是非常有用的信息資源，可以為經(jīng)濟(jì)建設(shè)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展及個人服務(wù)，還存在著過去計劃經(jīng)濟(jì)時代檔案只為黨政機(jī)關(guān)政治工作服務(wù)的老觀念。一些檔案部門存在著“封閉”觀念，沒有把高校檔案工作的最終目的放在開發(fā)和利用檔案信息資源上，對開放利用過于謹(jǐn)慎。使普通利用者對檔案館望而卻步，制約了檔案的利用。

三、高校檔案工作管理對策

1、進(jìn)一步提高認(rèn)識，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

首先應(yīng)成立學(xué)院檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。由行政一把手任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，成員由專職檔案員及與學(xué)院檔案工作密切相關(guān)的職能部門負(fù)責(zé)人組成，作為學(xué)院檔案工作的行政機(jī)構(gòu)。

二是建立學(xué)院綜合檔案室，配備具有專業(yè)知識的專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)對教學(xué)檔案建設(shè)與管理進(jìn)行全面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

三是重視對教學(xué)檔案工作的宣傳，增強(qiáng)全員的檔案意識，切實(shí)搞好檔案公共關(guān)系。要加強(qiáng)宣傳。不斷增強(qiáng)全體員工的檔案意識?？梢酝ㄟ^各種途徑，采用會議、櫥窗展覽、參觀學(xué)習(xí)、檔案利用事例宣傳教育等形式，向全體員工宣傳《檔案法》、教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，宣傳教學(xué)檔案的重要性及作用，使全體員工充分認(rèn)識和了解教學(xué)檔案。熟知教學(xué)檔案的歸檔范圍、歸檔原則、要求及時間，重視并進(jìn)而支持教學(xué)檔案工作，主動配合檔案管理人員做好教學(xué)檔案材料的收集歸檔工作，確保教學(xué)檔案管理工作高質(zhì)高效完成。

2、提高專業(yè)管理人員素質(zhì)

加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。當(dāng)前學(xué)院教學(xué)檔案通常由學(xué)院教學(xué)行政部門負(fù)責(zé)收集、整理。兼職教學(xué)檔案管理人員都不是檔案專業(yè)出身，對檔案管理的基本原則、方法不甚熟悉。因此，學(xué)校應(yīng)首先考慮適當(dāng)減少兼職檔案管理員的其他工作，保證其有較充足的時間和精力完成教學(xué)檔案收集、整理工作。

其次應(yīng)創(chuàng)造條件。有計劃、有目的地加強(qiáng)對兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促使他們學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、專業(yè)理論，掌握檔案工作的原則、方法。提高檔案工作水平；學(xué)習(xí)教學(xué)管理規(guī)范，了解教學(xué)活動過程，熟悉教學(xué)檔案的范圍及具體內(nèi)容。熟悉教學(xué)文件材料形成的規(guī)律及特點(diǎn)，確保教學(xué)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范：學(xué)習(xí)計算機(jī)知識、掌握信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

3、完善制度，加強(qiáng)監(jiān)督和管理

要認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的政策法規(guī)，依據(jù)《檔案法》制定學(xué)院教學(xué)檔案管理規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則。明確歸檔范圍及歸檔流程。監(jiān)督、檢查執(zhí)行情況。建立教學(xué)檔案工作的檢查、考評制度。

要充分認(rèn)識到學(xué)院教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，學(xué)院應(yīng)將其納入教學(xué)工作計劃之中，納入教學(xué)管理制度當(dāng)中，納入各級管理人員的崗位職責(zé)之中，并作為年度考核內(nèi)容之一。

4、建設(shè)一支精干高效的檔案工作隊(duì)伍

當(dāng)前，高校檔案人員的現(xiàn)狀與信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求還有一定差距。高校在進(jìn)行管理體制改革，精簡機(jī)構(gòu)、人多崗、定量考核、提高效率勢在必行。檔案工作必須從傳統(tǒng)的模式過渡到現(xiàn)代化的管理方式，這就要求檔案工作者具備相應(yīng)的思想觀念、知識結(jié)構(gòu)和工作能力。因此，目前急需加強(qiáng)對年輕檔案干部的培養(yǎng)，使之盡快成為檔案事業(yè)的主力軍；加快專、兼職檔案人員的崗位培訓(xùn)和知識更新工作，尤其著重加強(qiáng)計算機(jī)應(yīng)用能力的培養(yǎng)，方能適應(yīng)今后的工作要求。