高校圖書、情報、檔案一體化建設探析

趙德春

摘要：高校圖書、情報、檔案一體化是信息社會發展的必然趨勢，圖書、檔案、情報三者存在內在聯系，因此，分析高校圖書、情報、檔案一體化管理的意義、必要性和保障，從而為高校圖書、情報、檔案一體化管理提供科學理論依據。以便于學校師生查閱和使用，使信息資源發揮出整體效應。

關鍵詞：高校；圖書；情報；檔案；一體化管理

中圖分類號：G25/27文獻標志碼：Ａ文章編號：1673-291X(2009)08-０249－02

在當今高校，檔案、圖書、情報是高校的三大信息支柱。高校圖書館作為學校信息化和社會信息化的重要基地，其中檔案工作是圖書館工作的重要組成部分。但近幾年來，隨著高校圖書館的進一步情報化，圖書情報工作基本上已實現了一體化管理。學校的歷史以及圖書館的歷史是由檔案來記錄的，圖書館與檔案管理工作是相輔相成的，檔案是學校在長期教學等活動中積淀下來的極有價值的歷史文獻，是廣大師生在學校實踐活動中直接凝聚成的共同智慧結晶，但是在多數高校中，由于種種原因的制約，檔案至今仍然游離在學校情報中心之外。為了加強高校信息中心的跨越式管理建設，應該探索出一條構建圖書、情報、檔案一體化的管理模式，將各類信息資源集中存貯、管理和利用，便于學校師生查閱和使用，使信息資源發揮出整體效應。

一、圖書情報檔案一體化管理的科學意義

圖書情報檔案一體化的含義：圖書情報檔案一體化是通過將圖書、情報、檔案各自獨立的部門整合為統一管理、相互關聯的一個整體過程。圖書情報檔案一體化，是一種競爭性的互補關系，也就是各種要素通過競爭沖突和相互協調，循序漸進地尋找、探索或選擇出最佳的功能點，在此基礎上進行互補匹配，打破圖書、情報、檔案之間的層層壁壘關系，加強三者之間的協調與合作，通過網絡共建、資源共享、分步式收藏、遠程存取等多種方式，實現信息、信息人員、信息技術、信息設備、信息標準等各種要素之間的協調與互補，使之達到最優化地匹配與磨合，進行信息資源整合，滿足讀者對信息資源的需求方式。

1.圖書情報檔案一體化管理的系統論機理。系統論里一條著名的法則，就是整體（大系統）的屬性和功能大于孤立部分（小系統）的總和。圖書、情報、檔案系統的屬性和功能之和，并不等于圖書、情報、檔案這三者所組成的信息系統的屬性和功能。信息系統的屬性和功能必然大于圖書、情報、檔案三個子系統的屬性和功能之和。因為圖書、情報、檔案融為一體后，減少了重復檢索的環節，縮短了信息生產周期。尤其是建立了統一的現代化的圖書、情報、檔案網絡之后，信息數據庫可相互檢索利用，便于圖書、情報、檔案部門之間的橫向聯系和協作，實現更大范圍的資源共享。

2.圖書情報檔案一體化管理的意義。圖書情報檔案一體化管理可以有以下益處：（1）有利于實現資源功享，在高校，圖書情報檔案各部門普遍存在各成一體，獨立管理的現象，難以實現資源共享，已經影響了信息資源的開發、利用和宣傳，制約經濟與社會效益產生的一個亟待解決的實際問題，盡管已經有了網絡系統，圖書情報檔案之間橫向聯系很少，根本實現不了信息資源共享，因此，建立圖書情報檔案一體化，搭建一個信息中心服務平臺，圖書館、情報研究所和檔案館三者通過網絡平臺就可以跨越各自部門和實體的局限，相互利用，做到資源合理共享。（2）有利于加速圖書情報檔案工作技術現代化的進程，對圖書情報檔案一體化管理，可以采用電子計算機技術，使圖書、情報、檔案信息的輸入、組織、檢索、統計、通訊等工作自動化；可以采用光學技術使圖書、情報、檔案資料實體的貯存、傳遞縮微化；可以采用聲像技術使圖書、情報、檔案資料的利用視聽化，利用網絡化系統使圖書情報檔案管理服務自動化，還可以避免重復處理、重復數字化、重復開發軟件等造成的人、財、物各項浪費。（3）有利于提高信息利用率，隨著信息技術的高速發展和人們對信息化認識程度的普遍提高，高校師生對信息的需求愿望比任何時期更為迫切，他們需要及時、迅速、準確的信息，而且要多層次、全方位、系統地獲取所需信息。實行圖書情報檔案一體化管理，可以使圖書情報檔案資料互為補充、密切結合，及時轉化為有用的信息，極大方便了師生查閱原始的檔案資料、比較系統地理論數據、參考資料，以及最新的科技發展信息。廣大師生通過網絡系統，更便捷地、多角度地獲取圖書情報檔案一體化信息中心的信息資料的網上查詢，這樣提高了信息資源的利用率。

二、圖書情報檔案一體化管理的必要性

在信息時代，隨著社會的快速發展，全球性、高效率的信息資源共享和傳輸體系正在逐漸形成，以信息知識為基礎的新經濟成為社會發展的主導力量，人類的知識和信息總量在急劇增加，讀者渴望從信息部門得到全方位的信息服務。因此，高校要打破圖書、情報、檔案各自為政的管理體系，建立一個完整的、統一的信息服務系統，實行一體化的信息管理迫在眉睫。

1.圖書情報檔案一體化管理是網絡技術發展的需要。現代技術的廣泛應用為圖書情報檔案一體化管理打造了良好的物質基礎和生存環境。隨著電子計算機技術、遠程通訊技術和數據庫技術的發展，以電子信息網絡技術為代表的現代信息處理和傳輸技術日新月異，飛速發展。高校不可能獨居信息網絡環境之外生存與發展，為此，高校要搭建圖書情報檔案一體化管理的網絡平臺，促進信息服務的交叉與融合，并完成同國內信息基礎設施與國際互聯網的對接，使高校既可以充分利用校園內、國內乃至國際間信息資源，又能通過網絡將自身的發展成果達到資源共享，實現一體化管理的真實意圖。

2.圖書情報檔案一體化管理是信息發展的需要。信息的快速發展促使高校圖書情報檔案管理向一元化方向努力逐漸得已實現。在我國，通過信息化來加快現代化是國家的既定方針。在全球網絡化的環境中，國際互聯網是人們快速獲取信息資源的最佳渠道，信息管理一元化的概念越來越明顯地顯現在人們的面前，國際互聯網本身就是一個信息資源的巨大樞紐，構成了人類有史以來最大的信息資源網絡系統，為全球范圍內的信息服務提供了有效的手段和途徑。圖書情報和檔案都是整個信息資源網絡系統的組成部分，應當改變孤立、封閉的體系，加強橫向聯系，開展協調合作，首先保證校園內的圖書情報檔案一體化管理，然后組織全國和地區的統一網絡，并與互聯網連接，既便于實現文獻交流與信息共享及優勢互補，也利于節約網絡投資，統一信息管理。

3.圖書情報檔案一體化管理是高等教育課程改革的需要。在高等學校教學課程設置中，情報學、圖書館學和檔案學是源于一體的，具有相同的學術發展淵源，學科的內在體系結構存在著極大的相似性，它們的任務都是以研究社會文獻信息的收集、整理、貯存、開發與利用為目的的。在傳統課程設計中，它們既經歷了一體化，又相對各自獨立過，但隨著高等教育改革發展的需要，原本各自為政的課程體系越來越顯得與當今信息社會發展的不和諧，分化獨立的縱向發展缺乏橫向聯系，封閉守舊的局限性越來越大。因此，當前各高校在信息管理學科教學中都朝著一體化的方向努力，就是把情報學、圖書館學和檔案學置于信息管理的一體化模式下進行的，使培養的人才能夠適應圖書情報和檔案事業不斷發展的需要，更能使他們具備廣泛的社會適應能力。

三、圖書情報檔案一體化管理的保障

高等學校應根據管理體制、設備條件、標準化要求以及工作人員素質等諸多方面確保圖書情報檔案一體化管理，為圖書情報檔案一體化管理提供條件，以便大力推進信息一體化管理進程。

1.領導重視是圖書情報檔案一體化管理順利進行的保證。圖書情報檔案一體化管理工作開展如何，和單位領導的重視有直接關系，如果領導在人力、物力、才力、資金和時間方面給予大量的投入和支持，工作起來得心應手，而還停留在“說起來重要，做起來次要、忙起來不要”的地步，只看到其服務功能，忽視行政協調、監督指導的只能，那困難可想而知了，所以說，領導重視是圖書情報檔案一體化管理順利進行的保證。

2.計算機、縮微和通訊設備的推廣是圖書情報檔案一體化管理的技術保證。在高校圖書情報檔案各個部門都配備一定數量的計算機、縮微機及通訊等設備，幾乎都與互聯網相連接，但網絡觀念和信息數據的傳送和交換意識相對薄弱。在今后加大軟硬件配置的同時，更應該積極推廣計算機、縮微機和通訊設備在互聯網上的應用，建立一個以軟硬件配置為基礎，以計算機、縮微機和通訊設備技術在信息網絡上的應用為核心的圖書情報檔案一體化管理系統，為共享信息資源創造一定的物質條件，確保圖書情報檔案一體化管理技術暢通。

3.加強員工素質培養，為圖書情報檔案一體化管理提供人力保證。在高校圖書情報檔案部門，要培養一支思想解放、知識結構合理、掌握先進信息技術的專業化隊伍，為廣大師生提供全面、準確、鮮活的信息資源。如果沒有一只精良的適應高校發展的圖書情報檔案信息管理的專業化人才，就無法將傳統的信息管理理論揚棄、傳承和發揚下去，更難構建以新的服務理念、服務框架和服務模式為基礎的新型信息管理服務體系。隨著計算機技術在各個行業的廣泛應用，圖書情報檔案管理部門也要適應信息技術發展的需要，逐漸從傳統的手工管理操作向現代化計算機管理方向發展，如聯機檢索、數據處理、信息咨詢服務等。計算機技術在圖書館、檔案館服務上的應用，是信息資源管理上的一次大飛躍，因此，從事信息工作的專業人員對自身的知識和專業技能要不斷的更新、提升和增強，要求工作人員有較高的外語水平，精通圖書、情報、檔案業務知識，熟練的檢索技術，精湛的計算機使用技能。工作人員應該加強和完善自身素質，使自己能夠勝任信息一體化管理發展的新需求。

總之，高校圖書、情報、檔案一體化在高校信息管理中逐步得到完善和發展，然而，它的實現將是一個漫長的過程，實現的模式和步驟也不是單一的，因此，要有步驟、按計劃推進一體化發展進程，要重視一體化理論學習與研究，為規范一體化的實踐提供堅實的理論基礎。

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