論會計電算化對會計工作的影響

劉華忠

摘要分析了新形勢下我國會計電算化的特點及對會計工作的影響,以及會計電算化面臨的主要問題及其原因,并提出了新形勢下會計電算化的發展對策。

關鍵詞會計電算化;會計工作;影響;發展對策

中圖分類號 F232 文獻標識碼A文章編號 1007-5739(2009)14-0392-02

1新形勢下我國會計電算化的特點

會計電算化是會計進入信息化時代的基礎,是企業決策的重要依據,是我國會計體制改革的突破口。從總的情況看,經過多年的實踐和改進,會計電算化的形勢和基礎比較好,基本完成手工會計記帳向電腦會計記帳的轉變。隨著新的會計電算化軟件的應用,會計電算化正從簡單的會計核算系統向綜合的管理信息系統轉變,形成以會計軟件為核心,融管理、計劃、分析為一體的會計電算化管理信息系統。各級各部門都廣泛應用會計軟件,實現了從DOS平臺迅速向Windows平臺轉變;后臺數據庫正逐漸由XBASE數據庫向互聯網絡數據庫轉變。管理機制符合我國《企業會計準則》及其配套的行業會計制度。人員素質逐漸提高,操作水平日益熟練,系統的安全性與保密性加強。

2會計電算化對會計工作的影響

2.1會計賬簿體系虛擬化

(1)賬簿的本質。賬簿,作為存放經分類匯總的會計數據的載體,是一個承前啟后、不可缺少的橋梁與紐帶,手工會計賬務處理的中心問題就是賬簿問題。簿籍只是賬簿的外表形式,賬簿的內容則是賬戶記錄。賬戶就是對會計數據進行分類、歸集而設置的單元。在電算化系統中,會計信息的生成仍然離不開賬戶這樣最基本的存儲單元,但賬戶的存儲并不一定要借助于賬簿來完成。現代信息技術的運用,使賬戶記錄與紙介質呈現出分離的趨勢,紙介質不再作為賬戶分類和匯總數據的唯一載體。實踐已經證明,在磁、電、光等介質保存會計數據的可靠性得以保證的前提下,人們需要的各種核算資料盡可通過調用這些介質上的數據庫文件并加以顯示,完全不必使用紙張作為賬戶記錄的載體。既然賬戶記錄可以完全與紙張分離,那么手工會計中關于賬簿的定義也就不存在了。

(2)電算化系統中的賬簿實際是“虛”的。所謂“虛”,是指磁盤上一般并不存在賬,更不是一個手工賬對應一個磁盤文件。賬簿上反映的數據不外有2類,一類是發生額,另一類是余額。作為記賬對象的發生額數據,來自于記賬憑證,而作為記賬結果的期末(或期初)余額數據,則是在賬簿被登記之后形成的。因此,賬簿記錄只不過是記賬憑證上賬戶記錄的分類、匯總罷了。由于計算機具有強大、快速的數據處理功能,它對記賬憑證庫文件的分類、匯總不過是舉手之勞。而對于賬戶余額,只要保證系統初始化時輸入的初始余額數據正確無誤,以后各個會計期的期末余額也就唾手可得了。因此,電算化系統中的“賬”是憑證庫文件及相關數據(主要是各會計賬戶的期初余額數據)自動地準確無誤地派生出來的。理論上說,保留了憑證庫文件及相關數據,也就保證了賬簿的存在。可見,在電算化系統中,“賬簿”僅僅是沿襲了傳統會計的概念而已,其本質是虛擬化的。

2.2記賬過程虛擬化

記賬,是手工會計賬務處理流程的核心環節。自會計產生以來,就一直與記賬、算賬、報賬時刻相伴、密不可分,從填制憑證、登記賬簿到編制報表等會計處理方法和程序,處處映射和打上了“記賬”的烙印。然而,在電算化系統中,記賬過程卻是一個虛過程,因為并沒有生成實際的賬。這里所謂的“記賬”,就是將賬前憑證庫文件中審核通過的記賬憑證作上過賬標識或者另外形成一個賬后憑證庫文件,表明該記賬憑證已入賬,不允許再對其進行無痕跡修改或作廢、刪除操作。如果有錯誤,只能采用類似于手工會計下的紅字沖銷法,通過輸入“更正憑證”予以糾正。因此,在電算化系統中,記賬環節完全可以取消,即平時不登記日記賬、明細賬及總賬,只將記賬憑證保存在一起,在需要時再采用瞬間成賬的做法:根據科目余額庫文件的期初余額數據和記賬憑證庫文件的科目發生額數據,當即形成所需的“賬簿”并予以輸出。同時,這種瞬間成賬的方式也使會計報表瞬間形成成為可能。至于很多財務軟件所提供的記賬模塊功能,主要是為了滿足會計人員的賬務處理習慣,即只有先記賬才能查詢和打印。

2.3對賬環節不復存在

在手工會計中,分類賬分為總分類賬(總賬)和明細分類賬(明細賬)。其登記的原則是“平行登記”,即把來源于記賬憑證的信息一方面記入有關總賬賬戶,同時還要記入該總賬所屬的有關明細賬賬戶,并通過定期對賬來檢查和糾正總賬或明細賬中可能出現的記錄錯誤。這種通過低效率的多重反映和相互稽核來換取數據處理的正確性與可靠性是手工會計核算形式的一個重要特征。然而,對賬是設置賬簿的產物。如果沒有設置賬簿,也就無所謂賬證、賬賬、賬表之間的核對了。計算機本身是不會發生遺漏、重復及計算錯誤的。只要會計軟件的程序正確且運行正常,賬證、賬賬一定是相符的;只要報表公式定義正確,賬表也一定相符。這樣,就使手工會計下的對賬環節不復存在了。事實上,作為手工會計賬務處理重要特征的平行登記已沒有存在的理由,計算機對來源于會計憑證的原始數據并不需要重復處理,而分類賬也沒有必要明確地區分為總賬和明細賬。當然,這并不排除會計軟件中設置類似于總賬和明細賬的數據存儲結構,但這樣的總賬和明細賬之間并不存在統馭與被統馭的關系,其目的只是為了加快信息檢索的速度。

2.4賬務處理流程呈現一體化趨勢

手工會計的賬務處理流程,簡單地說就是:憑證一賬簿一報表,會計人員的工作重點是在填制憑證以后的階段。要形成會計報表,必須經過填制憑證、過賬、結賬、試算平衡、對賬等諸多程序。在電算化系統中,整個賬務處理流程分為輸入、處理、輸出3個環節,首先將分散于手工會計各個核算崗位的會計數據統一收集后集中輸入計算機,此后的各種數據處理工作都由計算機按照會計軟件的要求自動完成,不受人工干預。從輸入會計憑證到輸出會計報表,一氣呵成,一切中間環節都在機內自動處理,而需要的任何中間資料都可以通過系統提供的查詢功能得到,真正實現了數出一門(都從憑證上來)、數據共享(同時產生所需賬表)。整個賬務處理流程具有高度的連續性、嚴密性,呈現出一體化趨勢,極大地提高了財務報告的時效性。這樣,在手工會計中非常費時、費力和繁瑣的工作,變成了電算化系統中一個簡單的指令或動作。過去需要眾多人員從事的填制憑證、記賬、編表等工作,現在只需要少量的錄入人員進行操作就可以了。因此,手工會計條件下不同會計核算形式的劃分已沒有必要,可以采用一種統一的會計核算形式,這就為實現電算化系統中會計核算形式的通用化提供了前提。

3會計電算化面臨的問題及其原因分析

3.1對會計電算化的認識還不到位

一是由于傳統的手工記賬方式長期被人們所接受,加上目前各項管理都是建立在手工記賬的基礎之上,要改變人們長期形成的習慣方式,有較大難度。二是部分管理人員認為電算化僅僅是“以機代賬”,軟件只需一次投入即可,出現了只重視硬件換代,不注意軟件升級的情況。

3.2缺乏會計電算化專業人才

我國實行會計電算化的單位中,大部分是利用電算化軟件處理日常會計的基本核算,而大量的財務管理和財務分析工作,仍采用手工進行,很多單位因為缺乏高水平的財務管理人員,使財務管理成為空談。同時我國多數企業的會計電算化仍停留于企業內部應用,實現對手工核算的模仿,或者大談如何與企業管理相結合并融入管理信息系統。可以說世界范圍內的會計電算化理論和實務都有相當的局限性。因此我國電算化尚需完備,需要不斷向深度發展。

3.3財務數據與業務不能共享

在電算化實施中,財務數據與業務不能共享,致使財務軟件只在財務部門使用,不僅與企業外部信息系統隔絕,而且與企業內部業務部門也沒有很好的連接,財務部門錄入的數據,基本上只是單純為了記賬,完成事后對業務的反映工作。

4新形勢下會計電算化的發展對策

4.1進一步完善會計電算化的配套法規

隨著會計電算化的普及與財務軟件功能的不斷增加,針對會計電算化工作出現的新問題,對現有的相關法規進一步補充和完善,通過準則類法規對會計電算化進一步約束,使會計電算化工作走上規范化的道路。細化對商品化軟件的評審規定,杜絕軟件的非法功能。

4.2建立健全一整套電算化模式下的規章制度,形成良好的內控環境

這些內控制度的建立應遵循以下原則:

(1)不兼容權限必須分離原則。即對電算化權限嚴格控制,系統操作員以外的操作人員只享有操作權限。

(2)相互制約原則。加強對電算化系統數據輸入、處理、輸出的控制。明確管理員、操作人員、維護人員的職責范圍。

(3)安全、保密原則。安全主要是對軟硬件、文檔的安全檢查保障控制。保密主要是對存取權限進行控制,設置多級保密措施。

(4)內部防范原則。主要是針對個別人容易出現的個人壟斷現象,以及對系統管理人員的監管控制問題進行防范。所有這些都是制定會計電算化規章制度必須加以考慮的問題。

實現功能的多樣化、數據動態化,電算化軟件功能不斷擴張,軟件在設計中應將財務軟件和管理軟件有機結合,一是電算化軟件首先應具有一個完善的會計核算信息系統,除能實現會計基本的核算流程外,還應突破手工核算的模式,拓展核算的領域和職能,增加信息容量,為加強管理打下良好基礎。二是軟件應突破現有的以事后管理為特征的模式,實現事前管理、事中管理和事后管理為特征的模式。三是軟件還應具有通用性,便于溝通、協作和提高。只有這樣才能實現對企業經營活動的計劃和控制功能,并做到動態管理。

5結語

電算化會計理論的基本問題研究透徹了,會計軟件的研制就有了明確的方向和目標,才能更符合會計工作的實際要求。因此,必須加強電算化會計理論的研究,建立較完備的電算化會計理論體系,以適應會計電算化迅速發展的需要。重視并及時解決會計電算化進程中的問題,對提高會計工作水平和會計信息的質量,提高各級企、事業單位的現代化管理水平和經濟效益都會起到極其重要的作用。只要認清形勢、找準現狀、敢于改革,設計出適合計算機處理的、效率更高、數據處理流程和更加合理的會計核算形式,以充分發揮現代信息技術的優勢,才能進一步滿足會計核算與管理的需求。

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