無償獻血檔案的安全管理措施

李文凱

無償獻血者檔案資料真實地記錄了血液質量控制和質量保證的全過程,隨著法制化社會的進程和輸血事業的發展,國家對采供血機構管理越來越規范,科學地管理獻血者檔案及準確地提供、利用檔案為無償獻血事業更好的服務,是維護獻血者、受血者和采供血機構、臨床醫療機構的重要依據。實踐證明,認真做好以下幾個方面的工作是無償獻血檔案的安全管理保障。

一、建立組織,完善機構

1.自我站綜合檔案室成立后,站領導高度重視,成立了由站長任組長,業務副站長為副組長,各科室檔案員為成員的檔案領導小組,把檔案管理工作納入目標管理責任書、制定了檔案長遠發展計劃。

2.建立站、科兩級管理網絡,定人、定崗、定責,責權相結合。站內專門設立兩名有大專學歷的人員任檔案管理員(1人有檔案職稱),檔案管理人員均接受過檔案局組織的檔案業務知識培訓,并取得了結業證書。

3.加大投入,完善設施.建立了綜合檔案室,內設圖書閱覽室、檔案室、辦公室。達到了庫房、辦公室、閱覽室三分開的要求。站領導大力支持檔案管理,多次親臨檔案室指導工作,解決實際問題。安裝了密集架、配備了計算機、打印機、復印機、空調機、防磁柜、處濕機,臭氧消毒機等設備。

二、健全制度,嚴格管理

1.在檔案規范化建設方面,以《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理技術規范》、《獻血法》、《中華人民共和國保密法》等法律法規為依據,結合血站實際工作,制定了《檔案管理制度》、《文件資料的歸檔制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等13種制度和職責。使我站的檔案管理工作有法可依、有據可查。

2.檔案管理科學化,(1)建立了檔案管理網絡,各科室配備一名兼職檔案員,負責收集、整理和移交本科室的檔案資料,做到統一制度、統一管理,嚴格按照ISO9001標準工作程序及《檔案管理制度》進行借閱、利用。(2)在對各種制度進行和檢查的同時,著力抓好“三列入”和“四參加”制度的落實情況,使檔案資料的完整性、準確性得到有力的保障。(3)嚴格檔案的移交制度,本站工作中形成的各門類和載體的檔案,按要求都有不同的歸檔要求,如文書檔案有次年的二月底以前上交、業務檔案有次月十號以前上交、會計檔案有次年的六月底以前上交等。(4)建立完善的查閱(借閱)制度,由于工作須要需查閱的資料,必須有主管領導簽字同意后方可查閱,如有借閱的檔案須有站長批示后才能帶離檔案室,借閱時認真填寫《檔案查閱(借閱)審批表》,當面點清、核對。(5)加強保密制度的管理。無償獻血者的個人檔案直接牽涉到獻血著的隱私權,檔案工作人員和接觸檔案的人員要嚴格遵守《中華人民共和國保密法》,不隨便摘錄檔案信息、談話不涉及機密檔案內容,與本室無關人員不得隨意進入庫房,經常檢查、清點檔案,做到不丟失、不泄密。

三、無償獻血檔案的規范化要求

為防止經血傳播疾病的發生,保證臨床用血和血液質量,國家對采供血機構實行“三統一”(即統一設置采供血機構,統一管理血源,統一采供血),到1998年《獻血法》和《血站管理辦法》的實施,以及2000年的《血站基本標準》的出臺,采供血操作規程越來越規范,各項程序越來越嚴格,其產生的相應資料越來越趨于規范化。

1.自2004年質量體系認證、檔案升級達標(國家二級)后采供血工作更加完善、規范,從獻血登記、體檢、檢驗、采血、成分制備、血液儲存、發放、運輸,到耗材的購置、存放、儀器的運轉等,每一個環節都有記錄。

2.在填寫記錄時,要求字跡工整、清晰,統一采用碳素墨水,打印的資料色彩勻稱、清晰,如有更改的地方必須簽字,并保持原始記錄的原貌。

3.在檔案整理時,嚴格按照《歸檔文件整理技術規范》編寫頁碼、填寫卷內目錄、裝訂,統一使用無酸封皮和檔案盒。

4.存放的庫房做定期和不定期進行抽濕,消毒,并做到防鼠、防蟲、防火、防盜、防潮、防高溫、防塵的七防安全措施。

5.檔案人員對檔案進行清點和檢查,確保賬物相符。

6.檔案的鑒定銷毀應有主管領導和有關業務技術人員及檔案管理鑒定小組進行鑒定,填寫《檔案鑒定銷毀申請表》,經主管領導和科長鑒字批準,銷毀時指定二人以上銷毀人員在場。

總之,對于檔案安全管理工作不僅是檔案員的責任,單位領導高度重視,從各種檔案資料形成環節抓起,各科室人員積極配合下,按照檔案管理要求去做,才能使檔案工作做到科學化、規范化、制度化,才能更好的為無償獻血事業服務,為醫療臨床糾紛提供法律依據 ,充分發揮檔案在輸血事業中的重要作用。□

(編輯/梁永安)