試論檔案保管中的保密工作

岳 薇

[摘 要]以鄧小平理論、江澤民同志“三個代表”重要思想為指導,積極落實中央、省、市加強保密工作的指示精神,適應加入世貿組織新形勢的需要,做好企業保密和對外開放工作。尤其是檔案保密工作,更需要加強管理,完善檔案保密制度,全面促進保密工作的規范化,法制化和現代化管理。本文主要論述檔案管理中保密工作的重要性,及如何進行保管中的保密工作。

一、檔案保管中保密的重要性

檔案,是指國家機關、團體、企業、事業單位和個人在政治、經濟、科學、文化等實踐活動中形成的,具有查考利用價值,應當歸檔保存的文件、圖表、聲像等材料。

這些檔案材料,從國家檔案的總體而言,它是黨和國家秘密的重要組成部分,是黨和國家的寶貴財富,是廣大干部,科技人員的智慧結晶,也是各個領域科學技術研究成果的真實記載。這些檔案是整個國家歷史活動最權威的反映,它的本質是信息,具有真實原始記錄的屬性。各部門、各行業、各企業、事業等單位在不同的領域范圍內,形成著各自不同的檔案材料,這些檔案產生的渠道,內容不同,它的服務對象和保密范圍就必然不同,一般的說,只要是檔案,都有較強的秘密性,不過是利用范圍的大小和密級程度的高低不同而異。

還在黨成立初期,毛澤東就深知保守黨的機密、檔案保密管理的極端重要性。1923年毛澤東在中共三大上被選為中共中央執行委員會秘書,成為我們黨的第一任秘書。根據《中國共產黨執行委員會組織法》的規定,“秘書負責黨內外文書、通訊及開會記錄之責任,并管理本黨文件”。當時在國內并沒有專門的檔案管理機構,管理本黨文件也可以說是管理本黨檔案。毛澤東在管理文件檔案工作上采取了許多有益的措施,其中一個重要措施,就是在全黨樹立管理文件檔案的保密觀念。1942年初,中央書記處辦公廳機要科一位同志給毛澤東送去一份重要電報,而電報是從該同志上衣口袋里取出來的,細小的舉動被毛澤東察覺,他親切地對這位同志說:“衣兜里裝文件不利保密,也容易折壞”,說著順手從辦公桌上抽出一張紙,提筆寫上“保守黨的機密,慎之又慎”十個大字。幾十年來,毛澤東的這個題詞成為了各級國家工作人員,特別是機要、秘書、檔案工作人員的座右銘。由此可見,在殘酷的戰爭環境下,機要文件保管中,保密工作的重要性已經強調到無以復加的地步。

在現代社會中,隨著我國加入世貿組織和對外開放工作的進一步深入以及市場經濟的逐步建立,保密和竊密斗爭愈演愈烈,手段更加高明,措施令人防不勝防,泄密事件時有發生。因此,在檔案保管中的保密工作的重要性日益突出,對我們的檔案保管工作也提出了新的更高的要求。檔案保管中保密工作的難度進一步增大,保密工作的角度日趨多元化,保密工作的方式日趨多樣化。我們的檔案保密工作也正面臨著新的更加嚴峻的挑戰。

二、檔案保管過程中的保密工作

1. 檔案庫房管理的保密工作。檔案的庫房管理是檔案保管工作中的主要體現形式,也是檔案保管中保密的重點。檔案庫房要符合保管檔案的要求,從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設在辦公樓的最底層,庫房門窗等應專門加固,以防盜竊。要配制鐵柜存放檔案,并備有消防器材,去濕機、樟腦等防火、防潮、防蟲的設備。還應盡量做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。嚴禁在庫房和閱檔室吸煙,存放雜物和易燃易爆物品,要保持庫房清潔衛生和適宜的溫濕度。檔案室是機要重地,應指定專人負責管理,制定嚴格的庫房管理制度,非管檔人員不得入內。管檔人員不準擅自向他人提供檔案或泄露檔案內容。下班前檔案要歸入庫,并檢查門窗、電源關閉切斷情況。庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施每半年檢查一次。實踐證明,檔案庫房的科學管理,是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

2. 檔案的保密管理。(1)提高絕密檔案管理人員的素質。檔案管理人員具有較為特殊的地位和身份,他們對保守秘密比一般工作人員負有更重大的責任,因此,檔案保密工作好與壞,檔案管理人員的個人素質是關鍵。檔案管理人員必須要有極強的責任心、事業心和高度的保密意識。無論在什么場合,都應做到守口如瓶,萬無一失,把保守檔案秘密作為自己的職責和應盡的義務。(2)加強檔案的日常管理。檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理,必須經指定領導人審批,認真履行登記、簽字手續,任何人無權擅自調閱。檔案使用完畢后應及時清對、檢查,發現失密、泄密問題,應及時查明原因。嚴禁任何個人私存他人的檔案材料,對私自保存,拒不交出檔案的,應視情節輕重,予以嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》,《中華人民共和國保密法》的人員要依法處理。

3. 做好檔案密級的調整工作。要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯合制發的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神,嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準,做到有法必依,執法必嚴,違法必糾。主動接受保密部門對調密工作的監督指導,齊心協力共同搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限,確定哪些檔案能開放利用,哪些限制在一定范圍內利用,哪些還不能提供利用,為今后進一步搞好規范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。

三、結論

目前,我國以檔案室為基礎、檔案館為主體、檔案行政管理為組織協調、檔案教育和科研為條件的門類齊全、結構合理、管理科學、有效服務、與社會主義各項事業的發展相適應的檔案事業管理體系已經形成,并且逐步地完善起來。人們對檔案的認識和檔案的保密觀念正在逐步形成和增強,檔案保密是關系到黨和國家安全及人民的利益,涉及民族興衰的大問題,在新的歷史時期更為重要,保密工作已經成為我國各項事業的重要組成部分。在全球信息一體化的今天,我們應該以鄧小平同志關于建設中國特色的社會主義理論和江澤民同志“三個代表”重要思想為指導,在以胡錦濤同志為核心的黨中央的正確領導下,以毛澤東的光輝實踐為榜樣,深化改革,開拓進取,積極主動地做好檔案的保密工作,努力為中國特色的社會主義建設事業服務。□

(編輯/丹桔)