檔案管理工作目前情況的調研分析

王玉峰 孫立蓮

檔案管理是企業提高文化軟實力建設的重要組成部分。隨著全局經濟和社會事業的快速發展,檔案工作在功能定位、基礎設施、資源建設、現代化管理等方面面臨著新情況、新問題,特別是在履行公共服務職能方面的問題日益突出,難以適應公共服務的需要,為此要進一步提高檔案提供公共服務的能力,切實發揮檔案機構的作用。

一、對我局檔案工作的基本評價

2006年以來,林業局認真貫徹《中華人民共和國檔案法》和《黑龍江省檔案管理條例》,努力完善檔案機構建設,推進檔案軟硬件條件改善,做好檔案管理日常工作,取得了一定成效。

一是強化檔案管理機構和健全工作網絡。檔案科履行對本局機關和基層各單位的檔案工作進行監督指導職能,檔案管理工作逐步規范。二是建立了各項制度,進一步明確了檔案管理的基本工作要求,確保了檔案管理的規范化和制度化。三是規范檔案管理職責。制定相應的檔案人員崗位責任制度,檔案人員都能認真做好檔案的日常收集、整理、管理工作,做好檔案借閱和利用情況的登記。每年通過單位自查等方式開展檔案年檢,提高檔案管理整體水平。四是檔案利用工作有所推進,檔案利用率有所提高。五是信息化建設有所推進,進一步開發了檔案信息資源,提高了檔案的社會利用率,較好地服務了林業局的各項工作和職工群眾。

二、存在的困難和問題

檔案作為特殊的信息載體,有著原始性、真實性、完整性、嚴肅性和長期性的特點,檔案的收集又涉及各項工作的全領域和全過程,具有很強的程序性、規范性和權威性要求。雖然我局的檔案管理工作已經取得了一定的成績,但與當前林區的社會經濟發展和檔案現代信息化發展要求還存在相當的差距。

1.檔案管理意識不夠強。一是部分同志對檔案管理工作缺乏應有的重視和關注。對本職范圍內檔案工作職責不明確,較少過問檔案工作,對有關檔案的法律法規和業務知識了解不深,導致有的單位和部門的檔案管理問題得不到解決,人、財、物保障不足。二是部分單位和部門之間檔案管理工作不平衡。有的單位、部門的檔案管理不夠重視,除業務線上較重視的公文、財務、執法檔案相對規范外,如科技類(包括科學研究、設備儀器、基本建設、產品資料等)、文化類(包括各類文化活動、歷史資料、非物質文化遺產等)及經濟活動檔案(如合同等重要文書)在現階段發揮重要作用的檔案管理問題較多。有的單位、部門檔案管理水平高低不均,差距較大,并且有相當一部分領導和單位還沒有意識到差距存在,沒有及時落實措施加以改進,導致全局檔案管理工作發展不平衡。三是檔案工作宣傳方法較少。檔案管理是一項默默無聞的工作,是功在當代、利在千秋的工作,很難在短期內體現出業績和作用。由于宣傳的活動和載體不多,相關知識和新聞很少出現在各類媒體、簡報上,宣傳力度不強、氛圍不濃。機關干部欠缺檔案概念,自覺管理、依法收集的意識比較淡薄,全員參與和支持檔案管理的良好氛圍尚未形成。

2.檔案管理體系不夠完善。一是檔案管理組織網絡不夠健全。部分單位的檔案管理網絡沒有建立健全,部分單位沒有檔案管理的專兼職人員,管理職能難以落實。二是檔案管理人員缺乏應有的專業知識和精力。檔案管理作為一項具有專業性、系統性的工作,從業人員必須具備強烈的工作責任心,相應的專業知識,花費大量的工作精力。但目前,有些單位的管理檔案人員不明確、不穩定,變動頻繁,管理檔案人員的業務素質和專業化水平總體不高,檔案業務知識培訓很少。三是檔案收集、管理規范和標準不夠明細。一方面,有的單位、部門缺少歸檔的意識。另一方面,省、市制訂的許多專業檔案管理規范、標準未能得到貫徹落實。更重要的是有些重大建設項目的檔案管理缺乏歸檔意識。已經出現有的重要資料遺失,有的重要資料收集不全,有的交接制度不明確,有的檔案資料收集程序缺失等種種問題,工作隱患嚴重。

3.檔案管理硬件建設還難以適應工作需要。隨著檔案庫存量的急劇增加,檔案裝具異常緊張,目前已成為影響和制約全局檔案管理工作發展的突出問題,具體表現在:一是有些基層單位無庫房、無檔案柜(也包括檔案科),一間屋檔案資料散放著,地方小、通風差,與其他雜物同室,“八防”措施無法落實,存檔、閱檔、整理、辦公同室,完全不符合檔案管理標準;有些單位因辦公條件限制,無法落實專用檔案柜,有些部門檔案分散在各職能人員手中,到期不歸檔,致使文件材料遺失。

4.信息化檔案管理工作相對滯后。檔案信息化建設是提高檔案管理效率、整合檔案管理資源的重要手段。今年林業局在資金緊張的情況下,為檔案信息化建設投入了一些設備,但距檔案信息化建設還缺少照相、攝像、復印設備和電子檔案管理系統軟件,檔案信息化建設的任務很重、時間也很緊。但由于檔案信息化管理軟硬件配置不到位,信息化工作量巨大等原因,檔案信息化程度不高,發展較為緩慢。同時,隨著電子政務的推廣,非紙質檔案也越來越多,如文書檔案、人事檔案、城管檔案、勞動保障檔案、影像音像檔案等都要通過大型數據庫開展工作,部門間通過OA辦公系統完成公文往來,工程建設、重大活動、文化藝術類等工作以影像資料形式保存,如何實現這些特殊載體檔案的長期保存和有序管理,迫切需要探索和加強。

三、建議意見

1.進一步提高對檔案管理工作的重視和關注程度。一是要切實加強對檔案工作的領導。要將檔案事業的發展和檔案軟硬件建設列入我局經濟(下轉173頁)(上接171頁)和社會發展計劃,擺入各單位、各部門的重要工作議程,從人、財、物方面給予保障。二是要切實轉變檔案管理工作觀念。牢固樹立檔案管理法制觀念,加大依法治檔力度,從法律層面提高領導干部對檔案管理工作的重視和關注程度。進一步解放思想,轉變觀念,適應新形勢下檔案信息化管理的發展要求,要從單純注重文書檔案管理轉變為同時注重其他門類檔案管理,從注重機關內部檔案工作轉變為同時注重所屬單位檔案工作,從注重檔案實體管理轉變為同時注重檔案信息管理,用改革的精神研究新情況, 解決新問題, 不斷地把檔案事業推向前進。三是要切實加強對檔案工作的宣傳。充分利用新聞媒體、櫥窗、展板、傳單、手冊、教育基地、學術交流、法律宣傳活動等載體和形式,向廣大干部群眾普及檔案法律和業務知識,還要根據不同的環境、不同的人群,如領導干部、各業務部門、具體工作人員、廣大人民群眾等開展有針對性地宣傳教育,通過多形式、多載體、多層面的檔案工作宣傳,著力提高全局檔案意識。

2.進一步完善檔案管理體系。一是完善檔案管理組織網絡。檔案科要加強自身建設,密切與基層單位的聯系,切實承擔起監督指導的重要職能;將網絡延伸到各基層單位、各科室,明確各基層單位、各科室的兼職檔案管理人員,將他們納入全局檔案管理網絡體系中,定期組織培訓教育,提高基層檔案管理水平,完善檔案收集管理職能,要明確到具體單位、具體科室、具體個人,為檔案工作全員參與營造氛圍,打好基礎。二是盡快完善檔案管理相關規范。認真梳理現行各類檔案管理具體規章制度,有針對性地組織相關單位學習掌握這些規范標準,進一步推動我局檔案管理規范化,進一步完善局檔案科開展檔案管理監督、檢查、指導的相關制度,加大考核獎懲力度,把檔案管理工作,納入單位年終目標考評,調動檔案工作人員積極性;盡快明確在工作調整、機構變動、人員調整等重點時期,各類重大建設項目的檔案收集管理、移交機制,確保重要檔案類目收集齊全、整理規范。三是加快硬件建設步伐。超前謀劃、提前介入,切實做好檔案信息化建設工作,改善設備、整合資源,有效緩解現存庫室裝具緊張、保管條件差的突出矛盾,對明顯不符合檔案管理標準的庫室,要及時調整修繕,確保檔案安全,高度重視基層單位檔案管理工作。四是切實加強檔案管理隊伍建設。搞好專兼職檔案管理人員的培訓和教育,不斷提高他們的業務能力,保障檔案工作順利開展,積極采取措施,落實各基層單位檔案管理人員,保證兼職檔案管理人員的業務素質和工作時間,確保檔案工作的延續性、嚴肅性。

3.進一步推動檔案信息化建設。按照伊春市委、市政府下發的《伊春市檔案信息化建設實施意見》要求,進一步明確檔案信息化建設目標,落實檔案信息化配套設施,根據實際發展需要,配備和更新必要的信息化設備;進一步推進檔案管理應用系統建設,實現檔案系統信息化管理網絡互通,資源共享;進一步提高檔案庫房及裝具和各種類型檔案的智能化、規范化管理程度,特別要加強對電子類、數碼影像類等新型檔案載體保存規范的研究探索,保障新型檔案保存的長久性和安全性;充分利用檔案信息資源,推進信息公開化建設,利用信息技術,進一步提高政務公開力度,豐富專題匯編和編研成果,發揮檔案部門參政、資政職能?！?/p>

(編輯/穆楊)