民辦高校檔案信息化工作初探

徐 健

摘 要:本文從研究民辦高校的檔案信息化工作現狀入手,分析制約民辦高校檔案信息化發展的因素,并有針對性地提出對策,通過“機制創新、制度完善、監管強化、資源整合”四方面舉措,破解民辦高校檔案信息化難題,實現民辦高校檔案信息化工作的良性發展。

關鍵詞:民辦高校 檔案信息化

進入二十一世紀以來,信息技術的發展日新月異,由此帶來文件和檔案的信息化已經成為所有檔案工作者無法回避的焦點問題。作為一名高校專職檔案管理員,筆者一直注意對民辦高校檔案工作現狀的觀察與思考。在信息化的大環境下,民辦高校的檔案工作狀況如何?是否還停滯在紙質文件的管理階段?民辦高校的檔案信息化進程存在哪些阻力?出路在哪里?這些都是筆者想要與大家共同探討的問題。

一、民辦高校的檔案信息化現狀

民辦高校作為我國高校群體中的特殊一員和新生力量,一直是眾多專家學者關注的焦點。民辦高校的發展狀況也關系著我國高等教育改革的成效。不過,目前民辦高校的發展還存在許多問題,其中檔案工作發展是比較突出的一個問題。民辦高校的檔案工作主要存在以下幾個難題:

1.檔案管理機制不健全。民辦高校的管理體制和公辦高校有很大區別。許多民辦高校采用企業化的管理機制,為減少開支,舉辦者往往盡力壓縮人員編制、縮減資金投入。這種情況下,民辦高校的檔案工作不受重視,人員編制和經費投入都難以得到保證。陜西省的一項調查統計顯示:全省受調查的民辦高校中,有20%的民辦高校未真正建立學校綜合檔案機構,檔案工作一直沒有統一管理,缺少全校性的檔案管理制度;有60%的民辦高校未真正建立學校檔案工作網絡,未實行部門立卷歸檔制度。由此可見,檔案管理的基礎工作都不能完全開展,更不用說檔案信息化了。

2.檔案管理人員的素質不高。民辦高校的舉辦者不能保證檔案人員編制和經費投入,檔案員得不到培訓機會,知識結構老化,專業技能陳舊。大多民辦高校的檔案管理員同時還要從事辦公室的工作,少數民辦高校甚至沒有檔案管理專業出身的檔案員,往往以辦公室人員充當檔案員。這些人員本身沒有健全的檔案管理及計算機應用專業知識,對信息化前沿動態不甚了解,種種原因都極大地阻礙了民辦高校檔案信息化工作的進程。

3.檔案意識薄弱。民辦高校的檔案工作發展緩慢,與學校管理者的檔案意識薄弱有很大關系。一些民辦高校的舉辦者看重的不是學校的發展和未來,而是眼前的利益得失。調查表明,越是檔案工作發展落后的民辦高校,其管理者的檔案意識越是薄弱。許多人覺得檔案沒有用處或作用不大,不能帶來現實的效益。也有的領導只看重部分重要檔案如人事檔案、學籍檔案的管理,而忽略了其他檔案尤其是電子檔案的搜集和保管。檔案意識的薄弱是民辦高校檔案信息化發展緩慢的重要原因之一。

4.檔案管理機構的硬件設施落后。檔案信息化不僅需要計算機、存儲器等信息存儲設備,還需要復印機、照相機、掃描儀等信息加工設備以及與之相配套的軟件。這些設備技術先進,更新換代速度快,就算是公辦高校也不一定能全部配齊,更不用說辦學經費更加緊張的民辦高校。

二、民辦高校檔案信息化發展策略

針對以上阻礙民辦高校檔案信息化發展的四大難題,筆者給出了以下幾點解決策略:

1.完善民辦高校檔案工作制度。筆者認為,應該在民辦高校舉辦條件中明確檔案經費投入的比例,人員、建筑及設備的最低標準等。同時教育行政主管單位要建立健全考核機制,把檔案信息化工作水平納入民辦高校檢查評估項目。這樣,就可以從制度上保障民辦高校對檔案信息化的投入。可以預見,考核機制的引入將會加強民辦高校舉辦者對檔案工作的重視,逐步改善檔案信息化現狀。

2.檔案工作實行“持證上崗”制度。檔案員必須接受檔案行政主管部門舉辦的從業資格培訓,合格者發給檔案工作從業資格證書。這樣,既可以通過培訓提高檔案員的專業知識和技能,特別是檔案信息化所需要的計算機應用技術和信息管理技術;又可以通過考試淘汰一批不具備檔案管理能力的兼職人員,促使民辦高校管理者聘用專業技術人員提高學校檔案管理水平。“持證上崗”制度的實行,可以有效提高檔案工作人員的業務素質。

3.加強對民辦高校檔案信息化工作的監督檢查。主管部門對民辦高校檔案工作的監管力度不夠,也在一定程度制約著民辦高校檔案信息化工作的發展。有些主管單位沒有把民辦高校的檔案工作放到和公辦院校同等地位看待,總是自覺不自覺地把民辦高校歸入特殊群體,對待民辦高校也是“得過且過”,檢查可以放松,標準可以放低,要求可以放寬。上級主管部門的態度也助長了民辦高校忽視檔案工作的心理。所以,要從根本上扭轉民辦高校檔案信息化工作的不利局面,主管部門一定要強化對民辦高校檔案工作的監督檢查。鑒于現狀,上級主管部門應該對民辦高校傾注更多的關注和指導,使民辦高校更深刻地認識到檔案信息化工作的重要性。

4.通過資源整合,實現效益共享。在調查中,筆者也了解到民辦高校對檔案信息化建設落后的無奈心情。民辦高校本身經費緊張,收入又不穩定,也得不到政府的財政支持。因此,民辦高校有限的經費用于保障教學等主要工作尚有不足,更不用說投入不受重視的檔案管理工作了。筆者在深思以后,提出了一個大膽的設想:借鑒當前經濟領域比較流行的“優勢互補,合作共贏”做法,既然單獨一所民辦高校難以保證對檔案的投入,為何不把同一地區(或者地理位置鄰近)的幾所民辦高校的檔案建設資源進行統一整合,建立一個資源共享的檔案管理機構呢?筆者暫時把這個機構稱為“聯合檔案室”,它是相鄰地域的若干民辦高校因自身經費不足以支持一個現代化的檔案室而把各自的檔案經費集中統一使用,建立一個資源共享的檔案管理機構。建立“聯合檔案室”的好處有以下幾點:(1)“聯合檔案室”的舉辦經費由參與的民辦高校共同負擔,經費短缺問題迎刃而解,可以購買先進的儀器設備,從事檔案信息化的深入加工。(2)“聯合檔案室”的檔案員可以從各民辦高校原來的檔案員中擇優錄用具有檔案專業知識和信息管理技術的人員,就可以實現人力資源的優化。(3)“聯合檔案室”統一管理各民辦高校的檔案,并且檔案室的科研成果由各民辦高校共享。這樣就實現了信息資源的共享。同時,由于實行了檔案的共管,可以此為切入口,在民辦高校之間進行更加深入的交流與合作。總之,建立“聯合檔案室”對于現階段的民辦高校來說有百利而無一害,是一個解決民辦高校檔案信息化建設的好方法。

以上就是筆者對現階段民辦高校檔案信息化建設的一點思考。當然,其中還有許多不成熟的地方,一些理論也沒有通過實踐的檢驗。筆者寫出來與大家共同探討,希望能夠拋磚引玉,合眾家之長想出一個解決目前民辦高校檔案信息化建設問題的好辦法,為民辦高校檔案信息化水平的提高貢獻綿薄之力。

參考文獻:

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作者單位:江蘇省宿遷市宿遷學院