淺談ERP系統下企業的物料管理

方 瑾

摘要:隨著信息計劃的發展,企業資源計劃(ERP)已成為近年來的熱門話題,越來越多的企業已經開始采用ERP產品。文章主要論述了ERP系統中物料管理信息系統的實現,并對在管理實際運用過程中的問題進行了粗淺探討。

關鍵詞:企業資源計劃(ERP);企業;物料管理

一、ERP與物料管理

(一)ERP的啟用

ERP——企業資源規劃系統(Enterprise Resource Planning),是由美國Garter Group Inc 咨詢公司首先提出的,是當今國際上先進的企業管理模式,它的核心是面向供應鏈的管理思想,載體是綜合應用了客戶機/服務器體系、關系型數據庫結構、面向對象技術、網絡通訊等信息技術,按照ERP管理思想設計的軟件產品。它在企業資源最優化配置的前提下,整合企業內部主要或所有的經營活動,協調企業各管理部門圍繞市場導向開展業務活動,使得企業在激烈的市場競爭中全方位地發揮足夠的能力從而取得最好的經濟效益,包括財務會計、管理會計、生產計劃及管理、物料管理、銷售與分銷等主要功能模塊。

在金川公司集團業務高速增長和國內外市場競爭日益加劇的今天,迫切需要提升企業的核心競爭力,公司的整體戰略需要管理信息系統與國內外先進水平接軌,原有的管理信息系統已經成為公司發展的瓶頸,通過實施ERP系統,可以幫助公司在原有經營管理的基礎上,深入挖掘企業內部資源和外部資源,為企業所用。在企業內部,產、供、銷、人、財、物各環節通過ERP提供的功能可以實現電腦化、集成化、自動化,為管理人員提供強有力的管理工具;在企業外部,可以實現企業與供應商和客戶的信息自動交互,從而提高整個采購環節和客戶關系管理的效率,同時,通過ERP系統還可以與第三方的B2B網站全面鏈接,實現網上的電子商務,從而減少大量中間成本,提高公司的市場競爭能力。基于上述原因,公司決定應用ERP管理,結合自身特點實現本企業信息化,實現物流、資金流、信息流的統一,提高企業在市場中的競爭能力。

金川公司從2001年開始ERP項目的籌備工作,先后考察了國內外多家知名ERP廠商。在綜合考慮了軟件廠商的方案、產品、應用經驗、技術實力、開發實力、系統維護成本等因素后,選定中國最大的ERP軟件供應商——用友集團合作實施公司ERP工程。公司的ERP項目依據實際情況,從2004年12月10日開始實施。金川公司ERP項目的上線是金川公司信息化建設的重要里程碑,標志著金川集團信息化水平邁上了新的臺階。

(二)物料管理

物料管理是企業生產經營活動中一項最基本的不可缺少的活動。物料管理就是科學的、系統地計劃、協調控制企業各部門的活動,最經濟、最有效地在合適時機向企業各部門提供合適數量和質量的物料。物料管理工作的范圍從采購計劃開始到接收物料-原材料入庫-出庫配套-在產品計劃與控制-產成品入庫-發貨或銷售-售后服務等。

對于集團型企業來說,下屬獨立核算單位多,業務經營范圍廣,在生產經營中對物料管理就存在一些難點和和問題:

1、計劃申報的隨機性比較強,緊急計劃居多,給供應部門的工作帶來很大困難。

2、運轉效率低下,多頭重復采購,質量參差不齊,價格千差萬別,存在越權采購現象,造成資金儲備高居不下。

3、對物料從一級庫到三級庫的全程監控薄弱。

4、對物料從需求-采購-入庫-出庫的全程預算控制缺乏強有力的預算體系保障,過度控制又無法靈活適應計劃之外的物料采購、入庫、出庫。

5、各子單位信息不暢通,資源不共享,物料不能及時進行相互調配,積壓或物料短缺現象普遍存在。

通過應用ERP管理系統,金川公司徹底打破了原有的粗放管理模式,加強了集團層面的布局,將財務管理、物料管理越來越集中到集團層進行信息共享、服務分享和集中管理控制,更好地發揮了企業的規模優勢:提高了工作效率;統一了總公司的物料參考體系;對于備件、材料的采購、存貨、銷售管理全部納入集中管理,減少了舞弊行為的發生,與財務實現高度集成;實現物流和資金流的統一,減少了存貨管理成本和流動資金的占用;降低了企業運作的風險。

二、在ERP系統下的物料管理系統方案

(一)ERP系統整體解決方案

金川公司為逐步改善企業的管理模式,優化管理流程,提升企業管理理念,進一步保持企業的持續競爭優勢,適應企業國際化戰略經營要求,以及配合財務集中、物資集中管理的新管理方式,在集團內部建立了用友ERP企業資源管理系統。金川公司的ERP解決方案是由集中采購、集團財務、動態會計平臺、成本管理、集團資金管理等7大系統構成。

(二)物料庫存管理信息系統設計開發方案

物料庫存管理信息系統根據其不同的功能要求分為物資代碼管理、進貨簽收管理、物料送檢管理、退貨管理、合格入庫管理、庫存管理、庫存分析、盤點管理、出庫管理以及不良品管理這10個子功能模塊,其流程圖如圖1所示。其中物資代碼管理模塊實現了對全公司的物料進行編碼,并對其進行維護。物資代碼是計算機系統對物料的唯一識別代碼,類似每個公民的身份證號,是計算機管理物料的檢索依據,故物資代碼必須唯一。庫存分析模塊包含了報表統計、庫存量上下限報警和庫存超時存儲報警等子模塊。

三、保障基于ERP系統的物料管理系統運行的措施

(一)完善管理組織機構與制度

現階段,由于受技術和網絡建設等條件的制約,有些國有企業的ERP系統只在總公司和二級廠礦二級模式下運行,還沒有延伸到車間和班組最末一級的情況下,車間和班組加強物料的管理就成為重點,為此應完善管理組織機構與制度,以避免國有資產的流失與浪費。

1、實施“一把手”工程,同時遵循先基礎管理,在“整體規劃,分步實施,重在應用,效益驅動”的指導下走從局部信息化到全部門信息化的路線,實行邊實施邊收益的原則。

2、完善制度和規范業務流程,規范原始信息及信息傳遞渠道。嚴肅一線信息的采集真實性、準確性,建立規范化的數據采集、錄入制度,確保數據采集的高效、真實統一。從制度和流程上,對各種原始單據、報表及其他信息載體中的各種基礎數據和信息進行規范,并制定嚴格、精細的標準。

3、各部門不定期對出現的問題進行網上通報,及時解決。

4、加強對相關人員進行ERP的使用和維護知識培訓,加強各部門員工的溝通和交流。

5、強化內部管理審計制度,協同財務部門、機動能源部門一起對車間、班組的物料管理進行不定期的抽檢,使發現的問題和制度的缺陷能得到及時解決。

(二)加強物料主管部門的素質建設

ERP系統是一個處理信息的系統,它要求特定的活動要在特定的時間進行。那么首先物料經理需要制定一張日程表,將需要注意的事情列入表中并遵循這張表先做最重要的工作。以下是為一家成功實施ERP的企業某物料經理的工作計劃:準備日程計劃、公布生產計劃、修訂生產計劃、復審ERP輸出表、查詢缺貨表、更新發出原料庫存報告、審計成品庫存、活動與問題匯總、編制生產延誤報告、編制外購組件延誤報告、復審提前期。其次在物料經理的工作中,最大的苦惱莫過于庫存過多但又常常缺貨。不難看出,這種現象主要是由以下原因造成的:預測不準確、供應商不可靠、采購時間長而不確定、物流不穩定、質量不佳而導致大量的報廢與返工等。當ERP系統被運用到企業的生產管理中時,由于以上原因造成的失誤是不能被接受的。為此相關主管部門可以通過以下步驟來減少庫存:嚴格車間、班組的采購計劃管理,提高計劃準確率;及時對庫存結構進行分析、調整;把技術管理與供應管理有機地結合起來;對遺留下來的超儲積壓配件,單獨建賬管理;對內平衡調劑利用,對外廣招用戶,折價銷售處理;財務部門要不定期地會同機動、供應部門對車間的物料管理進行抽檢,同時嚴格料單領用制度;財務部門要制訂嚴格科學的責任績效考核制度并認真落實;總公司、各子單位、各相關責任部門每個環節、每個主要責任人都要在減少庫存的工作中擔當角色,使減少庫存同時又避免缺貨的目標成為公司范圍的計劃。

(三)嚴格計劃管理

在ERP系統中,我們也應該嚴格計劃下的采購,所有采購物資的品種及數量由物資部統一下達采購計劃。沒有采購計劃,任何部門不可能實施采購,使計劃、采購、管理職責清晰,最大程度地減少了人為干預,體現了物資采購計劃的嚴肅性,形成了從計劃采購到采購入庫全過程的計算機監控,真正實現了計劃與采購職能的徹底剝離。

(四)加強采購訂單的監控

采購訂單在系統中形成后,相關業務部門可以利用采購訂單查詢功能對訂單進行跟蹤。通過不同物料或供應商的采購訂單編號查詢訂單的執行情況,如批準是否通過、是否收貨、發票校驗等,通過顯示采購訂單歷史可以查看已收貨的物料憑證和對應的財務憑證、發票校驗憑證等信息。通過對采購訂單完成情況報表的開發,提供系統外對采購員進行采購數量和質量的考核依據,實時監控采購合同的執行情況便于采購人員與供應商進行及時溝通。

五、ERP系統的應用效果

ERP管理系統經過幾年來的運行,在公司領導的重視和大力支持下,在各部室的相互配合下,打破了國有老企業的傳統固有物料管理模式。

以生產作業計劃、經營預算為龍頭,以物資資金預算控制為依據,實現集團級、公司級、部門級物資全過程業務規范化、統一化、可視化管理,實現了集團物資管理系統的關鍵控制。

通過“集中采購,集中收貨,集中結算,內部調撥”的集中采購模式,縮短了采購周期,降低了采購成本,規范了業務流程,提高了物資管理水平。

ERP系統的實施規范和理順了公司相關的業務流程。按照ERP系統管理理念的設計要求,定義固化流程;對公司供應鏈中多重管理、業務流程不暢等問題,進行了重新定義和優化。

通過ERP系統的實施,公司的備件庫存管理實現一級庫存管理,減少了管理層次,有效解決了二級庫管理中數據不共享、庫存積壓嚴重、死庫存較多、資金周轉率較低的問題。

實現了集中財務核算與資金管理、集中庫存管理和集中采購管理。業務數據從業務的起始位置采集后逐級向上采集匯總;管理信息穿透各中間管理環節直接統計匯總。對公司的材料、備件、設備、金屬原料、會計科目、工程項目等基礎信息進行了統一編碼,對公司的會計賬簿、固定資產、客商信息、工程項目等檔案信息進行了規范,確保了數據的統一性和完整性。

更加明確了管理責任,使管理流程順暢。特別是在物料供應鏈中,從計劃、合同、廠商、項目、訂貨、驗收、入庫、付款等環節體現出顯著效果。同時也充分發揮了財務在企業管理的作用,為實現記賬型財務向管理型財務的轉變提供了有效的管理基礎;及時為公司提供決策信息,以便公司決策層快速準確地做出決策。

參考文獻:

1、劉海貞.杭鋼ERP物料管理應用特點[J].浙江冶金,2008(8).

2、陳婷.遠光電力ERP-物料管理信息化解決方案[J].電力信息化,2007(5).

(作者單位:金川集團有限公司選礦廠財務科。作者為經濟師)