Ｅｘｃｅｌ統(tǒng)計報表的規(guī)范化設計

袁　藝　張連偉

在政府機關日常辦公中，由上級部門統(tǒng)一制定和設計Excel格式的統(tǒng)計報表模板，發(fā)放到下屬單位填寫后再上報，然后將各單位報表進行合并和匯總處理，從而得到本部門總的統(tǒng)計報表，這不失為一種快捷、便利和高效的數(shù)據(jù)統(tǒng)計方式。然而，在實際操作過程中，由于Excel的功能和界面比Word要復雜得多，很多人Excel的操作水平和熟悉程度都不是很高，在上報的報表中往往會出現(xiàn)擅自改動表格布局樣式、數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一等問題，給上級部門的匯總和合并處理帶來困難。如果上級部門在制定和設計統(tǒng)計報表模板時，從技術上采取一些強制性和預防性的規(guī)范化措施，如表格保護、輸入限制、增加幫助、優(yōu)化界面等，就能大大減少這類問題的發(fā)生。下面就是一些對Excel統(tǒng)計報表進行規(guī)范化設計的實用技巧。

一、規(guī)范數(shù)字輸入

在需要輸入數(shù)字的單元格中如不進行強制性的規(guī)范，用戶有時會輸入漢字數(shù)字、全角數(shù)字等不正確格式的數(shù)字，或輸入超過指定范圍的數(shù)字，或需要整數(shù)數(shù)字時輸入帶小數(shù)點數(shù)字。為減少用戶類似的輸入錯誤，需要對單元格的輸入格式加以限制。其操作步驟是，選擇想要設置輸入限制的單元格，然后點擊主菜單“數(shù)據(jù)/有效性”，在彈出窗口中選擇“設置”頁標簽，之后根據(jù)需要設置相關的輸入限制，如只允許輸入整數(shù)，數(shù)字范圍介于1到100之間等。同時，我們還可以設置輸入提示，提醒用戶輸入正確的數(shù)字；可以在進入該單元格時自動關閉中文輸入法；可以設置輸入錯誤提示，并顯示自定義錯誤信息。以設置輸入錯誤提示為例，其操作步驟是，切換到“錯誤警告”頁標簽，設置錯誤信息的標題為“無效的數(shù)據(jù)輸入”，錯誤信息為“只能輸入大于等于0小于等于100的數(shù)字”，設置好了之后，如果在單元格中輸入非數(shù)字字符或數(shù)字大小超出范圍，就會自動彈出錯誤提示窗口。

二、規(guī)范文本輸入

在輸入文本時，如果明確只需要輸入確定的文本內(nèi)容，如性別、職稱等，則完全可以設置成下拉列表進行選擇，不需要用戶鍵入，從而減少輸入錯誤。其操作步驟是，選擇需要進行內(nèi)容限制的單元格，依次單擊主菜單“數(shù)據(jù)/有效性”，在彈出窗口中選擇“設置”頁標簽，在“允許”下拉列表框中選擇“序列”，然后在“來源”文本框中輸入相應的內(nèi)容，如“男,女”（中間用半角逗號隔開），同時鉤選“提供下拉箭頭”，最后，點擊確定按鈕退出。這時，將鼠標移至單元格，都會出現(xiàn)一個下拉箭頭，點擊該下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇需要輸入的內(nèi)容即可。對于統(tǒng)計報表封面上的標題，由于需要跨多個單元格，可以采用繪圖工具條中的文本框進行輸入。其操作步驟是，依次點擊主菜單“視圖/工具欄/繪圖”，顯示“繪圖”工具條，選擇工具條中的“文本框”輸入標題，并拖放到指定位置。

三、增加幫助提示

在統(tǒng)計報表中增加一些幫助和提示，能避免用戶無謂的摸索，加快操作速度。其操作步驟與上述封面標題的輸入方法是一致的。但為了打印時這些幫助提示語不被打印出來，必須要再另外進行一些相應的設置。其操作步驟是，選取幫助提示語，點擊右鍵，在彈出菜單中選擇“設置文本框格式”，在彈出窗口中選擇“屬性”頁標簽，不鉤選“打印對象”即可。此外，還可以更改需要突出顯示的工作表標簽的顏色，使其更加醒目。其操作步驟是，右鍵點擊工作表標簽，在彈出菜單中選擇“工作表標簽顏色”，在彈出窗口中選擇紅色等醒目的顏色，點擊確定按鈕退出。

四、設置表格保護

為杜絕有的用戶隨意更改表格的設計樣式，必須對表格進行保護，即對普通用戶的權(quán)限進行設置，使得用戶只能操作指定需要填寫的部分，不具有修改包括表頭在內(nèi)的表格其它部分的權(quán)限，從而達到規(guī)范和統(tǒng)一表格布局和樣式的目的。

首先，要對工作簿進行保護，使之不能插入、刪除、重命名、移動和復制工作表等操作。其操作步驟是，依次點擊主菜單“工具/保護/保護工作簿”，在彈出窗口中設置一個易記且較復雜的密碼，按確定按鈕退出。由于設置了密碼，普通用戶就不能隨意取消這種保護了。

第二，要對工作表進行保護。先設置用戶允許操作的區(qū)域，其操作步驟是，選定用戶可操作區(qū)，點擊右鍵，在彈出菜單中選擇“設置單元格格式”，在彈出窗口中選擇“保護”頁標簽，去掉其中“鎖定”選項的選中狀態(tài)。隨后對此工作表進行保護，依次點擊主菜單“工具/保護/保護工作表”，在彈出窗口中設置一個易記且較復雜的密碼，并鉤選“選定未鎖定的單元格”，同時還可根據(jù)需要，分配給普通用戶相應的權(quán)限，如“添加行”、“刪除行”等，最后按確定按鈕退出。這樣用戶就只能在指定的操作區(qū)間進行指定的操作了。