論ＥＸＣＥＬ在會計工作中的應用

孫　瑾

【摘 要】 EXCEL是非常優秀的電子表格軟件，它具有強大的自由制表和數據處理分析等多種功能。因此，使用它可以方便、準確的處理日常會計業務，從而提高工作效率。

【關鍵詞】 Excel；工資核算；資產負債表

會計電算化是一門融會計學、管理學、信息技術為一體的邊緣學科，會計處理的大部分工作是對各種表格進行加工、處理。Excel作為Microsoft公司開發的辦公軟件，是目前最佳的電子表格系統，已經被世界財經管理人員公認為卓越的信息分析和信息處理軟件工具。

一、Excel所具有的特點和功能

1、強大的表格處理功能。Excel具有簡便和靈活的制表功能，表格中數據一旦建好勾稽關系，就會自動刷新。

2、強大的繪圖和圖形處理功能。Excel的強大繪圖和圖形處理功能實現了表、圖、文三者的結合，有利于管理人員進行決策。

3、豐富的函數。Excel提供了大量的函數，包括財務函數和統計函數，可進行復雜的數學計算、財務分析、統計等，數據處理能力非常強大。

4、支持數學模型，提供多樣的分析工具和決策功能。

5、使用外部數據功能。Excel可以讀取和輸出多種格式的數據文件，可以從很多數據源包括會計軟件的數據庫中引入數據，節省獲取基礎數據的時間，提高效率和減少錯誤。

二、以工資核算為例來說明Excel在會計工作中的運用

1、建立工資表的結構

一個簡單的工資表，包括編號、姓名、部門、匯總成實際工資的各小項金額、需要扣除的各項金額、實發工資等項目。首先新建一個工作表，用鼠標雙擊工作表標簽，將其重命名為“工資表”，在“工資表”工作表的A1單元格開始，在該行輸入字段名，即編號、月份、姓名、部門、基本工資、住房補貼、獎金、應發金額、保險扣款、其他扣款、實發工資等信息。根據表格的需要，通過調整單元格的行高和列寬，合并單元格，設置單元格的邊框和底紋等方法，初步編制報表。

2、手工輸入工資表的內容

在輸入基本工資、住房補貼、獎金、保險扣款和其他扣款等項目的數據時，根據實際情況，在對應的單元格里，分別填寫相關數據，在電腦自動產生數據的單元格，不可填寫數據。對于較為復雜而且有相關數據來源的報表，可通過數據轉換的方法編制報表。

3、通過Excel提供的各類函數巧妙的算出工資報表中的應發工資、實發工資及個人所得稅稅額

在本例中應發工資為基本工資+住房補貼+獎金，在H2單元格中輸入公式“=SUM（E2：G2）”，再利用自動填充功能，完成此列的填充。實發工資為應發工資-需要扣除的各項金額-應納稅額，在L2單元格中輸入公式“=H2-J2-I2-K2”，利用自動填充功能，快速求出所有員工的實發工資。

4、個人所得稅稅額的計算

首先根據工資額和納稅基數看所得稅算法，因為不同的應稅所得額有不同的稅率和速算扣除數，其他復雜的情況都可在此方法的基礎上變化得到：應納個人所得稅稅額=（應納稅所得額-扣除標準）×適用稅率-速算扣除數，速算扣除數扣除標準2000元/月（2008年3月1日起為2000元）不超過500元的，稅率5%，速算扣除數為0；超過500元至2000元的部分，稅率10%，速算扣除數為25；超過2000元至5000元的部分，稅率15%，速算扣除數為125；超過5000元至20000元的部分，稅率20%，速算扣除數為375；超過20000元至40000元的部分，稅率25%，速算扣除數為1375；超過40000元至60000元的部分，稅率30%，速算扣除數為3375；超過60000元至80000元的部分，稅率35%，速算扣除數為6375；超過80000元至100000元的部分，稅率40%，速算扣除數為10375；超過100000元的部分，稅率45%，速算扣除數為15375。利用Excel中IF函數的嵌套功能，在K2單元格中輸入公式“=IF（H2-2000<500，H2×0．05，IF（H2-2000<2000，（H2-2000）×0．1-25，IF（H2-2000<5000，（H2-2000）×0．15-125，IF（H2-2000<20000，（H2-2000）×0．2-375，IF（H2-2000<40000，（H2-2000）×0．25-1375，IF（H2-2000<60000，（H2-2000）×0．3-3375，IF（H2-2000<8000，（H2-2000）×0．35-6375，IF（H2-2000<100000，（H2-2000）×0．4-10375，（H2-2000）×0．45-15375）））”，再利用自動填充功能，快速求出所有員工的應納稅額。

至此，工資表數據全部形成，一張完整的工資表就做好了。另外，在實際發放工資時，會將工資按部門統計，我們還可以利用Excel的數據分析功能，如數據透視表功能，可以快速合并和比較大量數據，按照需要進行各種條件查詢。這個實例說明Excel在工資核算方面的運用時，很多繁雜的工作都可以通過靈活運用Excel加以解決。

三、以編制資產負債表為例，簡要說明Excel在會計工作中的運用

1、建立新工作表后，用鼠標雙擊工作表標簽的當前工作表欄，輸入報表的名稱或簡稱（如“×月份資產負債表”即可）并根據報表篇幅的大小設置頁面。

2、填寫報表的文字內容。Excel工作表的第一行作為報表的表名，把第一行合并及居中后，輸入標題“×月份資產負債表”。將第二行留作填寫“編制單位”、“年度”和“單位”。第三行作為表頭，輸入資產負債表的表頭，從第四行起開始制作表體，依次輸入相關項目名，然后，設置表名、表頭、表體和表尾的字體和字號以及縮進。最后，調整各列的寬度（行高自動調整），再設定邊框和底紋。

3、設置報表數據的函數關系。在資產負債表中反映出了資產、負債和所有者權益之間的內在關系，左方和右方應該是絕對平衡的。為防止輸入數據或填制表格時發生錯誤，可以設計一個檢查單元格來檢查表格填制的正確性。條件格式是一種最直觀的方式。例如，可以將“負債和所有者權益總計”數據單元格的條件設定為：“不等于”“資產總計數據單元格”，格式設定為：“圖案”紅色。這樣，一旦“負債和所有者權益總計”不等于“資產總計”，“負債和所有者權益總計”單元格就會出現鮮艷的紅色，以提示填表者資產負債表不平衡。

4、填制報表數據。根據實際情況，在對應的單元格里，分別填寫相關數據；在電腦自動產生數據的單元格，不可填寫數據。對于較為復雜而且有相關數據來源的報表，可通過數據轉換的方法編制報表。

5、數據保護。對于重要的報表，必須進行數據保護，以防他人篡改。具體辦法是選擇“工具欄”中的“保護”功能，輸入密碼后，即可對報表進行保護。

編制會計報表是會計工作中最常見且繁重的手工勞動，具有種類繁雜、編制工作量大、容易出錯等缺點，通過這個實例說明Excel在編制報表方面具有編制簡單快捷、函數關系設置簡便、界面直觀明確、維護修改容易、數據保護嚴密等特點。

隨著Excel電子表格的技術和功能日漸成熟和強大，它具有強大的自由制表、數據處理分析、豐富的函數、靈活多樣的表達方式及能方便的實現與各類財務管理系統軟件的數據共享等特點，利用它與會計電算化理論相結合，可以提高會計人員的工作效率，是會計工作中不可缺少的工具。

【參考文獻】

［1］ 陳毅玲．淺談Excel在會計工作中的應用［J］．科技風，2008，（2）．

［2］ 魏東玲．基于Excel的財務管理信息化［J］．會計信息化，2008，（5）．

【作者簡介】

孫瑾（1982-）男，陜西寶雞人，助理工程師．