新時期檔案信息化建設(shè)存在的問題與對策

楊 晶

我國正處在通過信息化推動工業(yè)化的現(xiàn)代化建設(shè)進程之中。社會對包括檔案信息在內(nèi)的信息工作提出了新的要求。但相對于社會發(fā)展的需要和其他部門信息化建設(shè)的經(jīng)驗,檔案信息化建設(shè)還存在許多亟待解決的問題,而且也迫切需要有一個行之有效的對策。

一、檔案信息化建設(shè)亟待解決的問題

1.指導(dǎo)思想問題。市場經(jīng)濟社會下,任何行業(yè)的發(fā)展必須首先從自身所肩負(fù)的社會使命出發(fā),通過有效履行自身的社會職責(zé)來換取自身發(fā)展所需的外部社會環(huán)境,唯有如此認(rèn)識自身與社會發(fā)展的關(guān)系,才能為行業(yè)發(fā)展找到合適的思想指導(dǎo)。客觀地講,目前檔案工作發(fā)展明顯落后于社會發(fā)展。

2.解決傳統(tǒng)思維定式的影響。在社會發(fā)展不同階段,社會對檔案部門提供信息服務(wù)方式的要求是不同的。在信息技術(shù)不發(fā)達階段,檔案部門為社會提供實體性檔案信息服務(wù)是可行的。隨著社會信息化程度的提高,這種服務(wù)方式作為主體方式而繼續(xù)發(fā)揮作用,其有效性與適應(yīng)性便會出現(xiàn)問題。其最大的問題在于服務(wù)的不便性和高成本,進而不利于工作效率的提高。對此,檔案界人士似乎不以為然。因為在我們看來,這種服務(wù)方式是檔案工作的傳統(tǒng),似乎只有如此服務(wù)才能真正體現(xiàn)檔案服務(wù)的特色。這種根深蒂固的思維定式已經(jīng)構(gòu)成檔案工作順應(yīng)信息化社會的嚴(yán)重障礙。只有破除其影響,我們的思維才能呈現(xiàn)開放態(tài)勢,有效的發(fā)展對策才可能應(yīng)運而生。

3.檔案信息開發(fā)職責(zé)的調(diào)整。從檔案信息資源開發(fā)意義上講,長期以來我們奉行的基本思想是:檔案工作者肩負(fù)為社會進行檔案價值鑒定和信息篩選的職責(zé)。在社會信息化程度處于較低階段,尤其是社會信息技術(shù)不發(fā)達時期,如此處理問題具有明顯的社會適應(yīng)性。

現(xiàn)代信息技術(shù),尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用為檔案界提供了良好的發(fā)展機遇。長期以來,檔案界一直把維護檔案的物質(zhì)安全視為自身的重要職責(zé)。在檔案信息化時代,檔案部門的主要職責(zé)在于促進檔案信息的傳播與社會利用。

4.檔案信息技術(shù)建設(shè)問題。相對于其他文獻信息部門,目前檔案信息技術(shù)現(xiàn)狀顯得相當(dāng)落后。目前檔案部門可用于進行信息處理與傳輸?shù)募夹g(shù)裝備條件十分差。不僅如此,用于支撐檔案信息網(wǎng)上全文查詢的平臺技術(shù)也明顯缺乏。檔案信息化建設(shè)可以走聯(lián)合的道路,即通過與其他信息部門有效合作,開發(fā)出可借助公共信息網(wǎng)絡(luò)進行檔案信息傳播的技術(shù)。

5.檔案信息適時公開問題。信息公開問題一直是檔案信息資源開發(fā)面臨的核心問題之一。在計劃經(jīng)濟社會,受社會管理體制和社會民主化程度的影響,公務(wù)信息的社會披露數(shù)量較少。伴隨市場經(jīng)濟體制的日趨完善,社會信息化程度明顯提高。對反映此類活動的公務(wù)信息,除個別的確有進一步保密的以外,絕大多數(shù)應(yīng)作為公開信息供大眾自由查詢。在檔案信息開放問題上,我們必須與時俱進。

二、檔案信息化建設(shè)的對策

1.建立統(tǒng)一的組織信息化工作體制。目前,在絕大多數(shù)組織中,信息工作呈現(xiàn)明顯的分離狀態(tài)。這種分離狀態(tài)已成為科學(xué)管理的嚴(yán)重障礙。因此,必須建立有效的制度,整合組織中各信息部門或與信息工作相關(guān)的部門的工作,使與組織發(fā)展有關(guān)的信息能做到集中處理。

2.促進組織建立完善的檔案信息形成機制。理性化管理的重要標(biāo)志之一是組織實踐過程留有相應(yīng)的信息記錄。憑借已有的記錄,既可對實踐的合理性進行分析,以不斷提升合理性程度,又可根據(jù)記錄來解決管理中出現(xiàn)的各種問題或紛爭。然而,由于我國現(xiàn)階段管理的理性化程度相對偏低,工作實踐的檔案反映呈現(xiàn)明顯的先天不足。近年來,越來越多的國家運用反傾銷機制來對中國的產(chǎn)品實行限制。應(yīng)對反傾銷指控,關(guān)鍵在于提供系統(tǒng)的有法律效力的文獻證據(jù),其中檔案信息無疑是關(guān)鍵。然而,由于檔案信息不完整,我國許多企業(yè)無法積極地進行反傾銷應(yīng)訴,已給經(jīng)濟發(fā)展帶來巨大的負(fù)面影響。

鑒于此,在檔案信息化過程中,應(yīng)在完善管理理性化的同時,根據(jù)組織實踐各環(huán)節(jié)的職能特征,建立完善的檔案生成制度,并把它納入到工作人員崗位職責(zé)進行認(rèn)真考核,以確保檔案的形成完整性。具體說來,應(yīng)把科技檔案管理中實行的“三納入”、“四同步”機制作為一項基本的工作制度運用于組織各項管理,以確保檔案形成的完整性。

3.建立信息利用機制。由于組織管理的理性色彩比較淡,實踐中許多工作的開展往往憑經(jīng)驗行事,以往工作留下的信息不為人們所認(rèn)知,自然也就談不上有效利用了,結(jié)果要么是工作效率提不起來,要么是給工作帶來不應(yīng)有的損失。究其原因,首要之處在于我們至今尚未建立有效的信息利用機制。許多工作的開展憑想當(dāng)然,在這種情形下,一旦出了問題,責(zé)任人往往由于無力承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任而逃避懲罰,結(jié)果必然是問題層出不窮。深刻的教訓(xùn)提示我們,建立相應(yīng)的信息利用與監(jiān)督機制,對于解決現(xiàn)階段管理中出現(xiàn)的問題有明顯的現(xiàn)實意義。□ (編輯/劉佳)