新時期檔案信息化建設存在的問題與對策

楊 晶

我國正處在通過信息化推動工業化的現代化建設進程之中。社會對包括檔案信息在內的信息工作提出了新的要求。但相對于社會發展的需要和其他部門信息化建設的經驗,檔案信息化建設還存在許多亟待解決的問題,而且也迫切需要有一個行之有效的對策。

一、檔案信息化建設亟待解決的問題

1.指導思想問題。市場經濟社會下,任何行業的發展必須首先從自身所肩負的社會使命出發,通過有效履行自身的社會職責來換取自身發展所需的外部社會環境,唯有如此認識自身與社會發展的關系,才能為行業發展找到合適的思想指導。客觀地講,目前檔案工作發展明顯落后于社會發展。

2.解決傳統思維定式的影響。在社會發展不同階段,社會對檔案部門提供信息服務方式的要求是不同的。在信息技術不發達階段,檔案部門為社會提供實體性檔案信息服務是可行的。隨著社會信息化程度的提高,這種服務方式作為主體方式而繼續發揮作用,其有效性與適應性便會出現問題。其最大的問題在于服務的不便性和高成本,進而不利于工作效率的提高。對此,檔案界人士似乎不以為然。因為在我們看來,這種服務方式是檔案工作的傳統,似乎只有如此服務才能真正體現檔案服務的特色。這種根深蒂固的思維定式已經構成檔案工作順應信息化社會的嚴重障礙。只有破除其影響,我們的思維才能呈現開放態勢,有效的發展對策才可能應運而生。

3.檔案信息開發職責的調整。從檔案信息資源開發意義上講,長期以來我們奉行的基本思想是:檔案工作者肩負為社會進行檔案價值鑒定和信息篩選的職責。在社會信息化程度處于較低階段,尤其是社會信息技術不發達時期,如此處理問題具有明顯的社會適應性。

現代信息技術,尤其是網絡技術的廣泛應用為檔案界提供了良好的發展機遇。長期以來,檔案界一直把維護檔案的物質安全視為自身的重要職責。在檔案信息化時代,檔案部門的主要職責在于促進檔案信息的傳播與社會利用。

4.檔案信息技術建設問題。相對于其他文獻信息部門,目前檔案信息技術現狀顯得相當落后。目前檔案部門可用于進行信息處理與傳輸的技術裝備條件十分差。不僅如此,用于支撐檔案信息網上全文查詢的平臺技術也明顯缺乏。檔案信息化建設可以走聯合的道路,即通過與其他信息部門有效合作,開發出可借助公共信息網絡進行檔案信息傳播的技術。

5.檔案信息適時公開問題。信息公開問題一直是檔案信息資源開發面臨的核心問題之一。在計劃經濟社會,受社會管理體制和社會民主化程度的影響,公務信息的社會披露數量較少。伴隨市場經濟體制的日趨完善,社會信息化程度明顯提高。對反映此類活動的公務信息,除個別的確有進一步保密的以外,絕大多數應作為公開信息供大眾自由查詢。在檔案信息開放問題上,我們必須與時俱進。

二、檔案信息化建設的對策

1.建立統一的組織信息化工作體制。目前,在絕大多數組織中,信息工作呈現明顯的分離狀態。這種分離狀態已成為科學管理的嚴重障礙。因此,必須建立有效的制度,整合組織中各信息部門或與信息工作相關的部門的工作,使與組織發展有關的信息能做到集中處理。

2.促進組織建立完善的檔案信息形成機制。理性化管理的重要標志之一是組織實踐過程留有相應的信息記錄。憑借已有的記錄,既可對實踐的合理性進行分析,以不斷提升合理性程度,又可根據記錄來解決管理中出現的各種問題或紛爭。然而,由于我國現階段管理的理性化程度相對偏低,工作實踐的檔案反映呈現明顯的先天不足。近年來,越來越多的國家運用反傾銷機制來對中國的產品實行限制。應對反傾銷指控,關鍵在于提供系統的有法律效力的文獻證據,其中檔案信息無疑是關鍵。然而,由于檔案信息不完整,我國許多企業無法積極地進行反傾銷應訴,已給經濟發展帶來巨大的負面影響。

鑒于此,在檔案信息化過程中,應在完善管理理性化的同時,根據組織實踐各環節的職能特征,建立完善的檔案生成制度,并把它納入到工作人員崗位職責進行認真考核,以確保檔案的形成完整性。具體說來,應把科技檔案管理中實行的“三納入”、“四同步”機制作為一項基本的工作制度運用于組織各項管理,以確保檔案形成的完整性。

3.建立信息利用機制。由于組織管理的理性色彩比較淡,實踐中許多工作的開展往往憑經驗行事,以往工作留下的信息不為人們所認知,自然也就談不上有效利用了,結果要么是工作效率提不起來,要么是給工作帶來不應有的損失。究其原因,首要之處在于我們至今尚未建立有效的信息利用機制。許多工作的開展憑想當然,在這種情形下,一旦出了問題,責任人往往由于無力承擔相應的責任而逃避懲罰,結果必然是問題層出不窮。深刻的教訓提示我們,建立相應的信息利用與監督機制,對于解決現階段管理中出現的問題有明顯的現實意義。□ (編輯/劉佳)