淺論檔案信息化建設的發展

王 梅

(貴陽市花溪區新聞信息中心,貴州 貴陽 550025)

中圖分類號:G275.3文獻標識碼:A文章編號:1673-0992(2009)12-037-01

一、檔案信息化建設的重要性及現實意義

檔案信息化在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術,對檔案信息資源進行了處置、管理和提供利用服務的工作。具體的可以理解為檔案信息實現“三化”:一是檔案信息數字化;二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化;三是檔案信息網絡化。

1.檔案信息化建設的重要性

一是可改善檔案管理工作。只有實現檔案作息化,才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理部門從封閉走向開放,從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變,實現檔案信息資源的合理配置、科學管理,為社會提供高效、優質的服務。

二是可用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確,管理措施得當,要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對此,檔案信息有著獨特的優勢,可以發揮重要作用。

三是可為科學研究和知識普及提供智能化服務。檔案信息化,可一次投入,多次產出,遠程服務,資源共享;可縮短二次文獻信息的編著時間,提高檔案信息利用的時效性;可提供豐富的具有地方特色的知識,進行愛國主義教育等。

四是可避免出現“時空黑洞”。隨著計算機網絡技術的發展和普及,電子政務、電子商務等將日趨普及。檔案人員要管好檔案,就是提前介入電子文件和管理工作中,以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息,使信息發揮最大的效益。

2.檔案信息化建設現實意義

檔案管理的信息化、網絡化,可以給管理人員、職能部門帶來顯而易見的效果和收益。

一是檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用,工作量大,效率很低,費時費力。實行信息化后,檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。數據只需一次錄入可以多次利用,即可在檔案管理內部進行數據共享,提高了工作效率。數據錄入后,可以方便地打印出相關的收發文單據、匯總表,打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統計,并形成報表,由計算機處理,可以極大地提高管理人員的效率。

二是檢索查詢方便。傳統的檢索方式,檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來,然后根據記錄到庫房中查找,費時、費力。檔案管理信息化后,可以實現即時查詢,管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式,在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負擔。

三是檔案查借工作可控。檔案管理實現信息化后,查借閱采用計算機管理,操作方便,可以自動產生催還記錄,對過期不還的借閱者進行有效的催還。

四是提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后,部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來,不再是目錄的打字員和檔案的保管員,可以更好地從事檔案的收集和編研工作,提高職能部門的工作效率。五是有效的提供服務。檔案管理的信息化,科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料,提高了工作效率;同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發,提高了研究院整體的工作效率和競爭力,使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管,而是單位內部的信息中心。

二、檔案信息化建設的內容

檔案信息化建設主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設等五個方面。

1.基礎設施建設

主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器,以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等,其核心是計算機網絡。只有建設先進的計算機網絡,才能充分發揮檔案信息化的整體效益。計算機網絡按照網絡連接的距離可分為局域網、廣域網和互聯網等三種類型。

2.檔案信息資源建設

主要包括兩大方面,一是現有館藏檔案(包括紙質檔案、縮微膠片的影像、錄音檔案和錄像檔案等)的數字化;二是收集和接收各種形式的電子文件,然后集成到統一的檔案數據庫中。

3.標準規范建設

這是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障。管理規范包括數字檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等;業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案的文件格式、元數據、對象數據格式標準等;技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。

4.應用系統建設

這是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。我們將依靠上級檔案行政管理部門的有關科研院所和技術力量,選用先進、適用和可靠的檔案管理軟件。

5.人才隊伍建設

這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質放在第一位,加強對計算機網絡技術等方面的培訓。檔案人員要邊學邊實踐,不斷提高檔案信息化管理水平,正確處理好“路、車、貨、交通規則和駕駛員”的關系。“路”,是計算機網絡,“車”是計算機的硬件和軟件,“貨”是檔案數據庫,“交通規則”是標準規范,“駕駛員”是現代信息技術人員。有路無車不行;有了路和車,沒有貨不行;路修得再好,車再先進,沒有優秀的駕駛員,仍是行不通的。因此,檔案信息化建設必須以人為本,并堅持把檔案數據庫作為核心要素來抓。

三、檔案信息化建設舉措

檔案信息化,其核心是管理手段的現代化和保護技術的現代化、管理手段的現代化,檔案存儲環境控制的科學化。加快檔案信息化建設要做好以下幾方面的工作:

1.加強領導,提高認識

要拓寬各級領導的知識領域,在提高領導信息化水平方面多進行一些培訓工作,改變現有的知識結構,以適應信息化建設的需要。

2.加大投入,增配軟、硬件設施

要舍得投入財力,配置與檔案信息化相適應的軟、硬件設施。當前,各級檔案部門的財力主要來源于各級政府,也可以收進資金,加快更新改造的步伐。同時,作為上級檔案主管部門,要與相關部門溝通協商,共同提出解決辦法,在政策上給下級部門創造條件,使檔案信息化建設得到更快的發展。

3.引進和培養信息化建設人才

從目前基層檔案人員學歷上看,大專院校畢業的人員比例偏少,對檔案信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況,比較簡捷的辦法就是調入大專院校畢業生,改變隊伍素質結構,以適應新的工作需要。對有發展前途的年輕同志,要進行業務培訓,培養懂得計算機知識與檔案管理的復合型人才,為檔案信息化建設提供必要的人才保障,促進這項工作的健康發展。?