信息化下的高校檔案管理對策研究

李保存

[摘要]高校檔案信息化建設存在問題頗多,對高校檔案信息化建設的建議有如下:加強基礎設施建設,為高校檔案信息化建設打牢基礎;完善制度建設,健全工作體系,為高校檔案信息化建設提供保障;建設功能齊全的檔案信息數據庫是高校檔案信息化的關鍵;加強安全措施建設確保高校檔案信息化建設安全、實效。

[關鍵詞]信息化 高校檔案管理 對策研究

一、高校檔案信息化建設現狀及存在問題

以河北省為例,高校檔案信息化工作起步較早,目前絕大部分院校已經使用了計算機管理檔案目錄,河北大學、河北師范大學、邢臺職業技術學院等高校還完成了文件級的檔案錄入,變“案卷級目錄”為“文件級管理”。有相當一批院校建立使用了“OA”系統。各高校檔案館還加強了檔案館還加強了檔案信息化制度建設。如河北大學、河北師范大學等一批高校檔案館的門戶網站也陸續建立開通。以河北大學為例,河北大學數字檔案館門戶網站2006年下半年對外開放,到2007年末,可供查詢的檔案目錄數據就達118500條,其中“電子文件中心”提供近6000余份校發電子文件。在文檔的網絡管理方面,不少院校采取了河北省檔案局“科怡之星”網絡管理系統,河北大學檔案館于2008年6月正式在全校范圍內啟用部門預立卷遠程歸檔系統和數字檔案管理系統,并對學校各立卷部門電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔工作進行監督指導。

總體上看,高校檔案信息化建設還處于初級階段,與機關、銀行等部門的檔案信息化建設水平相比還存在著很大差距:檔案信息化建設意識淡薄,思想觀念跟不上形勢發展的需要;缺乏統一的檔案信息化建設標準規范;信息化基礎設施建設薄弱;經費和技術保障還不夠有力,信息化安全保障體系建設不完善:檔案信息化人才隊伍建設需進一步加強。

二、對高校檔案信息化建設的建議

高校檔案信息化建設是高校信息化建設的組成部分,建設過程中要把握以下原則:一是全局性原則,檔案信息化建設須納入高校信息化建設整體規劃,與學校信息化同步發展。二是標準化原則,加強各類標準的制定工作,以有效實現信息互通資源共享。三是經濟性原則,建設標準要與本單位的具體情況相結合,追求投入最小化,效益最大化。四是安全性原則,采取必要措施,確保信息安全,數字檔案可靠和內容的真實。

1.加強基礎設施建設,為高校檔案信息化建設打牢基礎

檔案信息化建設必須建立在一整套現代化軟硬件設備基礎上,此外,實現信息資源的共享還需要特定技術環境一一高速的數字通信網絡。它主要通過三個層次來建設:一是學校檔案館范圍內的檔案局域網式的自動化集成管理,面向檔案館內的整理、編目、利用等主要業務工作環節,使全館業務管理在自動化的基礎上形成一個整體,并向來館的利用者提供檢索和查詢等向聯機服務。二是通過校園網面向學校各教學、科研、管理和服務部門提供服務,用戶可在各自辦公室甚至住宅、宿舍內的網絡工作站上對館藏檔案進行網上利用等服務。檔案館還要通過校園網支持的各種網絡應用系統、如校園管理信息系統、校園圖書情報系統等來實現對電子子文件的收集、歸檔。三是通過校園網連接互聯網,開展合作業務,實現全球高校檔案資源共享。

2.完善制度建設,健全工作體系,為高校檔案信息化建設提供保障

檔案信息化建設目前還缺乏統一標準,在原有的檔案管理規章制度已不適應檔案信息化需要的情況下,高校應根據自身的特點,注意吸收相關行業的管理標準和經驗,制定完善的符合實際需要的標準和制度,以保障檔案信息化建設工作安全、有序地開展。

首先是數字化檔案的收集。收集手段主要通過計算機網絡管理來完成。由于高校校園網建設已達成熟階段,學校各部門均已接通,所以數字化文件歸檔將是一種很便捷的方式,只需各單位文書處理人員在完成本單位形成的電子文件后,通過校園網再轉發一份到檔案管理部門即可。

其次是數字化檔案的保管。由于數字檔案載體的特殊性,檔案存放方式由檔案柜架變為用數字存儲器存儲,保管的重點是保證數字檔案的可讀性和可利用性。

最后是數字化檔案的利用。文件制作與檔案管理采用同一系統軟件,在文件制作的工作平臺上,將文件內容已包含的檢索字節,如文號、題名、密級、作者、時間等用一定的格式固定下來再加上檔案管理的部分編號如檔號等,做到文件制作與編制檢索工具基本同步。

3.建設功能齊全的檔案信息數據庫是高校檔案信息化的關鍵

檔案信息數據庫是一個有組織、系統化的數字大集合,目前高校要建設檔案信息數據庫,其信息一方面來源于現有的館藏檔案,利用數字化技術將其他形式存儲的所有館藏檔案數據信息,通過手工著錄、掃描等形式,轉化為數字記錄方式存儲到光盤、磁盤等各類存儲器中,完成現有館藏檔案信息向數字化的轉化;另一方面,通過對電子文件的收集,按照數字化管理體系進行歸檔、整理轉化為數字化檔案,建立相應的數字化檔案數據庫。

根據高校的特點,所建成的檔案信息數據庫至少要包括以下內容:首先要建立數字化館藏檔案基本目錄數據庫。根據學校各類檔案基本情況,通過著錄標引,建立以原始檔案保存狀態為編目單位的各種檔案基本目錄數據庫,即傳統手工案卷目錄和卷內目錄的數字化,且能通過計算機檢索與編目。其次要建立各類專題數據庫。根據學校現代化管理與發展要求,建立一系列專題數據庫,從目錄到檔案全文內容齊全。最后要建立檔案全文原貌的數據庫。把學校館藏珍貴的黨政檔案、聲像檔案、實物檔案以及人事檔案等類原件或實物,通過掃描或數碼相機攝錄等方式,把檔案原件以圖形方式存儲在計算機,并為其編制題名、責任者、關鍵詞等索引,建立相應數據庫,實現檔案全文原貌的管理。

4.加強安全措施建設確保高校檔案信息化建設安全、實效

檔案實行信息化管理具有快捷、優質、高效的特點,但也存在安全問題。一方面,采用必要的技術手段加以防范。當前各種技術防范手段不斷推出,升級更新,包括加密技術、簽署技術、防寫措施、網絡監控技術和訪問權限控制技術等,都是有效的手段,應該充分綜合運用,提高安全性。另一方面,通過建立完善的安全管理理制度加以防范。檔案工作部門應建立一整套科學、合理、嚴密的管理制度,對每份電子檔案均實行“全過程管理”,從每一個環節解決信息失真的隱患。