我國高校人事檔案管理存在的問題與對策

摘要高校人事檔案工作，是黨和國家干部工作的重要組成部分。新時期如何提高高校人事檔案管理水平是一個嶄新的課題，在社會發展急劇變革的社會背景下，高校人事檔案工作面臨著與整個社會人事檔案工作類似的諸多問題。本文分析了高校人事檔案管理存在的諸多問題并針對這些問題提出了一些解決的措施。

關鍵詞高校人事檔案管理對策

中圖分類號:G647文獻標識碼:A

高校人事檔案工作是高校人事管理工作中一項必不可少的基礎性工作。隨著我國高校教育教學和人事制度改革的不斷深入，人事檔案作為個人和社會的實踐載體，它在人才的選擇、培養、使用和考核等工作中發揮著巨大的作用。然而，從目前高校人事檔案工作來看，依然存在著一些不適應高校教育發展需要的環節。因此，新時期如何提高高校人事檔案管理水平已成為一個不容回避的嶄新的課題。

1 高校人事檔案管理存在的問題

1.1 管理觀念落后、管理模式陳舊

目前，大多數高校對人事檔案的管理仍采用傳統的方式，即個人材料由相應的職能部門在一定時間內送到人事檔案室保存， 這些材料絕大多數是文字材料，在管理手段上，大部分以手工操作為主，工作效率低，準確性較差。

1.2檔案材料收集歸檔難，對其重要性認識不足

高校中部門繁雜、人員眾多且調動頻繁，外出進修、培訓、攻讀學位、出國留學的教師不斷增多。因而，人事檔案材料收集困難，如教職工的年度考核表、青年教師學歷與學位證明材料及各種表彰和獎勵及嘉獎通報材料、各類培訓結業成績、在國外工作學習情況的材料或鑒定材料、畢業生就業報到通知書等等。由于這些材料按上級規定都是必須歸檔的材料，但是教職工缺乏檔案意識和對檔案的重要性認識不夠，不清楚人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，使其歸檔更新不及時，很可能就會造成人事檔案的遺漏，影響其完整性和準確性。

1.3材料格式不規范導致檔案材料整理難

按照要求，每個干部的檔案材料必須裝訂成卷，檔案材料統一使用16開規格的辦公用紙，裝訂后的檔案要做到卷面整潔，全卷整齊、平坦。但是現有人事檔案需要入檔的材料比較多，紙張大小不一。有的材料內容不夠規范，導致內容不夠完整。

1.4人事檔案管理混亂，人檔分離現象嚴重

近年來，各高校辦學規模不斷擴大，人才層次要求越來越高，人才流動成為必然，檔隨人走的人事檔案管理模式面臨挑戰。這就給人事檔案管理工作帶來一定困難，使得我國高等學校干部人事檔案管理工作任務加重，引發一系列的矛盾，不僅會帶來人事檔案管理的混亂，還會導致高校人才大量流失，影響師資隊伍的穩定，更有甚者，還會訴諸法律，產生不必要的糾紛。面臨這樣的形勢，人事檔案管理體系改革勢在必行。

2 加強高校人事檔案管理的對策

2.1加強領導，轉變傳統觀念

堅持把檔案工作作為一項經常性的重要工作納入學校的重要議事日程，加強領導、抓緊抓好。首先，負責干部人事檔案的領導要定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。要改變干部檔案管理較為落后的狀況，應加強對各單位干部檔案工作的領導，切實把干部人事檔案管理工作納入單位重要議事日程，納入目標考核，納入法制軌道，并作為一項長期的任務始終堅持下去。其次，加大資金投入，使硬件設施上檔次。新形勢和新任務已經把檔案管理工作推到一個嶄新的現代化管理階段。人事檔案工作是人才工作的重要組成部分，是組織人事部門選拔使用人才的重要依據，高校人事檔案工作也應由過去側重為政治服務，轉變為側重為教學科研和事業發展服務;由過去單純注重人才的政治歷史，轉移到重視人才的德、能、勤、績、廉的全面情況;由使用經驗型人才向使用管理型、創新型、專業技術型人才轉變;由使用傳統技術型人才向使用高新科學技術型人才轉變。

2.2強化隊伍，提升人員素質

檔案管理包括五個部分:歸檔、核查、保衛、統計、轉遞。歸檔包括文本資料和電子數據存入，核查和保衛是對檔案進行保管和整理，統計是制作人力資源報表的重要依據，轉遞記錄是統計的重要內容。五個部分構成了檔案管理的主體部分。檔案利用包括三個部分:查閱、外借和出具證明。查閱是在指定的場所內進行，外借必須是因特殊需要必須借用人事檔案，要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。制定人事檔案管理制度主要包括以上兩部分內容。具體在制定的時候，可以依據高校自身情況進行整理。

人事檔案管理工作人員應認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，努力提高思想政治素質，嚴格按照《檔案工作條例》規定和各項工作制度的要求，堅持原則，一絲不茍，認真履行工作職責，刻苦鉆研人事檔案管理業務，努力提高管理工作能力和水平，認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《保密法》等法律法規和各項安全保密制度，嚴密保管人事檔案，嚴防失密、泄密，保證人事檔案的絕對安全，認真做好人事檔案材料的收集工作，對收集的材料要詳細登記、認真鑒別、及時入卷歸檔，嚴格履行查(借)閱干部檔案登記、審核、簽批程序，對查(借)閱后的檔案，要認真檢查核對，及時完好地歸入庫房，、熱情接待查(借)閱檔案人員，努力提供優質服務，工作調動時，必須做好檔案和檔案材料及業務文件的交接工作。

2.3科學管理，提高服務質量

人事檔案管理信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處理管理和利用。對高校人事檔案管理實現信息化和網絡化，提高人事檔案管理的現代化水平，實行人事檔案的社會化管理是解決現階段諸多問題的一個有效方法。國外一些發達國家，個人檔案網絡化建設已非常完備，你在任何一所學校、單位學習、工作之后，個人基本信息都會被保存到這份網絡檔案中。其次，提高服務意識和質量，真正地發揮檔案管理的作用。當前，要實現人事檔案部分信息向個人開放。目前，高校人事檔案提供利用是面向組織，任何個人不能查閱自己的檔案。這種制度與民主、公開、透明的現代法治精神不相符。新世紀的高校人事檔案提供利用制度應與時俱進，增加透明度，只要不屬于保密范圍的，個人應享有對自己檔案的知情權。與此同時，要杜絕“棄檔”“死檔”現象的發生。許多流動人員棄檔不顧的一個重要原因就是流動人員人事檔案調檔轉檔難，手續繁雜。而要解決這個問題，關鍵在于建立一個有利于人才流動的人事檔案轉遞和補充更新機制，這就要求利用計算機技術對流動人員人事檔案進行信息存貯、查找進而實現對流動人員人事檔案的現代化和網絡化管理。

2.4建章立制，規范管理程序

按照《中華人民共和國檔案法》等法律、法規的規定，依法管理人事檔案，為國家積累檔案史料。檔案管理人員要及時收集、鑒別和整理人事檔案材料，要按規定辦理人事檔案的查(借)閱和轉遞工作，及時更新有關人員職務(職稱)、學歷、工資等變動信息，積極為上級黨委和有關部門提供人事情況，全力做好人事檔案的安全、保密、保管與保護工作，經常調查研究人事檔案工作的新情況，結合實際制定、完善規章制度，加強業務指導工作，建立和不斷完善人事檔案的信息庫，大力推廣、應用人事檔案現代管理方法和技術，逐步實現人事檔案管理現代化。