論高校辦公室制度建設

【摘要】 在分析辦公室制度建設現狀的基礎上，提出在辦公室正式制度的背后，潛藏著一種不以物質形式存在，對辦公室又具有潛移默化作用的非正式制度。二者都對辦公室的工作效能和管理科學化水平均產生了一定影響。

【關鍵詞】 高校辦公室;制度建設;正式制度;非正式制度

一、高校辦公室制度建設現狀

制度是“一系列被制定出來的規(guī)則，守法程序和行為的道德規(guī)范”。高校辦公室制度建設作為高校制度建設的一個重要組成部分，是高校貫徹落實依法治教、依法治校方略的必然要求和具體體現，是高校辦公室提高工作效能、實現管理科學化的基本保障。

高校辦公室制度建設包括管理體制的設計和運行機制的選擇。高校辦公室管理體制的設計普遍參照政府機關、企事業(yè)單位等社會組織的管理模式，并與總體的社會運行制度相一致，具有一定程度上的穩(wěn)固性和持續(xù)性，進行調整的只是內設機構的增減和組織結構的修正。高校辦公室制度建設主要指的是高校辦公室的運行機制建設。

經過長期的歷史實踐，高校辦公室在運行機制建設上已經積累了相當多的經驗，并形成了一系列的管理制度。這些管理制度以其文字外化的形式和正式發(fā)布的途徑為人們所熟知，并成為了高校辦公室工作人員認真遵守和積極執(zhí)行的管理規(guī)定，它們主要以高校辦公室的主要職能和基本任務為參照，大致包括物品管理、出差管理、印信管理、會議管理、文書檔案管理、調查研究、安全保衛(wèi)、保密管理、車輛管理等方面的制度。近年來，隨著管理科學的發(fā)展，高校辦公室又相繼建立和完善了崗位責任制度、服務承諾制度、限時辦結制度、首問責任制度、AB崗工作制度、否定報備制度等以提高工作效率為主要目的的管理制度。

對高校辦公室的各個方面、各個環(huán)節(jié)進行建章立制，實行規(guī)范化管理是當前高校辦公室制度建設的基本手段和普遍做法。這些制度從不同角度明確了高校辦公室的工作目標、工作思路和工作流程，對于促進辦公室工作人員做到有章可循、照章辦事，職責明確、提高效率，增強責任心、提高自覺性，保證工作質量、減少工作差錯等方面具有極其重要的意義和作用。就目前高校辦公室的制度建設而言，普遍重視和主要著力的往往是以文字形式存在的正式制度。

現實經驗不斷告訴我們，雖然高校辦公室的正式制度建設可能比較完善，不存在無章可循的局面，但是卻也存在一定程度的有章不循或者執(zhí)行不力的情況，這是高校辦公室制度建設面臨的另一種問題。如何使辦公室人員在工作中盡量減少以上問題，使辦公室的管理規(guī)章制度真正落到實處、取得實效，這其中涉及的，便是辦公室正式制度執(zhí)行的外在環(huán)境，以及這一外在環(huán)境對作為制度執(zhí)行者的辦公室工作人員的具體影響等問題。

二、易被忽視的非正式制度

非正式制度主要是“內在的傳統(tǒng)和歷史沉淀”，指由倫理道德、傳統(tǒng)文化、風俗習慣等人們在長期交往中自發(fā)形成并被無意識接受的行為規(guī)范。高校作為一種主要從事文化生產和文化傳承的組織，其自身歷史生成和現實延續(xù)的某些文化、傳統(tǒng)和習慣的作用會比一般的社會組織更加強大。其中最為典型的便是作為傳統(tǒng)和慣例存在的對學術權力的尊重，這種非正式制度已經內化為大學的精神氣質之一，成為平衡大學行政權力、維護大學尊嚴的重要因素。高校辦公室作為高校的重要組成部分之一，不可避免地需要更加注重非正式制度的建設。

作為與高校辦公室正式制度相對應的一種制度形式，非正式制度具有表面潛隱、內在活躍，難以形成和不易變化，零碎而非系統(tǒng)等特點。它通過辦公室及其工作人員長時期在管理模式、行為準則、道德規(guī)范、工作方法、生活方式、風氣習慣等方面累積而成的一些習以為常和不自覺的認識和行為之中得以體現。如計劃管理、分類管理、方案管理等工作模式是高校辦公室長期磨合和探索出來的對有關事務的行之有效的處理形式和方法，一般沒有通過文字等形式進行正式規(guī)定和再次確認，就是一種非正式制度。在處理一些經常性工作或者很久沒有出現的工作情況時，人們普遍喜歡沿用過去的做法，當這一做法被反復運用并一直延續(xù)時，便容易成為一種工作習慣或者傳統(tǒng)，這也成為了辦公室的一種非正式制度。

非正式制度是與辦公室工作相伴而生的一種行為規(guī)范，一經產生便會反過來對辦公室工作產生全面而持久的影響。它們往往以語言的、非語言的、象喻的、隱喻的等辦公室工作人員耳濡目染的潛在形式，對他們產生一種經常性的、潛移默化的作用，使他們時刻處于一種強烈的氛圍感染之中，并在不知不覺中接受陶冶和感化。與正式制度相比，非正式制度在辦公室中形成了一種隱性的氣場，營造了一種彼此默契的氛圍，成為辦公室成員之間一種不成文的心理契約和心理暗示，并通過時間的累積不斷得到強化。在這個過程中，由于非正式制度鮮活的現實和對于辦公室工作人員持續(xù)的影響，使得非正式制度在某種程度上比正式制度更具影響力，更加容易塑造辦公室工作人員的性格，影響他們的精神面貌和工作狀態(tài)，成為他們直觀認識辦公室、如何具體執(zhí)行辦公室正式制度的重要原因。

三、構建更趨完善、有效的辦公室制度

對于高校辦公室來說，制度建設并非只是正式制度的建設，還包括非正式制度的建設。高校辦公室應在堅持合法性、科學性、全局性、系統(tǒng)性等制度建設的基本原則的基礎上，對正式制度和非正式制度一并予以重視，通過對兩種制度形式仔細梳理，全局規(guī)劃，精心培育，積極創(chuàng)新，實現正式制度、非正式制度相輔相成、互相促進，以制度建設推動管理創(chuàng)新，提高工作效能和管理科學化水平。構建更趨完善、有效的辦公室制度，還應該注意以下幾個方面的問題:

(1)解決好制度建設與人本管理的問題。制度設計應堅持以人為本的理念，以制度建設促進人本管理。人本管理包括了解工作人員的內在需求，主動改善工作人員的工作生活條件，激發(fā)工作人員的高層次需求，努力使每個工作人員達到自我管理和自我實現等內容。就是要通過制度建設營造民主、自由、平等的工作氛圍，不斷提高辦公室工作人員的政治素質、思想素質和業(yè)務水平，充分發(fā)揮工作人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，增強辦公室工作人員對辦公室的認同感和歸屬感，對參與的各項工作充滿責任感和使命感，提高辦公室工作人員的凝聚力和戰(zhàn)斗力。

(2)解決好制度建設與文化建設的問題。應將制度建設納入更為寬廣和深厚的辦公室文化建設之中進行思考，使辦公室制度建設融入辦公室文化建設，成為辦公室文化建設包含的物質文化、制度文化、精神文化三種文化形態(tài)中的一種，并從其他兩種辦公室文化形態(tài)中獲得支持和配合。高校辦公室要充分利用自身的文化優(yōu)勢，積極發(fā)揮文化對人的塑造功能，營造優(yōu)秀的辦公室文化，對外樹立創(chuàng)新、高效、和諧的辦公室形象，對內創(chuàng)造一種分工明確、團結協作、集思廣益、奮發(fā)向上的工作氛圍。

(3)解決好制度建設與制度執(zhí)行的問題。制度建設的目的就是為了制度能夠得到切實執(zhí)行，取得實效。正式制度制定以后，高校辦公室除了應該讓辦公室工作人員熟悉制度、掌握制度規(guī)定的工作流程和工作方法以外，還應該從非正式制度、辦公室文化等方面入手，以領導以身作則、率先垂范，工作人員耳濡目染、潛移默化等手段，使制度逐漸內化為辦公室及其工作人員共同的理想信念、價值觀念和行為準則，真正解決辦公室有章可循，有章必循，照章辦事，穩(wěn)步運行等問題，實現辦公室制度化建設的目的。

參考文獻

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