實用在線協作辦公工具推介

教育信息化資源推薦系列

主持人寄語：漫漫求學，一路走來，我常被問起的一個問題是：教育技術是干嗎的?雖然時間不同、語境不同，答案略有差別，但我常喜歡用“橋”作比喻。教育技術在教育和技術之間建立起了一座橋梁，連接并給養彼此。而隨著信息不對稱的消除和教育技術人的努力，兩個領域已不在是“孤島”，橋的價值也日漸消退。

在參與教師培訓的過程中，有個比較深刻的體會，就是信息技術的研究者和使用者往往帶著不同目的和價值取向進入到培訓現場。這往往會使一線教師產生“技術離自己還遠”，或者說“技術無用”的感覺，并進而影響培訓的質量和后續推廣。而平時在和老師的接觸中，又感到信息技術可以為他們的工作提供很多便利，一些需求只是沒有被發現而已。這就促使自己思考，在研究和實踐之間也需要有一座橋梁，為已經非常忙碌的教師做一些遴選的工作。這些技術應該是低技術門檻的，絕不能加重教師的負擔。

帶著這樣的想法，我們將圍繞教師日常工作和生活，以教學、管理、專業發展為切入點，為教師推薦資源、工具和網絡服務，繼續發揮我們教育技術人橋梁的作用。

——上海師范大學 鮑賢清

有沒有碰到這樣的情況，早上急匆匆地來到辦公室，剛坐在電腦前，發現自己U盤沒帶，課件和其他材料都在上面或是有一篇文檔，需要多個人共同編輯，大量的時間卻花在了收發電子郵件上，再或者是電腦遭遇病毒，所有的資料都打不開了……這些問題給教師的日常工作帶來了諸多不便。本期將推薦三類實用的在線協作軟件，它們都不需要在本機上安裝，完全基于瀏覽器，這也是未來軟件應用的一個趨勢。

在線協作文檔編輯

在線協作文檔編輯，除了具備了常用的Microsoft Office的辦公軟件的主要功能外，還支持多人一起編輯創作，是非常實用的在線協作工具，用戶只需有瀏覽器并與互聯網的良好連接，且編輯的文檔保存在公共服務器上。關于在線協作文檔編輯的軟件，比較知名的有Google DOCS、Zoho、ThinkFtee等。這三款軟件都包括在線文本、在線電子表格、在線演示文稿，與Microsoft Office的Word、Excel、PowerPoint相對應，包含了日常工作中所需的絕大多數功能。

與Microsoft Office相比較，這三款軟件的共同點是都提供了一些關于文檔的導入、導出、發布、共享、查看歷史版本的功能，其中“導入”功能可以把現有的Word、Excel、PowerPoint導入到軟件中；“導出”功能可以把在線制作好的文檔導出成Word、Excel、PowerPoint；軟件中的“發布”功能，可以快速地將文檔直接發布到博客上；“共享”功能是可以發電子郵件邀請別人共同編輯文檔，同時可以限制其他人的權限，讓參與的用戶僅有“只讀”的權限或是“讀寫”的權限?！安榭礆v史版本”可以查看自己或者共享者修改過的各種版本，并且可以查看兩個版本之間的不同之處。

這三款軟件也各有特色。

1 Google Docs

據尼爾森公司最近的一個調查發現，Google文件目前的用戶已經達到全球在線辦公軟件用戶的92％。Google文件將所有的辦公文件集中管理，可創建文件夾進行分類、加星號標識，并可直接查看到文檔的創建、修改時間、共享者、直接下載等操作，而不用打開具體的程序進行操作。

下面筆者以Google Docs中的在線表單為例來說明在教師的日常工作中在線文檔的其他用途。

在日常教學中，問卷調查法是教師了解學生情況或者學校了解教師教學情況經常采用的方法。傳統的做法是使用紙質問卷，結果不僅浪費了大量的紙張，也浪費了人力資源。我們就以采用在線問卷調查的方式來取代傳統的做法。用Google Docs的在線表單就可以滿足我們基本的需要，而且操作簡單，使用也非常方便。在做問卷調查時，可以發揮在線協作的優勢，把這個問卷共享給其他老師進行修改，每個修改的版本都會在Google Docs中自動記錄下來，方便查找。

制作過程在這里簡要地敘述一下，打開Google Docs的在線表單，點擊“編輯表單”，就彈出如圖l所示的窗口，在這里面可以添加問題。問題設置完畢后，只須點擊“用電子郵件發送此表單”，而被調查的用戶只要點擊該鏈接，無需在Google上注冊就可以完成問卷調查。而且我們無需手動統計調查結果，Google Docs會自動進行統計結果，我們能看到所提交的問卷的詳細信息。

2 Zoho

Zoho作為完整的在線辦公服務，擁有比Google Docs更完整的功能、更友好的界面，它甚至在Googte Docs離線版出現之前就已經利用Google Cears實現了全面離線功能。而且用戶現在可直接使用Google帳戶(用戶名及密碼)登錄Zoho，而無需另外注冊一個Zoho帳戶。Zoho的另外一個特色是提供了遠程功能，只要是接受了遠程的邀請，那就可以同時看到在線的演示文稿，并且在界面的右下角有一個聊天的功能，可以進行實時交流。當然Zoho也有一些不足之處，如不能通過鼠標拖拽的方式來改變幻燈片中文字、圖片等對象的位置。

3 ThinkFree

ThinkFree是以Java技術做出媲美MS Office的在線Office系統。ThinkFree還提供IGB在線存儲空間，用于存放用戶各類辦公文檔、支持協作應用。ThinkFree將會面向手機用戶提供一個特別的版本，大大方便了多種客戶端的應用能力。新版本的ThinkFree將能支持Microsoft office2007的OpenXML格式，以及離線應用將可適用于Windows Vista與Mac OS X。

在線協作繪圖

Gfifty是一款功能強大的免費在線繪圖工具，界面很友好，能夠很好地支持中文、支持拖拽，提供了很多流程圖實體(包括歷程示意部分、人機界面、網絡等)可供選擇(如圖2所示)，操作也很簡單。除了Gliffy的自帶圖形外，還提供自定義圖形上傳功能(免費用戶允許上傳2M文件)以及基于Yahoo的圖片搜索功能，用戶可以直接拖曳自己上傳的圖片或者雅虎搜索的圖片至操作平臺。

另外，在完成一項制圖之后，可以將自己的繪圖進行保存，免費注冊用戶可以保存5件作品，還可以通過右邊欄的“Blog this diagram”按鈕將作品發布到自己的博客。Gliffy還支持Blog或網站調用，在Gliffy里更改圖表的時候，相應Blog或網站上的圖表也會同步更新。Gliffy擁有很好的兼容性，Glilly編輯的流程圖圖片可以以SVG、JPEG格式輸出，Glilly還能導入Microsoft Visio、Adobe Illustrator、Macromedia Freehand等進行編輯。

支持協同編輯，可以通過e-mail邀請好友，只要好友有瀏覽器并且能夠上網，無論他們在哪里、操作系統是什么，都可以觀看或編輯流程圖。

在上信息技術課的時候，比如在介紹計算機組成或是計算機網絡時，Gliffy就是你的得力助手了，你無需再去網上搜索圖片，只需點擊“Network”的標簽就會看到你所需要的圖片，用起來非常方便(如圖3所示)。

在線協作項目管理

在線協作項目管理是用戶只須有一個注冊賬戶，而不必在軟件、硬件、維護方面做任何投入，便可擁有屬于自己的項目管理平臺，通過瀏覽器便可在任何地點訪問使用。易度(Everydo)拋棄了傳統項目管理的復雜操作，保留了項目管理的精髓，它著眼于促進項目的協作與溝通，沉淀項目知識，簡單實用易用(如圖4所示)。你只需注冊一個易度賬號，簡潔的界面，良好的用戶體驗，提供一組精心設計的實用工具，用戶無需培訓就可輕松上手。現在各行各業的人員都在使用EveryDo，其中也包括了學校的工作人員，點擊網站的使用人員，其中的一個標簽是“學校教研室”，你會看到這樣的話：“我們用EveryDo來準備我們的公開課，共享教案，安排課程，互相交流。我們可沒有什么項目，但EveryDo可以幫助我們做好很多事?！?/p>

○項目的管理與操作界面采用大家熟悉的web郵箱式的結構與布局，所有功能與操作在工作平臺上一目了然。

○企業用戶無需任何培訓就可輕而易舉的使用易度展開自身的工作，真正做到了即看即用。

○此外，易度的開發結合了中、小型企業的特點，從實用性出發，摒棄繁瑣、多余的項目管理與操作流程，融合科學的項目管理方法開發而成。從而使用戶企業達到“高效的工作，讓每個項目產生效益”的目的。

易度的項目管理界面如圖5所示。易度包括項目概覽、消息板、里程碑、寫字板、工作日志、討論區以及文件等七個工具。

就里程碑這個工具來說，它主要展示了項目的階段設置、什么時候完成、由誰來負責，在臨近線提醒(郵件和界面)，滯后報警，督促負責人按計劃進行。負責人在線報告項目進度情況，省去溝通成本。項目的上層管理人員，對所有項目的總體進度情況及存在的問題一覽無余，可追溯項目進展歷史，了解問題所在。

如果學校要求教師制作一些網絡課程供學生學習，或者是做一些培訓課程供其他老師學習，如果隔三差五地讓老師開會匯報項目的進度，這就浪費了老師的很多時間。如果利用這個在線協作項目管理易度的話，只需要上網和瀏覽器，不需要安裝其他軟件，學校就很容易掌控整個網絡課程制作的進度情況，那些參與制作的教師也明白了自己需要做什么，什么時候完成，別的老師的進度到什么樣了。而且現在不僅校內的老師進行協作來共同完成一個任務或是項目，而且也越來越多地需要學校間的協作或地區間老師們的協作。要想讓老師們都聚到一起開展工作，這也是不切實際的，所以利用這些在線協作管理工具是一個不錯的選擇。