中小服裝企業內部控制分析與對策

【摘要】 建立健全內部控制體系是企業強化經營管理、提高經濟效益的有效途徑。本文著重對中小服裝企業的重要業務環節——采購和付款的內部控制設計做粗淺的探討。

【關鍵詞】 中小服裝企業； 內部控制；設計

服裝行業是我國的傳統行業，在國民經濟中具有舉足輕重的地位。根據中國服裝協會調查，我國有服裝生產企業 4.5 萬家左右，從業人員400萬人，年服裝生產能力 150 億件。其中，中小服裝企業占據了相當的比重。中小服裝企業在緩解就業壓力、推動經濟發展、積累資金等方面發揮了重要作用。加入WTO給中小服裝企業帶來了前所未有的機遇，但由于各類經濟制度和法規正逐步完善，缺乏長期的發展戰略，自身發展潛力比較薄弱，因此，也面臨著巨大的挑戰。而這其中企業的內部控制問題在不同程度上影響著中小服裝企業的經濟效益和長遠發展。

本文以一家服裝公司為例，僅就內部控制設計的采購與付款循環進行分析與設計，選擇這個循環主要是由于在內部控制循環中它是最富有代表性的循環之一，涉及的范圍廣泛，也是最為重要的方面之一。

公司采購與付款循環流程為：（1）請購——（2）采購——（3）檢驗——（4）倉儲——（5）復核與記錄——（6）付款，文章將按這個步驟逐一分析。

一、請購環節的內部控制分析與對策

（一）公司內部控制設計

該環節涉及的部門主要是倉儲部，涉及的原始憑證為請購單，其控制目標是保證采購業務在授權下進行。首先，根據標準確定是否提出申請。在請購這一環節，倉儲部對于每種材料都有各自的一個標準量（表1），當材料的存儲低于標準量時方可進行申請。其次，提出請購申請。請購單（表2）由日常負責倉儲管理的管理員填寫，由倉儲部部長審核簽字。

（二）設計優劣勢分析

首先，該公司采用了授權批準控制方法。材料申請購買標準、請購單都經過被授權人的簽字和審核。其次，采用了不相容職務相互分離控制方法。記錄、審核由不同授權的人員擔任，避免了由于人員舞弊造成的失誤。再次，一般預算控制較好。這一方面主要體現在材料申請購買標準當中，其中數量一欄表示在近期內需要購進，一般多指訂單已下，需要該種材料，但是不會馬上投產即不需要近期內交貨的定單所需材料的最低標準線，這樣使公司既不會因為存貨多而浪費大量的占地面積和租金，也不會影響生產和銷售。同時，為了保護資產的安全完整，倉儲部會把所有庫存登記入存貨明細簿。

但該公司在設計上有效性原則考慮不夠全面。關于材料申請購買標準中該公司只是單獨設立一個標準線，根據訂單購進原材料，可以減少因存貨發生的費用，但是應以謹慎性原則為前提，不應將全部材料都采用這種方式，以免由于該種材料的市場缺貨而影響企業的正常生產、銷售。其次，對于特殊授權沒有規定。固定資產等資本支出和其他超常購買沒有在公司內部控制中設定。超常購買指的是要經過特別授權的資本性支出和租賃合同等。

（三）設計對策

針對預算控制方面，應該設為兩個標準線，分別為數量1和數量2，數量1為根據訂單需要而采購的最低標準，數量2為根據企業的歷史情況而做好備用的材料數的標準，并且要根據實際情況的變化及時調整這一標準（表3）。調整該標準時，要由倉儲部門的全體職員根據實際情況和相關數據制定出新的標準表，由倉儲部部長交由總經理審批。備注中應根據該種材料以往的使用情況（產品質量，是否還到這一家進貨等內容）填寫相關內容。

針對特殊授權方面，應由經理負責大額支出與固定資產采購這一方面的授權。當存在這一方面的申請時，要由請購的部門向經理申請，經過經理的批準后才能進行購買。

二、采購環節的內部控制分析與對策

（一）公司內部控制設計

該環節涉及的部門主要是采購部，主要原始憑證是訂購單，其控制目標是保證采購合理合法。采購部的任務是審核請購單、下訂購單、采購。該公司首先根據采購部門所持有的材料申請購買標準進行核對，如果符合標準就審批合格，下達訂購單（表4）。其次，采購部門根據購貨發票的實際內容記錄每次采購材料的各項指標，包括規格、廠商名稱和地址等詳細內容，登記如采購資料表（表5）。

（二）設計優劣勢分析

首先，公司采用了授權批準控制方法。材料申請購買標準、請購單都經過被授權人的簽字和審核，審核由采購部長進行。其次，不相容職務相互分離控制設計良好。記錄、審核由不同授權的人員擔任。訂購單一式四份分別送給以下部門：倉儲部、采購部、檢驗部、財務部。如此，采購部可以根據訂購單進行采購，檢驗部和財務部則可以做好檢驗和付款的準備，提高工作效率且各部門之間相互牽制，防止因控制不當造成的失誤。

但在風險防范控制設計上還有欠缺，表現在采購資料表中項目不夠豐富。采購部門是控制成本的關鍵，因此采購資料表中應盡量豐富，把可能影響生產成本、產品質量的因素增加進來。其次，缺少對采購部的監控，可能發生舞弊行為的風險增大，不利于成本的降低和最佳貨源的選擇。

（三）設計對策

首先，豐富采購資料（表6）。在采購資料方面還應該加入以下幾個要素： 1.重量，因為大多數的材料都和重量有關，因此應該對每種材料的重量進行登記。2.采購日期，這樣方便日后對下一級供應商所提供的商品進行調查和確定供應商的級別。3.具體的聯系方式，如電話、傳真等，以便聯絡。4.品牌名稱，可以更好地區分材料的品質來確定最佳供貨商。其次，針對風險防范問題，應該設立一個監控部門，主要負責：1.確定最佳貨源，將不同貨源的相同種類商品進行性能、品質、價格的比較。2.對于大額的購貨合同，要考慮到不同供貨方的付款條件、可否享受折扣、交貨時間以及供貨方的信譽等有關資料。3.對于一些大額的，像資本性支出、固定資產的購建以及在建工程的投產，監控部門可以根據情況采用公開競價方式確定供應商。4.采購人員要定期輪換，避免不必要的舞弊發生。5.監控部門由檢驗部負責。因為檢驗部對購買的原材料產品等有比較詳細的了解，可以擇優選擇貨源、產品。

三、驗收環節的內部控制分析與對策

（一）公司內部控制設計

這一環節涉及的部門主要是檢驗部。其工作主要是事前監控和事后檢驗，涉及的主要原始憑證是驗收單。該環節的內部控制目標是保證材料的品種、數量、質量、價格符合要求。首先，檢驗部把貨物同訂購單核對，以查是否有疏漏。然后根據實際收到的材料數量、質量填寫驗收單（表7）。其次，檢驗時如果發現短缺或質量缺陷，要查清原因，填寫在備注中。最后，將付款憑證即購貨發票交給財務部。檢驗部檢驗完畢后需要把貨物交還給倉儲部，然后將驗收單送至倉儲部、檢驗部、財務部。

（二）設計優劣勢分析

該環節的設計遵循了預防為主、查處為輔的設計原則。備注內容詳盡，防止舞弊的發生，保證業務活動有條不紊地進行。設立了完善的內部報告控制。各項單據設計完善，有利于事后的追查。但預算控制設計不足。檢驗部對每批貨物的檢驗中應涉及多少人，如何檢驗沒有具體的規定。其次，不相容職務相互分離控制設計不夠完善。抽取樣本的檢驗人員和化驗的人員沒有區分，存在潛在的舞弊風險。

（三）設計對策

針對預算控制方面，檢驗部每次根據貨物的多少而派出相應的檢驗員，對于一些需要進行檢驗的材料，如染料等則抽取樣本進行測試，要等到測試結果出來才可投產。其次，應該將抽取樣本的檢驗人員和化驗人員區分開來，降低潛在的賄賂風險，保證材料的質量和安全。最后，如果是新的供應商，應該調查該公司的信譽狀況，同時記錄在案。

四、倉儲環節的內部控制分析與對策

（一）公司內部控制設計

這一環節涉及的部門主要是倉儲部，涉及的原始憑證主要是入庫單，其內部控制目標是保證材料安全。倉儲部把貨物收回清點后簽收并按照貨物的屬性區分倉儲房間，如液體倉儲房、布匹倉儲房等，確保存貨的安全完整。同時登記入存貨明細簿（表8）并開具入庫單（表9）。入庫單由負責管理該種材料的管理員簽收并開具入庫單，入庫單一式三份，自留一份，其它兩份交由運輸負責人和檢驗負責人。存貨明細簿的登記要由同一人填寫。

（二）設計優劣勢分析

該環節嚴格遵循了財產保全控制原則，設計了存貨/固定資產明細簿和入庫單，以確保資產安全完整。但在存貨/固定資產明細簿中，沒有遵循會計系統控制原則。沒有將存貨按類別分開，不利于會計核算、對賬。在請購環節已將倉儲部介紹完畢，在此不贅述。

（三）設計對策

存貨明細簿應區分低值易耗品、輔助生產材料、庫存商品等各類存貨，以便對企業的資產有較為詳細的了解，保證資產的安全完整。

五、復核與記錄環節的內部控制分析與對策

（一）公司內部控制設計

這一環節涉及的部門主要是財務部，該環節的內部控制目標是保證證證相符，及時入賬。首先，將已由采購部交上來的訂購單和驗收部交來的購貨發票、驗收單進行核對。其次，記錄購貨業務，成本會計將驗收單、供貨單位的發票及訂購單核對后登賬。

（二）設計優劣勢分析

風險防范控制設計良好，將訂購單、購貨發票、驗收單核對后付款，保證復核與記錄的準確與完整，防止由于疏忽引起的潛在風險。但是沒有注重選擇關鍵控制點。關鍵點的正確選擇可以以最低的成本達到最大的控制效果，驗證購貨發票金額的正確性就是很重要的一點。其次，不相容職務相互分離控制不夠完善。在財務部中的付款與登記的人員雖然有所安排但是并沒有具體的分工，若付款與登記人員為同一人，存在舞弊行為的風險加大。

（三）設計對策

首先，正確選擇關鍵控制點。除了正常的核對相關信息之外，還應該對具體的金額等關鍵要素進行重點審核。其次，對不相容職務進行分離，以免不必要的舞弊發生。應該將財務部內部劃分為貨幣資金部與成本費用部，由于長時間在同一崗位容易引發如賄賂這一類的風險，因此人員需要定期輪換或監管。

六、付款環節的內部控制分析與對策

（一）公司內部控制設計

這一環節涉及的部門主要是財務部，該環節的內部控制目標是保證貨款金額正確。公司出納要核對驗收單、供貨單位的發票及訂購單的金額、數目以及付款單位的名稱（名頭）書寫是否正確。符合條件的，出納付款。在付款時，一般用銀行轉賬，除此之外就是支票和現金付款。

（二）設計優劣勢分析

首先，非常注重選擇關鍵控制點，對于現金的管理周密且嚴格。其次，不相容職務相互分離控制。記賬、付款、審核都由不同的人來處理，有效地避免了由于設計不足而發生的舞弊。但對現金匯款這一結算方式沒有進行規定。現金匯款一般由出納人員進行，雖然此類業務較少，但是由于現金管理是公司重要的方面，因此應該對匯款的授權方進行規定。

（三）設計對策

在財務部長授權后，現金匯款由出納人員辦理，關于人員的安排等具體情況視匯款金額由財務部長確定，以保證現金的安全完整。●

【參考文獻】

［1］ 和麗芬.對中小企業內部控制框架構建的思考［J］.會計之友，2008，（5）.

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［4］ 趙文秀，胡淑娟.對加強中小企業內部控制的看法［J］.財會月刊（綜合版），2008，（4）.