廣告財(cái)務(wù)管理的規(guī)范

林麗春　蘭　紅

隨著報(bào)業(yè)向集團(tuán)化發(fā)展，報(bào)社的企業(yè)化程度越來(lái)越高，體制的變遷和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，對(duì)報(bào)社自身的運(yùn)營(yíng)管理提出了更高要求，這就必然要求集團(tuán)建立完善的內(nèi)部控制制度。廣告收入是報(bào)業(yè)集團(tuán)的利潤(rùn)之源，是集團(tuán)賴以生存的支柱。廣告財(cái)務(wù)管理對(duì)報(bào)業(yè)集團(tuán)發(fā)展的重要作用不言而喻。因此。在廣告競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，必須加強(qiáng)報(bào)業(yè)集團(tuán)內(nèi)部控制，規(guī)范廣告經(jīng)營(yíng)的財(cái)務(wù)管理，堵漏增源，提高效益。

廣告經(jīng)營(yíng)的內(nèi)部控制是由總經(jīng)理、部門(mén)負(fù)責(zé)人和全體員工共同實(shí)施的，為收入指標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性、相關(guān)法令的遵循等目標(biāo)的完成提供合理保證的過(guò)程。廣告收入的管理，看似簡(jiǎn)單，實(shí)際復(fù)雜。它的復(fù)雜在于廣告形式的多樣性和廣告流程的復(fù)雜性，一筆廣告業(yè)務(wù)，無(wú)論是整版的宣傳廣告還是豆腐塊的分類廣告，都要經(jīng)歷業(yè)務(wù)員承接廣告、制作人員安排廣告版面、收回廣告款等眾多環(huán)節(jié)。其中涉及到價(jià)格的制訂及核查、稿單的錄入及審批、版面的安排及校對(duì)、廣告款的收取及核銷等一系列工作，每一個(gè)環(huán)節(jié)都與內(nèi)部控制息息相關(guān)。

那么。如何加強(qiáng)廣告經(jīng)營(yíng)管理。規(guī)范廣告發(fā)稿流程。以達(dá)到節(jié)流增效的目的呢?應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：

1，建立完整的廣告價(jià)格體系。定價(jià)決策對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，價(jià)格過(guò)高會(huì)失去客戶，價(jià)格過(guò)低又可能無(wú)利可圖。科學(xué)合理的廣告價(jià)格對(duì)于集團(tuán)的廣告經(jīng)營(yíng)效益非常重要，也是廣告管理的源頭。集團(tuán)應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)情況、結(jié)合自身各媒體的影響力，考慮各項(xiàng)成本因素后，制訂一套完整的價(jià)格管理制度，并適時(shí)關(guān)注廣告價(jià)格執(zhí)行中存在的問(wèn)題，必要時(shí)可根據(jù)市場(chǎng)情況對(duì)刊例進(jìn)行集中調(diào)整。一經(jīng)確定。正常情況下應(yīng)嚴(yán)格按照刊例價(jià)格發(fā)稿。臨時(shí)推出階段性優(yōu)惠政策，必須有嚴(yán)格的審批程序。這決不等同于亂開(kāi)口子降低廣告價(jià)格。

2，嚴(yán)格廣告合同制度。廣告合同是指廣告客戶與廣告經(jīng)營(yíng)者之間、廣告經(jīng)營(yíng)者與廣告經(jīng)營(yíng)者之間確立、變更、終止承辦或辦理關(guān)系的協(xié)議。根據(jù)《廣告管理?xiàng)l例》規(guī)定：“廣告經(jīng)營(yíng)者承辦或者代理廣告業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)與客戶或者被代理人簽訂書(shū)面合同，明確各方的責(zé)任。”廣告部門(mén)受理廣告業(yè)務(wù)。必須與當(dāng)事人簽訂廣告發(fā)布業(yè)務(wù)合同。避免和減少無(wú)效合同。特別對(duì)于刊后付款的客戶，簽訂合同也可保障集團(tuán)權(quán)益，萬(wàn)一欠款不能及時(shí)收回時(shí)可提供法律保障。現(xiàn)行合同一般一式四份，客戶兩份，廣告部門(mén)一份，財(cái)務(wù)部門(mén)一份。廣告部門(mén)合同一般由廣告核查部門(mén)管理，核查部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照合同條款審查付款方式及政策，并建立合同管理數(shù)據(jù)庫(kù)，每月與財(cái)務(wù)進(jìn)行核對(duì)。同樣，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同核對(duì)實(shí)際收款情況，并據(jù)此進(jìn)行賬務(wù)核算。

3，制訂嚴(yán)格的發(fā)稿程序。任何一條廣告的刊發(fā)都必須有刊發(fā)憑證一發(fā)稿通知單。業(yè)務(wù)員承接廣告業(yè)務(wù)后，必須認(rèn)真填寫(xiě)發(fā)稿通知單，有條件的可借助專業(yè)的廣告軟件進(jìn)行管理，將發(fā)稿單及時(shí)輸入數(shù)據(jù)庫(kù)并送交廣告核查部門(mén)審查，核查室應(yīng)根據(jù)廣告刊例、合同等對(duì)價(jià)格進(jìn)行審查，超出常規(guī)的則看是否符合授權(quán)審批權(quán)限。審核通過(guò)后方可交制版室制版，制作室應(yīng)及時(shí)完成版面的安排、廣告內(nèi)容的審核、校對(duì)等一系列工作。發(fā)稿數(shù)據(jù)庫(kù)由業(yè)務(wù)部門(mén)、核查部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)數(shù)據(jù)共享，但是操作權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，財(cái)務(wù)部門(mén)則應(yīng)根據(jù)發(fā)稿數(shù)據(jù)庫(kù)核實(shí)欠款數(shù)，并適時(shí)預(yù)警催收。

4，明確審批管理權(quán)限。權(quán)力是管理的基礎(chǔ)，我們給于某些管理部門(mén)部分決策的權(quán)力，以便整個(gè)廣告經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能夠有序地、規(guī)范地運(yùn)作。但是，授權(quán)也應(yīng)有度，授權(quán)過(guò)多，權(quán)力過(guò)大，容易滋生不良行為。另一方面，授權(quán)不足，又會(huì)出現(xiàn)控制不力的后果。就廣告經(jīng)營(yíng)活動(dòng)來(lái)說(shuō)。權(quán)力主要圍繞廣告價(jià)格和廣告版面展開(kāi)。如廣告價(jià)格、優(yōu)惠政策、結(jié)算方式、廣告版面調(diào)整等等，這些權(quán)力由誰(shuí)來(lái)行使，都應(yīng)該作出明確的規(guī)定。明確了權(quán)力，也等于明確了責(zé)任。

5，加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理。應(yīng)收賬款作為一種商業(yè)信用。具有很大的風(fēng)險(xiǎn)。由此產(chǎn)生的壞賬是一種成本，更是一種損失。

在大力增加廣告見(jiàn)報(bào)量的同時(shí)，及時(shí)清收、管理好應(yīng)收賬款是廣告體系內(nèi)部控制的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，著重要注意以下幾點(diǎn)：

①謹(jǐn)慎選擇結(jié)算方式。對(duì)于一次性客戶、零散客戶，盡量采取刊前付款形式，為避免廣告公司壓占集團(tuán)資金，一般也應(yīng)刊前付款。對(duì)于刊后付款的客戶，應(yīng)簽訂合同，明確付款周期，以制約少數(shù)客戶賴賬和為日后迫不得已的訴訟提供法律憑證。

②對(duì)應(yīng)收賬款應(yīng)按業(yè)務(wù)員的姓名分類整理，并堅(jiān)持定期通報(bào)，及時(shí)催收。防范因管理不嚴(yán)而出現(xiàn)的挪用、貪污及資金體外循環(huán)等問(wèn)題。

③制訂合理的收款制度。對(duì)所有的廣告應(yīng)收款按時(shí)間順序進(jìn)行排序，并結(jié)合客戶的資信程度和具體情況，凡欠款達(dá)到一定期限的。應(yīng)督促業(yè)務(wù)員加強(qiáng)收款力度。及時(shí)向欠款客戶寄發(fā)應(yīng)收賬款對(duì)款單，若客戶對(duì)對(duì)款單有疑問(wèn)，業(yè)務(wù)員應(yīng)配合財(cái)務(wù)人員查找原因，并及時(shí)向客戶解釋。如果客戶有意采取拖延戰(zhàn)術(shù)，拒不結(jié)清欠款，則有必要采用法律行動(dòng)，付諸仲裁或訴訟，維護(hù)報(bào)社利益。

④制訂有效的獎(jiǎng)懲措施。報(bào)社在考評(píng)業(yè)務(wù)員的工作成績(jī)時(shí)。不應(yīng)僅僅依據(jù)回款量：還應(yīng)參考應(yīng)收賬款的大小。回款多，應(yīng)收賬款少的，給予獎(jiǎng)勵(lì)；回款少，應(yīng)收賬款多的，給予經(jīng)濟(jì)上的懲罰。

6，加強(qiáng)財(cái)務(wù)核算管理。毫無(wú)疑問(wèn)，財(cái)務(wù)工作在任何一個(gè)傳媒集團(tuán)中都處于不可替代的重要位置。任何一種經(jīng)營(yíng)行為，都離不開(kāi)財(cái)務(wù)部門(mén)的支持，正如我們前面所述的各項(xiàng)控制措施。財(cái)務(wù)部門(mén)都是其中的重要參與實(shí)施者。財(cái)務(wù)人員應(yīng)將所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)及時(shí)的記錄下來(lái)。真實(shí)、全面的反映集團(tuán)的整個(gè)經(jīng)濟(jì)狀況和財(cái)務(wù)情況，事前加強(qiáng)預(yù)算管理，事中監(jiān)督控制執(zhí)行情況，事后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和分析資料為經(jīng)營(yíng)管理決策提供依據(jù)、做好參考，為集團(tuán)廣告業(yè)務(wù)的發(fā)展壯大保駕護(hù)航。對(duì)于廣告經(jīng)營(yíng)。財(cái)務(wù)部門(mén)還應(yīng)規(guī)范以下幾項(xiàng)管理：

①外借發(fā)票。對(duì)于集團(tuán)大量的廣告客戶，可能會(huì)涉及到需要先將發(fā)票借出。因?yàn)榭蛻粢残枰欢ǖ母犊顚徟绦颍捎谶@部分是未收款而先開(kāi)發(fā)票。因此一定要嚴(yán)加監(jiān)管，明確借票的審批權(quán)限，責(zé)任人，并做好登記，并及時(shí)取得客戶的回執(zhí)及付款承諾，超過(guò)期限未及時(shí)回款的，及時(shí)催收，對(duì)于長(zhǎng)期惡意拖欠的客戶除及時(shí)采取法律手段維權(quán)外，還應(yīng)打入黑名單。

②抵物廣告。有時(shí)候，我們考慮到客戶的實(shí)際情況，如資金周轉(zhuǎn)困難等，并結(jié)合自身的需要，我們?cè)试S客戶用資產(chǎn)或商品抵付廣告款。對(duì)這種抵物廣告。我們首先要與對(duì)方簽訂一份用物品抵廣告的協(xié)議書(shū)，規(guī)定物品的名稱、種類、數(shù)量、成色(新舊、好壞程度)。在物品抵達(dá)集團(tuán)后，要組織有關(guān)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收，財(cái)務(wù)人員在接到有關(guān)部門(mén)開(kāi)出的驗(yàn)收入庫(kù)單并確認(rèn)該物品的所有權(quán)已轉(zhuǎn)移到我單位后，再將該筆廣告應(yīng)收款予以核銷。

③欠收廣告款核銷。集團(tuán)的廣告客戶數(shù)以萬(wàn)計(jì)，刊登的廣告更是不計(jì)其數(shù)，這就需要財(cái)務(wù)人員較為清晰的將回款與每一單廣告對(duì)應(yīng)核銷，具體涉及到一筆回款對(duì)應(yīng)一筆廣告，一筆回款對(duì)應(yīng)多筆廣告，多筆回款對(duì)應(yīng)一筆廣告。多筆回款對(duì)應(yīng)多筆廣告。為了避免銷賬錯(cuò)亂，首先應(yīng)明確付款客戶與廣告刊登方應(yīng)一致，絕不允許用A的錢銷B的賬，確實(shí)存在代理付款的情況，則應(yīng)由付款方出具證明備查。我們可充分利用發(fā)票號(hào)碼和合同號(hào)進(jìn)行管理，廣告做到一稿一單。每一單廣告都有唯一合同號(hào)，已經(jīng)核銷欠款的廣告都應(yīng)注明銷賬的發(fā)票號(hào)碼，這樣就可以很容易的將回款和廣告對(duì)應(yīng)起來(lái)。

總之，建立和完善內(nèi)部控制是報(bào)業(yè)集團(tuán)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下必須而且必然的選擇，報(bào)業(yè)集團(tuán)只有建立完善的廣告經(jīng)營(yíng)內(nèi)部控制體系，規(guī)范經(jīng)營(yíng)，防范風(fēng)險(xiǎn)，才能確保報(bào)業(yè)集團(tuán)取得最大經(jīng)濟(jì)效益，才能在日趨激烈的市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟。