淺談檔案信息資源的開發和利用

李興紅

[摘 要]文章主要論述了檔案信息資源的必要性，以及目前開發檔案信息資源存在的主要問題，從 而在五個方面提出了開發利用檔案信息資源的有力措施。

[關鍵詞]信息資源開發 利用

一、開發檔案信息資源的必要性

檔案是社會文化的重要組成部分，人類社會遺留的一切原始文化成果都是檔案。它對說明過去，印證現在，啟發未來，都具有很重要的作用。因此，在知識經濟時代，應該把開發檔案信息資源作為檔案部門做好檔案工作的中心任務。大力開發檔案信息資源，為社會各方面提供有效服務。大力開發檔案信息資源，提供豐富的檔案史料，是社會主義精神文明建設的重要內容。檔案是政治教育的生動素材，利用檔案中的生動素材進行政治思想教育可以收到良好的效果。檔案作為各項歷史活動的記錄，翔實地記錄一個國家、一個民族、一個地區歷史的曲折歷程和自強不息的奮斗足跡，記錄了新中國社會主義革命和建設所取得的巨大成就，記錄了改革開放以來建設中國特色社會主義事業取得的豐碩成果。

二、開發檔案信息資源的主要內容

（一）編制檔案信息檢索工具

編制檔案信息資源檢索工具，是在檔案實體整理的基礎上，對其中包含的有用信息進行著錄和標引等加工，組織各種檢索工具、索引和指南等，編制檔案信息資源檢索工具是開發利用檔案信息資源的一項關鍵性的工作。

（二）搞好檔案信息的編研工作

開展檔案信息資源編研工作，是在檔案實體整理的基礎上，根據用戶需要，對檔案中的有用信息進行分析、研究、篩選、提煉、匯集和編撰等加工，編輯各種編研成果，為用戶提供系統的檔案信息資源服務，它是一項重要的工作。

（三）采取各種方式，搞好檔案信息服務

開展檔案信息資源多種服務，是指通過多種方式，使開發出來的檔案信息直接與用戶見面，為用戶提供利用。即向用戶宣傳、報道和介紹檔案的內容與成份；向用戶直接提供檔案原件、復制編研成品；根據用戶需要進行查找、咨詢等服務內容。開展檔案信息資源多種服務，實現檔案信息資源的有效利用，是檔案信息資源開發利用的根本目的。

三、目前開發檔案信息資源存在的主要問題

（一）檔案管理機械，檔案館成為單純的資料倉庫。大多數檔案館的工作方式基本上是接收移交的檔案、編目立卷、存儲入庫、查閱調卷四個步驟，檔案館類似于資料倉庫"，活"信息被束之高閣，變成了"死"檔案。

（二）檔案信息資源結構單一

據有關資料介紹，現在很多檔案館的館藏檔案中文書檔案所占比例偏重，而科技、專業聲像檔案所占比例偏小。這樣的館藏結構，從開發檔案信息資源的角度分析，開發利用檔案信息的范圍狹窄。因為社會對檔案信息的需要是多方面的，館藏內容單一就不能滿足社會的多樣性需求。特別值得提及的是，大量文書檔案中涉及經濟內容的較少，因而，使這些檔案信息直接服務于經濟建設，存在著較大的局限性，滿足不了經濟社會發展的需要。

（三）對信息資源開發利用重視不夠

不少人對檔案信息資源的開發利用并不了解，社會的信息意識尚未普遍形成。檔案部門作為一種重要的社會信息機構，其利用工作還沒有引起社會各界需求的重視。這就必然影響檔案利用工作整體需求的下降。同時一個圍繞利用者需要的信息服務系統還沒有普遍在檔案部門建立起來，檔案部門的利用工作無論從人力、物力、財力的投入，各項制度的建立健全以及利用的效果等方面存在一些薄弱環節，使檔案信息資源的開發利用工作沒能很好的開展起來。

（四）開發利用信息資源服務的手段不多

隨著社會主義市場經濟體制的進一步完善和社會信息化程度的普遍提高，人們對信息的需要發生了很大變化，在利用檔案時，不僅要求提供原始信息，而且要求提供經過分析、預測的綜合信息，尤其需要與國民經濟和社會發展密切相關的經濟、科技信息。面對市場經濟發展帶來的信息需求變化，檔案工作者己經做了大量的工作，取得了一些成績。因缺乏市場調研，檔案部門提供的信息成果大多時效性、針對性較差，很難進入信息市場、滿足市場的有效需要，因此，整體效益不高。

四、開發利用檔案信息資源的主要措施

（一）要進一步強化檔案資料的收集和整理

檔案資料是檔案信息資源開發利用的基礎，檔案資料的齊全完整則是檔案資源開發利用的基本條件。因此，必須加強檔案的收集工作，堅持經常收集，拓寬渠道，把各類檔案資料收集齊全，增加門類。逐步建立起門類齊全、結構合理、內容充實、數量充分的檔案信息庫。整理是推動檔案信息資源開發利用現代化進程所必不可少的環節。因此，對收集來的大量檔案，要本著嚴肅認真，勇于負責的態度，逐件逐卷進行整理，防止不應有的疏漏，采用科學的方法，及時、系統地加工整理，使之規范化和標準化，為實現檔案信息資源開發利用的現代化做好必要的準備。

（二）要積極推動檔案信息資源開發利用的現代化管理。

為了更快、更好地開發利用檔案信息資源，必須加快檔案信息資源的現代化管理步伐。首先向改進傳統的檢索手段，以現代化方法取代傳統的檢索模式。其次，以微機檢索為主，進行區域檔案信息網絡管理，有計劃、有步驟地實現全市、全省、全國聯網，最大限度地實現資源共享，以實現檔案信息利用途徑的轉變，有效地開展利用檔案信息資源。在基礎設施建設、硬件設備建設、軟件開發等方面要加大資金投入。配備必要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機，及數碼攝像機等數字化管理設備和各類輔助設施。

（三）針對社會熱點問題開發檔案信息資源。

所謂的社會熱點問題，就是某個時期黨和政府的中心工作、重要工作，人民群眾強烈關心的問題。針對這些熱點問題，把館藏檔案中的有關信息和現實取得的有關信息加以整理匯編，提供給領導機關作為分析、解決熱點問題的參考。這種開發針對性強，對領導決策能起到較大的參考作用，易于引起領導同志的興趣和關注，同時，對推動本地區的經濟發展和社會進步會有較好的促進作用。從發展觀點看，這種形勢的開發為檔案事業的發展也提供了機遇。同時，還要研究和了解社會各界、各種類型的利用者對檔案信息的需求情況，編研一些具有指導性、實用性的檔案資料，以便滿足不同層次、不同類型檔案利用者的需求。

（四）做好宣傳工作，增強社會的檔案利用意識。

檔案部門在做好檔案征集管理等基礎工作的同時，還應通過多種途徑強化宣傳工作，不斷強化社會的檔案利用意識。因為只有社會了解了檔案，需求者才會前來尋求所需。就有可能從根本上扭轉檔案信息的資源開發利用的被動局面，提高檔案信息的利用效益。

（五）優化知識結構，抓好隊伍建設

隨著社會經濟和科學技術的發展，檔案從門類到載體，從管理手段到傳播方式都發生了巨大變化，檔案工作人員單一的專業知識遠遠不能適應形勢發展的需求，因此，檔案部門重視抓好檔案人員的繼續教育，不斷提高檔案人員的知識水平和工作能力，優化檔案人員知識結構顯得尤為重要。特別是要把檔案信息化建設相關的計算機應用技術知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代化技術管理知識等作為新時期檔案人員必備課予以培訓，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能，使其盡快適應信息化時代的發展要求。