提高獨(dú)立學(xué)院系辦公室工作質(zhì)量和效率

全國現(xiàn)有獨(dú)立學(xué)院326所。在校生達(dá)186.6萬人，承擔(dān)全國三分之一本科人才培養(yǎng)的重任，已成為全國高等教育的一支重要生力軍。隨著獨(dú)立學(xué)院招生規(guī)模逐年擴(kuò)大、內(nèi)外交流的增多和教學(xué)科研管理體制及人事管理體制改革的不斷深化，系辦公室的任務(wù)越來越重，工作越來越復(fù)雜。恰當(dāng)?shù)靥幚砗酶鞣矫娴年P(guān)系，解決好相關(guān)問題，提高工作質(zhì)量與工作效率，直接關(guān)系到院、系各項(xiàng)工作的及時(shí)到位和順利完成，更關(guān)系到院、系的社會形象與信譽(yù)。

一、影響?yīng)毩W(xué)院系辦公室工作質(zhì)量和效率的因素

1 機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，事務(wù)龐雜

獨(dú)立學(xué)院經(jīng)過近十年的跨越式發(fā)展，新專業(yè)陸續(xù)開辦，在校師生逐年增長，使得系辦公室的職能范圍不斷擴(kuò)大，管理事務(wù)不斷增加，增強(qiáng)了系辦公室工作的難度和復(fù)雜性。現(xiàn)在系辦公室不僅負(fù)責(zé)整個(gè)系的教學(xué)、教務(wù)、科研的管理，還要負(fù)責(zé)人才引進(jìn)、教師考評、職稱評定等人事工作，另外還有接待、宣傳、經(jīng)費(fèi)、內(nèi)外協(xié)調(diào)、后勤保障等行政工作，工作面廣且事務(wù)龐雜。

2 忙于應(yīng)付工作，重使用、輕培養(yǎng)、少交流

系辦公室人員大多未經(jīng)任何培訓(xùn)，直接參加辦公室工作，多屬半路出家，缺乏管理專業(yè)訓(xùn)練。而平時(shí)忙于應(yīng)付處理各類事務(wù)，難以進(jìn)行系統(tǒng)的理論學(xué)習(xí)。在實(shí)際工作中，辦公室人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也往往容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視，或流于形式，存在著重使用、輕培養(yǎng)的現(xiàn)象。在高校，教學(xué)科研人員的學(xué)術(shù)交流活動日益頻繁，但辦公室工作人員的院系間交流卻很少。領(lǐng)導(dǎo)們往往忽略了辦公室工作其實(shí)也是一門學(xué)問，做好這門學(xué)問交流是必不可少的，沒有交流就看不到自身差距，就會滿足于現(xiàn)狀，不利于提高。

3 辦公室內(nèi)部人員缺乏必要的協(xié)調(diào)

在高校院系辦公室中，由于分工的原因、工作季節(jié)性階段性的原因，在某一段時(shí)間內(nèi)，經(jīng)常會出現(xiàn)一部分人工作很忙，而另一部分人工作卻相對較輕閑的局面。由于缺乏協(xié)調(diào)，經(jīng)常會形成抱怨，加上學(xué)校一般行政人員的剛性工資和年終津貼實(shí)行系數(shù)法，導(dǎo)致干多干少一樣的局面，甚至引發(fā)內(nèi)部的不團(tuán)結(jié)、工作間的不配合現(xiàn)象。

4 工作辛苦待遇低，導(dǎo)致工作熱情不高

系辦公室工作的服務(wù)職能，決定了這一特殊崗位的輔助性、從屬性、被動性等特點(diǎn)，進(jìn)而決定了辦公室人員在工作中遭遇心理挫折的不可避免性及較高的挫折概率值。長期從事繁重、瑣碎、辛苦的工作，工作缺乏成就感，在進(jìn)修、評職稱、晉升、評優(yōu)等方面沒有優(yōu)先，覺得低人一等，使工作人員容易產(chǎn)生壓抑感。產(chǎn)生這種心理后就會在工作上缺乏主動和熱情。

二、提高獨(dú)立學(xué)院系辦公室工作質(zhì)量和效率的對策

1 提高思想素質(zhì)，加強(qiáng)心理保健

辦公室工作任務(wù)重責(zé)任大，這種特殊性要求辦公室人員要愛崗敬業(yè)，繼承和發(fā)揚(yáng)不圖名利、甘于奉獻(xiàn)、艱苦奮斗的優(yōu)良作風(fēng)，全心全意為人民服務(wù)。正確處理得與失、苦與樂、主角與配角的關(guān)系。做到重事業(yè)、輕得失、少索取、多貢獻(xiàn)、甘當(dāng)無名英雄，為人處世要誠實(shí)、正派、本分，增強(qiáng)做好辦公室工作的責(zé)任感和使命感。同時(shí)要加強(qiáng)系辦公室人員的心理保健。系辦公室工作面廣，遇到的困難多、緊急情況多，更容易成為領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門、教職工以及學(xué)生之間等諸多矛盾的焦點(diǎn)，工作人員的心理負(fù)擔(dān)較重，容易產(chǎn)生煩惱、急躁、不安等心理，影響工作效率。因此，系辦公室人員必須善于調(diào)節(jié)自己的情緒，養(yǎng)成良好的心理素質(zhì)。心境寬松平和，以一顆平常心對待工作中的任何事情；善于調(diào)整心態(tài)，具備較強(qiáng)的挫折承受能力；在復(fù)雜的環(huán)境中，能冷靜、高效地處理各種關(guān)系，不急不躁：具有寬廣的心胸，甘為人梯，愿“為他人做嫁衣裳”。

2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

系辦公室管理人員，除了要按部就班地組織實(shí)施正常的日常工作外，還要隨時(shí)準(zhǔn)備處理突發(fā)性、臨時(shí)性的工作，而工作常常是千頭萬緒。因此，辦公室管理人員要有較強(qiáng)的管理水平：要建立和諧的人際關(guān)系，學(xué)會科學(xué)管理和利用時(shí)間，掌握現(xiàn)代化辦公手段，掌握一定的管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等相關(guān)知識，工作分清主次緩急，角色轉(zhuǎn)換要快，從l一種活動到另一種活動的轉(zhuǎn)移過程，要拿得起放得下；還要不斷吸收借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，并注意創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，使管理工作既務(wù)實(shí)又有創(chuàng)新，真正做到管理科學(xué)化。同時(shí)院系領(lǐng)導(dǎo)要重視辦公室工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，給予時(shí)間上和物質(zhì)上的支持，使他們學(xué)習(xí)科學(xué)管理方法，給他們創(chuàng)造同兄弟院校交流的機(jī)會。

3 切實(shí)轉(zhuǎn)變工作方式方法，培養(yǎng)良好工作作風(fēng)

首先要變被動服務(wù)為主動參與。辦公室工作有一定的被動性，但也要發(fā)揮主動性，形成超前性和預(yù)見性，在被動中爭取主動。主動服務(wù)的關(guān)鍵是總結(jié)和探索院系管理工作的規(guī)律，發(fā)揮創(chuàng)造性，增強(qiáng)預(yù)見性。對有固定范圍和程序的周期性工作，事先做好計(jì)劃安排，按例行程序把工作做在前面。對沒有固定范圍和程序的突發(fā)性工作。盡量做到事先有預(yù)見和準(zhǔn)備，減少盲目性，避免措手不及。

其次是變辦事服務(wù)型為參謀助手型。事務(wù)性工作是系辦公室工作的重要組成部分，但系辦公室工作不能只滿足于簡單事務(wù)性工作的處理，要在認(rèn)真做好文件收發(fā)、教務(wù)安排、來訪接待等事務(wù)工作的同時(shí)，積極參與政務(wù)，充分發(fā)揮辦公室的參謀助手作用。

再次是變工作滯后為工作超前。要提高辦公室的工作層次，還必須變工作滯后為工作超前，即：不但想領(lǐng)導(dǎo)之所想、急領(lǐng)導(dǎo)之所急。還要想領(lǐng)導(dǎo)之未想、急領(lǐng)導(dǎo)之來急。并做到三個(gè)及時(shí)：當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)有決策意向時(shí)，及時(shí)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)理清思路；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)思路逐漸明朗時(shí)，及時(shí)提出切合實(shí)際的工作預(yù)案；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)決策付清實(shí)施后，及時(shí)跟蹤反饋，督查督辦。

同時(shí)要克服粗心大意的傾向，培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)；克服雜亂無章的傾向，培養(yǎng)有條不紊的作風(fēng)；克服貿(mào)然行事的傾向，培養(yǎng)三思而行的作風(fēng)；克服辦事拖拉的傾向，培養(yǎng)高效快捷的作風(fēng)。

4 健全完善各項(xiàng)規(guī)章制度。增強(qiáng)管理的規(guī)范性

俗話說，沒有規(guī)矩何以成方圓。建立健全行之有效的各項(xiàng)規(guī)章制度，是促進(jìn)、工作正常開展、提高工作效率和工作質(zhì)量的首要保證。只有通過加強(qiáng)制度建設(shè)，做到制度完善、責(zé)任明確、程序合理，才能使辦文、辦事、辦會都有章可循、銜接有序，從而保證系辦公室工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

(1)明確崗位責(zé)任制。從工作實(shí)際出發(fā)確定工作目標(biāo)，細(xì)化分解任務(wù)，逐項(xiàng)落實(shí)分解到各個(gè)科室和每位員工頭上，做到事事有人管，人人有事干，以防止因職責(zé)不清而出現(xiàn)推諉扯皮、工作脫節(jié)和撞車現(xiàn)象。同時(shí)還要提倡協(xié)作精神和奉獻(xiàn)精神，做到崗位分工不分家，應(yīng)在明確崗位職責(zé)的同時(shí)加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，形成工作合力。

(2)規(guī)范工作程序。對教學(xué)、教務(wù)、接待、印章、文件、檔案等各項(xiàng)具體工作，要明確基本操作程序和要求，做到忙中有序，忙而不亂，有條不紊。

(3)引入競爭和激勵(lì)機(jī)制。要根據(jù)崗位的不同，明確任職條件，建立合理的考核評估體系，形成正常的競爭形式和價(jià)值導(dǎo)向，把考核結(jié)果同評優(yōu)評先、津貼分配、晉升職稱掛鉤，促使辦公室人員積極進(jìn)取和銳意創(chuàng)新，逐步形成相互競爭、自我激勵(lì)的機(jī)制。

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(4)加大制度的約束力度。制度制定出來后，不能只是“嘴上說說，墻上掛掛”。否則，再先進(jìn)再完備的制度也是一紙空文，只能使管理陷入更加混亂無序的狀態(tài)。因此，要增強(qiáng)照章辦事的自覺性，嚴(yán)格執(zhí)行所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，增強(qiáng)規(guī)章制度本身的約束力和透明度，以制度來約束人教育人，并誠懇接受廣大師生員工和社會各界的監(jiān)督。只有這樣才能更有效地避免工作中的不必要失誤，促進(jìn)依法辦公，做到行之有據(jù)，處之有法。

5 營造良好的工作氛圍，加強(qiáng)人員團(tuán)結(jié)協(xié)作

工作氛圍對提高人員工作效率影響很大，營造良好的工作氛圍，是提高工作效率的重要條件。辦公室是做服務(wù)性工作的，服務(wù)性工作本身就是做人的工作。堅(jiān)持以人為本做好服務(wù)性工作，有兩點(diǎn)至關(guān)重要：一是要弘揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神。力公室是一個(gè)整體，既要有每個(gè)人個(gè)性自由發(fā)展的空間和每個(gè)人心情舒暢的工作平臺，又要發(fā)揮1+1>2的系統(tǒng)效應(yīng)。二是要體現(xiàn)人文關(guān)懷。關(guān)心辦公室的每位同志，及時(shí)主動解決他們在工作生活中的困難，只有大家互相關(guān)心、相互幫助、和睦相處，才能把人心凝聚起來，把大家的積極性調(diào)動起來，形成一種奮發(fā)有為昂揚(yáng)向上的精神動力，營造出辦公室充滿人情味、充滿朝氣和活力的工作氛圍。

6 建立信息化管理平臺，提高管理效能

在信息產(chǎn)業(yè)飛速發(fā)展的今天，各行各業(yè)都在向信息化發(fā)展，獨(dú)立學(xué)院系辦公室工作也不例外。辦公室工作信息化管理可以加快信息傳遞的速度，降低信息傳遞、處理與貯存的成本；增進(jìn)院系與相關(guān)部門和社會各界的信息溝通以及與師生員工之間的互動；分擔(dān)部分事務(wù)性工作，降低辦公室人員的工作強(qiáng)度。并促使辦公室人員不斷更新觀念、樹立現(xiàn)代管理意識，熟練掌握辦公自動化技能。推進(jìn)無紙化辦公，提高校園網(wǎng)應(yīng)用水平，實(shí)現(xiàn)事務(wù)處理信息化、咨詢決策智能化、指揮調(diào)控現(xiàn)代化。

獨(dú)立學(xué)院經(jīng)過跨越式發(fā)展，現(xiàn)已由注重規(guī)模轉(zhuǎn)向重質(zhì)量、塑品牌、創(chuàng)特色階段。系辦公室作為基層的綜合辦事機(jī)構(gòu)和對外聯(lián)絡(luò)窗口。必須緊跟改革步伐，在強(qiáng)化服務(wù)意識的同時(shí)，要把管理工作當(dāng)成一門科學(xué)，積極探索工作規(guī)律，理論聯(lián)系實(shí)際，不斷提高管理水平，提高工作效率和質(zhì)量，更好地為全系師生服務(wù)。