對電子文件真實性保障的需求分析

倪永寧

一、法律要求

1、電子文件法律效力保證的要求

電子文件的法律問題主要集中在電子文件的法律效力及證據力上。現在很多國家已經在法律上對電子文件的法律效力給予了一定的認可。

英國《民事證據法》規定，具備下列條件的計算機輸出文件視作“第一手”傳聞證據可以采納：一是來自使用者正常使用的計算機；二是在數據輸入時計算機運行良好；三是文件所包含的信息是表述或來自輸入計算機的數據。此外還要求與業務活動和使用計算機有關的人向法院提供認定該項書面材料的證明書，說明制成方式與軟件。作為最佳證據規則的例外，英國的證據法規定，當事人能證明他無從取得正本時可以使用抄本證明正本的內容。所以只要能證明電子文件的正本在正常的業務活動中已經銷毀或者是直接輸入，無從取得正本時，則可依此規定將電子文件采納為證據。

在我國，《刑事訴訟法》規定“證明案件真實情況的一切事實，都是證據”，這一規定也為《民事訴訟法》、《行政·訴訟法》所默認，因此只有用于“證明案件事實或者與法律事務有關知識是存在與否的根據”才能稱為證據。

從這些法律條文可以看出，電子文件的法律效力已經得到了認可，但是電子文件要作為證據必須滿足一定的條件，即電子文件必須是在正常的業務活動中制作的，必須是文件信息的知情人制作的，同時必須是正常的電子文件系統生成的。這一切都是為了要保證電子文件在形成、使用等過程中的合法性，亦即要保證電子文件的真實性。

而對于這一點，具體案例體現得更為鮮明。

1985年4月，國家安全顧問John Poindexter在電子郵件系統上為Oliver North建立了一個秘密通訊渠道。兩人通過這個渠道以電子郵件進行聯系，秘密進行非法交易，這就是震驚中外的“伊朗門丑聞”事件。“伊朗門丑聞”曝光后，為擺脫他們與信息的干系，North和Poindexter開始銷毀有關文件，其中包括電子郵件。為此North刪除了736份文件，Poindexter刪除了5012份文件。技術人員用特殊手段恢復了他們刪除的信息。這些信息后來成為對丑聞進行調查及對二人進行刑事審訊的關鍵性證據。但是在它們成為證據之前，專家們除了依靠地址欄打印出姓名外，還采取了一些常規措施，如證明他們二人在本案中用來聯系的電子郵件是通過郵件系統所要求的口令進行發送的。

在北京大學心理學系93級女研究生薛燕戈狀告同窗張某一案中，原告指控被告以其名義向美國密執安大學教育學院發送了拒絕該校邀請的電子郵件，從而直接導致了原告方留學計劃的流產。為此原告搜集了相關的證據，其中包括：兩封從同一臺電腦上發出的署名不同的，電子郵件和該電腦上的郵件收發記錄。經技術測試證明：張某使用這臺計算機時，別人沒有時間盜用，從而確定了電子郵件和郵件記錄是真實的、可靠的，在此前提下，該證據被法庭所采納，并成為該案的關鍵證據。

由此可以看出，電子文件成為證據的前提條件就是要保證電子文件的真實性。電子文件真實性保障是文件合法性和證據力的必然要求。

2、信息提供利用對信息真實性的要求

電子文件真實性的法律問題不僅表現在證據性上，也表現在法律對信息真實性的要求上。《中華人民共和國行政許可法》規定“申請人要求行政機關對公示內容予以說明、解釋的，行政機關應當說明、解釋，提供準確、可靠的信息。申請人申請行政許可，應當如實向行政機關提交有關材料和反映真實情況，并對其申請材料實質內容的真實性負責。行政許可申請人隱瞞有關情況或者提供虛假材料申請行政許可的，行政機關不予受理或者不予行政許可，并給予警告”。《中華人民共和國檔案法》規定“對擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的，涂改、偽造檔案的追究法律責任”等等。

根據以上法律規定我們可以總結出：對偽造、虛擬、假冒等違背真實性的有關活動或行為會實施處罰，也就體現了不同主體(不論是個人、組織或政府)對相關信息的真實性都負有責任。因此保障電子文件真實性是個人、組織和社會全體的需要和責任。

二、管理需求

1、組織業務管理需求

文件作為組織或個人在履行其法定義務或業務活動過程中形成、收到并保管的作為證據和信息的記錄，是有價值的信息資源和重要的組織資產。

為了支持業務活動的持續運作，滿足現行的法律要求，擔負必要的責任，機構必須形成并維護真實、可靠、可用的文件，并確保在保管期限內的完整性。文件的真實性成為組織業務正常開展的必要條件。

2、政府信息公開要求

2007年1月17日國務院第165次常務會議通過了《中華人民共和國政府信息公開條例》。該條例規定：行政機關應當及時、準確地公開政府信息。行政機關發現影響或者可能影響社會穩定、擾亂社會管理秩序的虛假或者不完整信息的，應當在其職責范圍內發布準確的政府信息予以澄清。行政機關發布政府信息涉及其他行政機關的，應當與有關行政機關進行溝通、確認，保證行政機關發布的政府信息準確一致。

該條例不僅規定了政府必須向社會民眾公開信息，而且必須保證所公開信息的真實性；同時，該條例也規定了行政機關如何公開和管理真實的政府信息。第一，行政機關不僅要保證自身公開信息的真實性，而且有義務澄清和糾正虛假或者不完整的信息；第二，行政機關之間要協調一致，保證信息的準確、真實。

所以說，政府在行政管理中必須要保證電子文件的真實性，不僅要保證自身信息的真實性，同時要對社會其他公開信息的真實性做出監督和回應。要實現這一點，政府部門必須要保障電子文件的真實性。

三、信息安全需求

電子環境下，文件信息容易被偽造、篡改或誤改，并且可以做到不留痕跡。正是這些特點極易造成電子文件的不真實：可能是人為的，非法用戶通過冒充合法用戶、病毒入侵、黑客入侵等措施偽造或篡改文件，用戶誤操作也可能導致文件的改動；也可能是系統問題，包括系統差異性、機器故障、軟件缺陷和故障等。而無論是人為的因素，還是系統的問題，都會對信息安全產生不利的影響。文件的真實性受到質疑，既是信息不安全的體現，也是保障信息安全必須解決的問題。

四、長期保存需求

電子文件不僅要滿足當前的業務需求，而且有很多要作為歷史記憶長期保存。要實現這一目標首要任務就是要保證電子文件的長期保存。而由于電子文件對信息技術、信息系統以及信息載體等的依賴性，電子文件的長期保存還存在很多問題。要保證電子文件長期保存，必須對多樣化的文件環境、文件載體和數字技術的淘汰率所帶來的后果，以及軟件系統的專用性等做出預測和計劃；否則后果不堪設想。

德國聯邦檔案館的檔案工作者正在試圖搶救前東德產生的成千上萬份電子文件和數據庫。這些文件有前東德共產黨政府的行政文件、農業文件、勞工統計資料、監獄登記冊和黨內官員的人事案卷等。然而，關于產生這些電子文件的數字系統的資料已經丟失，軟件編碼也不清楚，而文件的介質本身也已過時，情況相當不好。“在美國，100萬份美國越戰檔案的計算機索引已無法讀取；自1958年以來的美國國家宇航員的多數研究報告正由于不完善的數據存儲而面臨威脅。我國第一次人口普查資料的數據磁帶大部分也已無法讀出。這樣的案例已經不再是個案。

所以說，電子文件的長期保存是保證電子文件真實性的前提條件。但是只有保存的文件是真實的，對于社會的利用才是有利的。