對電子文件管理對象的再認識

陳　偉

剛寫下這個題目的時候我多少有一種時空錯位的感覺，關于電子文件管理對象的討論(包括電子文件的概念、電子文件的特性以及電子文件分類的研究)是十幾年前電子文件管理研究剛剛興起時的熱門話題，而當前電子文件管理的標準已經紛紛出臺、各種各樣的電子文件管理系統層出不窮、全國各地的電子文件中心建設方興未艾，在這種形勢下，再來探討電子文件管理對象多少顯得有些不合時宜。但是我認為正是由于檔案界已經大踏步地跨進電子文件管理的實踐階段，因此學術界對于電子文件的所有研究和認識都必須轉化為普通檔案工作者可以看得見、摸得著、在實踐中可以確認和分辨的東西，其中電子文件管理對象依然是最基本、最重要的問題。

一、現行政策標準對電子文件管理對象的描述

《電子文件歸檔與管理規范》(GB／T 18894-2002)是國內檔案界關于電子文件管理最權威、最基礎的標準，各地出臺的有關電子文件管理的地方性標準和法規幾乎都是以此為藍本制定的。在這個標準中，電子文件被定義為：在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

這是一個非常寬泛的定義，在這個定義下所有計算機中的文件都是電子文件。現在任何一臺個人計算機中都至少有十幾萬個這樣的文件，更不要說大型的服務器和存儲系統。顯然，把如此多的文件納入檔案管理的范圍是不適宜的，也是一項無法完成的任務。

應該說在這里我故意混淆了概念，我所說的“計算機中的文件”是指計算機科學中的文件概念，而不是文書學、檔案學中的文件概念。作為一個檔案行業的標準，《電子文件歸檔與管理規范》中的“文件”確實更可能指向文書學、檔案學中的文件，而非其他學科中的相似概念。但由于《電子文件歸檔與管理規范》沒有定義“文件”這個概念，因此我所做的混淆就不是完全的空穴來風。事實上，我的確懷疑標準中的“文件”的含義更多地來自計算機科學。

在標準中還有關于電子文件分類的規定：

電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈接文件；P——程序文件；D——數據文件。

如果說文件概念還存在歧義，那么這個分類標準毫無疑問是計算機科學的。只有計算機科學中的文件我們才能嚴格按照這個分類劃分，而一份文書學、檔案學意義上的文件往往是上述多種類型的混合。

或許有人會說，對于一個事物的類別可以從多種角度劃分，在文書學和檔案學中，我們對于文件就是按照文種、行文方式甚至載體類型等多種角度劃分的，對于電子文件這種與計算機密切相關的文件形態，引入計算機科學的分類方式也不無道理。

必須承認，這種反詰是有力的，我的本意也不是討論目前檔案界普遍流行的關于電子文件的定義和分類是否科學。但是這種定義和分類至少在檔案學角度上是不夠清晰的，或者說它離我們熟悉的、實踐中必須使用的概念、術語是有距離的。實際上，在對于電子文件管理對象的研究乃至整個電子文件管理的研究中一直存在著的一種泛技術化的傾向，即過于關注電子文件管理所需的計算機技術細節，而忽略了從檔案學角度去理解、研究電子文件；專注于從電子文件本身孤立地進行研究，而忽略了在檔案工作大背景下討論電子文件管理與傳統檔案管理的關系。這種泛技術化的傾向在研究中未必不是一個必須的階段，但是在實踐中則造成了很多的問題。

二、泛技術化傾向給電子文件管理實踐帶來的問題

1、電子文件與傳統載體檔案的關系復雜

電子文件是一個單獨的檔案門類嗎?還是它僅僅是傳統檔案的一種不同形態?

檔案界在最初研究電子文件時是把電子文件作為一種新型載體的檔案來看待的，現在雖然我們已經認識到電子文件與傳統檔案相比絕不僅僅是載體形式的變化，但是在管理中依然存在著把電子文件作為特殊載體檔案來管理的趨勢。這種趨勢是有其傳統的，在檔案管理的歷史上不斷有新型載體檔案的出現，如照片、音頻、視頻檔案等，這些新型載體檔案最終都衍生為一個專門的檔案門類，有著獨立的編號、獨立的目錄和獨立的保管要求。但是電子文件與過去那些新型載體不同，無論照片還是音頻、視頻，它們與更傳統的紙質檔案之間雖然在內容上存在著千絲萬縷的聯系，但彼此之間是補充關系，紙質、照片、音頻、視頻可能同時用來記載一個活動，但是它們的具體內容和表現形式各不相同。但電子文件與傳統載體檔案的內容和表現形式可以完全相同，呈現出一種替代關系。

如何在檔案管理中把握這種關系呢?一個現實的問題是，當我們接收一個單位的傳統載體檔案和電子文件時，電子文件的目錄是應該單獨建立數據庫還是并入傳統載體檔案目錄數據庫?如果單獨建立電子文件數據庫，那么同一份文件既有傳統載體又有電子文件，在檔案統計時如何計算?這些都是電子文件管理的細節問題，但是尷尬的是在檔案界對電子文件進行的大量研究中我們很難找到這些細節問題的答案，甚至是解決思路，而這些細節又恰恰是我們開展實際工作必須解決的問題。

2、電子文件管理的指導和實踐之間存在錯位

在所有關于電子文件管理的政策、標準、規定中，都把電子文件以及電子文件歸檔后產生的“電子檔案”看做是真正意義上的文件、檔案。而在實踐中，幾乎所有的地區和單位都依然把傳統載體檔案當作真正的檔案(即便它是根據“雙套制”原則由電子文件生成的)，而電子文件僅僅作為這些傳統載體檔案的一種更為方便利用的形式。換句話說，如果我們把所有的電子文件看成是傳統載體檔案經過數字化加工而形成的電子副本絲毫不影響工作。究竟是電子檔案還是傳統檔案的電子副本，表面看起來是個定義問題，是個看問題的角度問題，但實質上這個問題關系到我們電子文件管理研究和實踐的重點應該放在哪里。

3、跛足的“雙套制”

現階段電子管理的一個重要原則就是“雙套制”，即“具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品”。這個原則從一出臺就在學術界飽受詬病，被指為保守、落后，阻礙電子文件管理的發展。如果說學界的批評還多少包含理想化的成分，顯得有些激進，那么在實踐中“雙套制”帶來的困難已經開始真正阻礙電子文件管理的發展?，F有的“雙套制”是不徹底的雙套制，僅僅是片面強調電子文件的紙質化，而沒有把傳統載體檔案的數字化與之結合起來。這就使得傳統載體檔案特別是紙質檔案和電子文件不是嚴格的一一對應，一方面很多紙質檔案沒有電子副本，男一方面并不是所有的電子文件都生成了紙質版本。傳統載體檔案與電子文件并存但不能一一對應，這種不徹底的“雙套制”無論對于機關檔案室對電子文件

的保管和利用還是對于將來向各級檔案館的移交都帶來了很多問題。

三、從實踐角度對電子文件管理對象的再認識

電子文件管理是信息時代檔案工作面臨的最嚴峻挑戰，是一項長期而艱巨的任務，對此我們必須有清醒地認識。電子文件管理必須依據統籌規劃、分步實施的原則，有計劃、有重點、循序漸進地展開，不能一蹴而就。開展電子文件管理實踐的首要問題就是要明確電子文件管理對象，根據電子文件的不同性質和特點有針對性地開展工作。

我認為納入檔案管理的電子文件可以大體上分為三類，即原生性電子文件、電子副本和資料性數字信息。

原生性電子文件是指在計算機中產生，并且在實際業務活動中本身具有法律效力的電子文件，或者說是符合《電子簽名法》的要求，能夠直接被法庭采信的等同于書證的電子文件。只有這類電子文件是真正意義的電子文件，或者說是當前電子文件管理學術研究中真正關注的電子文件。只有這種電子文件才需要我們去前端控制、去全程管理，需要我們運用IS015489、IS023081的原則，需要我們記錄多達百項的元數據來確保其真實性、完整性和有效性。這種類型的電子文件在我們身邊隨處可見，從自動取款機提款到各種電子消費，從企業網上年檢到網上申報納稅，這種電子文件在社會生活中發揮著重要作用。但是從檔案管理的角度來看，或者更明確地站在檔案事業的主體——檔案館的角度來看，這些電子文件并不是重要的檔案，甚至絕大多數都不在接收進館的范圍內。雖然不進館的定期檔案我們也要管理，但是對于電子文件管理而言長期保存才是難題所在，而對于短期保存我們完全可以相信技術部門有很好的解決方案。

電子副本，也可稱為傳統載體檔案的數字化副本。它包括除了我們通過傳統載體檔案數字化工作生成的電子文件外，還包括幾乎所有OA系統產生的電子公文。雖然在一個有較為完備的OA系統運行的單位中，紙質文件的產生后于同內容的電子文件，嚴格來說紙質文件才是副本。但是由于在現行的法律框架和管理體制當中，紙質文件才是最終具有法律效力的文本，所以我們完全可以把電子文件視為紙質文件的副本。這種角色的轉換可以避開電子文件管理中最復雜、最核心的問題，即電子文件真實性的長期保存，因為作為副本其真實性的判定有一個簡單的方法，即與原件相對照。因此，只要一份電子文件存在著一個同內容的具有法律效力的傳統載體的文本，我們就可以把這份電子文件看做是電子副本，我們對這份電子文件的管理就可以集中在完整性和有效性保障方面，而電子文件的完整性和有效性就當前的理論和技術而言都是有著充分的保障的。

除了上述兩種電子文件外，還有一類電子文件也應納入我們管理的范疇，即資料性數字信息，主要包括各種數據庫、網站等。這種類型的數字資源并不是嚴格意義的檔案，因為它們都是由更原始的電子文件所包含的信息組成的。它們類似于傳統檔案中的編研材料，雖然不具有憑證價值，但是由于在實際中發揮著重要作用，可以作為研究查考的資料。

在三類電子文件中，電子副本存量最大、利用效果最明顯、管理條件也最成熟，應該作為實際工作的重點。資料性數字信息對于豐富館藏資源、擴大檔案服務范圍具有重要作用，應該積極主動、創造性地開展收集工作。而原生性電子文件，是未來檔案工作需要解決的問題，現階段應持續開展研究，從源頭上保證其真實、完整、有效。