略談“一校多區”高校的檔案管理

施玉華　趙林萍　郭彩茹

摘 要：高校合并重組后，檔案管理工作面臨著許多新問題，這使得高校必須重視以下幾個方面的工作，才能使檔案管理工作更適合“一校多區”的情況：建立健全制度，強化全員檔案意識；建立先進的檔案管理理念，融合和改進原有的管理模式；加強數字化建設，加快檔案現代化管理進程；加強業務培訓，提高檔案管理工作人員的素質。

關鍵詞：一校多區；檔案管理；問題；策略

眼下，許多院校都在進行撤并、共建、聯合辦學等的改革，辦學實力不斷增強，辦學規模不斷擴大，出現了許多“一校多區”的高校，這類高校的檔案管理也隨之出現了一些新情況，這使得檔案管理在立卷、歸檔、分類、編目、移交、接收、轉遞、借閱等方面也出現了一些新問題。

一、多校區高校的類型及其特征

合作辦學型：由距離較近的不同類型、不同科類的學校組成，開展學校之間的合作辦學，在自愿互利的基礎上實行資源共享、優勢互補、學科交叉、協同發展，進而共同提高辦學水平和辦學效益。如揚州大學、青島大學、集美大學等。

合并辦學型：由部分學科互補的或一些規模較小、科類單一、設置重復的學校合并后組成的學校，其目的在于優化某一地區或全國高等教育的結構和布局，合理使用有限的教育資源與經費，提高教育質量和辦學效益。如合肥大學、貴州大學、太原理工大學等。

新建校區辦學型：一些高校雖然未經過合并，但由于自身辦學力量不斷增強、辦學規模不斷擴大，為了提高教育資源的利用效率，拓展學校生存和發展的空間，選擇征地擴建新校區。如西北大學、陜西師范大學、曲阜師范大學等。

先合并后新建校區型：這類學校在經過幾個學校的合并、合作辦學后，極大地提高了辦學效益，辦學實力和規模也發生了質的變化，為滿足新的發展需要，通過征地等方式建設新的校區。如合肥工業大學、齊齊哈爾大學等。

二、“一校多區”高校檔案管理存在的問題

1．立卷歸檔不完整

收集整理是立卷歸檔的起始，真實性是這一階段管理的核心內容，工作重點是確保檔案材料的完整性。這一環節容易出現的問題主要有：一些檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完整，甚至歸錯檔；檔案管理方法陳舊，設備和設施老化，使得立卷歸檔完整性較差。因此具體工作中，首先應做到內容翔實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如姓名、出生日期等要核實。

2．分類編目標準不一

由于多校區大學大多是由幾所高校合并、合辦或先合再擴而形成的，原先的高校檔案館（室）各自有各自的分類編目標準，有的高校按原國家教委公布的《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》進行分類、編目，而有的高校則使用其他分類法，所以就使得這些校區因為原來所選的分類標準、著錄細則及書次號不同，導致編目數據及排架混亂、編號重復、案卷標示不清，不利于檢索利用。

3．交接及轉遞造成檔案丟失等

多校區大學的運行機制一般分為三種：一種是以院（系）劃分校區，一種是以年級劃分校區，一種是有的校區安排不同院系、有的校區安排不同年級。因為完整的檔案不能散存于個人手中，必須移交專門的檔案管理部門來保管，所以在形成多校區的過程中會存在檔案的移交、轉遞情況，而檔案在移交、轉遞過程中要經歷許多環節，極易造成檔案丟失、錯投、誤投及“死檔”等情況。

4．借閱檔案時產生的信息失真

檔案保管的最終目的是利用，而這常常與檔案的借閱結合在一起。多校區高校的檔案管理由于工作習慣不同、校區較多、檔案管理部門存在著地域差別，會引起檔案在借閱方面的不便，如畢業生回校查成績，往往不知應該到哪個校區辦手續。另外，檔案管理方法陳舊、設備和設施老化、檔案管理信息不清常會造成有借無還、涂抹、篡改等現象，進而引起檔案材料遺失或者信息二次失真、內容失實等。

三、“一校多區”高校檔案管理問題的應對策略

1．建立健全制度，強化全員檔案意識

1987年9月頒布的《檔案法》和1989年10月頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》是高校檔案工作的法律保障和法律依據，加大這兩個法規的宣傳、教育和貫徹力度，是強化廣大教職工檔案意識的有效手段。首先，要強化領導的檔案管理意識，制定合并重組后的長遠規劃，把加快檔案事業的發展和高校合并重組后的改革緊密聯系起來。其次，要對原各院校的專兼職檔案人員加強教育，增強其責任感和使命感，使之做好合并過程的檔案管理工作。最后，在全校范圍內加強宣傳與教育，使廣大教職工明白檔案的含義、地位和作用，關心和積極參與檔案管理工作，并利用好檔案。

2．建立先進的檔案管理理念，融合和改進原有的管理模式

檔案管理理念是檔案管理部門在長期的實踐中積累、發展而成的一種精神層面的東西，體現了檔案活動主體對檔案管理工作的思想認識和規律的把握。合并重組后的檔案管理工作人員由于以前有著不同的工作背景，其必然有著不同的檔案管理理念指導下的管理模式，如果不能很好地解決這一問題，工作中就會出現種種矛盾。因此，確立好先進的檔案管理理念并促進其融合，是新組建高校檔案管理工作的關鍵所在。這就要求檔案管理者要立足校情，對合并重組高校檔案管理部門的實力、能力、管理范圍進行全方位了解后，重新確定屬于合并重組高校檔案管理部門應有的管理思想，這一思想應當既保留原來各高校檔案管理思想的特色，又能對原有理念加以提升。

3．加快數字化建設和檔案現代化管理進程

隨著高校對計算機技術及網絡技術的普遍使用，傳統的檔案管理理論、手段、方式也面臨著極大的挑戰，而高校的合并重組使數量急劇增長和內容日益豐富的檔案資料也需要有科學的管理方法、特定的保管技術和利用手段。因此，加快高校檔案管理現代化進程，在高校建設數字化檔案館已刻不容緩。

將館藏檔案進行普遍、全面的數字化處理。將原有的由物理載體形式體現出來的各種檔案信息，通過現代化的辦公設施如著錄、掃描等形式保存到光盤、磁盤等各類存儲器中，使現有的館藏檔案信息數字化，這是數字化資源建設的基礎工作。

做好電子文件等新型載體的收集和整理工作。高校一般都有較完善的校園網，檔案管理部門可利用這個有利條件在網上建立一套檔案管理系統，及時將各部門的電子檔案進行收集、加工、整理，使之轉化為電子檔案。高校檔案的數字化建設，可使任何一位利用者在任意地點、任意時間只需有一臺聯網的電腦即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息，真正實現院校合并后的信息共享，發揮院校合并重組后檔案信息資源集中的優勢。

4．加強業務培訓，提高檔案管理工作人員的素質

檔案管理人員業務素質的高低，在一定程度上決定著管理水平的高低。因此，提高專兼職檔案管理工作者的素質就顯得尤為重要。

加強職業培訓。檔案管理工作是一項服務性很強的工作，檔案管理工作人員要對檔案管理工作有高度的責任感和榮譽感，注重提高職業道德修養，業務上精益求精。

加強知識素質培訓。檔案管理人員除精通專業理論知識外，還要具備多學科的知識和一定的公文寫作、口語表達、科學研究、組織協調能力。

加強能力培訓。由于電子檔案的普及，計算機已成為檔案管理實現自動化非常重要的工具，它替代了手工操作，因此，未來檔案管理部門提供給利用者的不再只是紙質檔案，而是大量的電子文檔，這就要求檔案管理工作人員要能熟練運用現代化的技術設備進行自動化辦公，以實現檔案信息數字化管理。

此外，還要通過多渠道的培訓和經常性的業務指導等方式，來加強處于檔案管理工作一線的兼職檔案員隊伍的建設，提高他們的檔案管理業務水平。

參考文獻：

[1]上官萍.高校重組后的檔案整合[J].檔案學通訊,2002,(4).

[2]李曉艷.略談院校合并后的檔案管理[J].中國科技信息,2006,(2).責編：一木