中學檔案信息化建設的思考

劉嘉卉

分析當前佛山市禪城區中學檔案工作信息技術利用情況，指出中學檔案工作在信息化建設過程中存在的問題，并對中學檔案信息化建設進行初步的探討。

校園信息化建設已在禪城區各中學普遍推行，公文靠手工傳遞、翻閱、查找等原始辦公模式已逐步告別校園，“區教育局—學校”[1]一體化的政務電子化系統，實現了無紙自動化辦公；教學教研的各類數字化活動也正在全面進行中。隨著信息化校園的推進，檔案信息化建設也勢在必行。學校檔案是在開展教學、教研、管理等活動中形成的具有保存價值的以各種不同載體形式體現的文件材料。檔案信息化建設能更有效地使學校檔案在教育事業發展過程中發揮其重要的作用，促使更快地實現教育信息化建設和教育事業的現代化。

中學檔案工作信息技術利用情況

信息技術在教學、教研領域已被廣泛利用，并且隨著技術的進步在不斷地更新和深化，而在禪城區中學檔案工作中，應用信息化手段進行檔案管理目前還處于初級階段。

檔案管理軟件使用情況為了規范檔案管理工作，禪城區中學檔案室基本配備現代化管理設備，購買檔案資料綜合管理軟件，實現微機管理。根據實際情況，檔案室配置給檔案員使用的是單機版的檔案管理系統。通過利用檔案管理系統，實現文書檔案、教學檔案、會計檔案等各類檔案文件目錄的著錄，基本建立檔案目錄數據庫，為運用計算機技術實現檔案信息的檢索、查閱以及日常管理提供了基本的保證。在已建立的檔案目錄數據庫基礎上，檔案管理系統中的基礎性功能得以普遍利用，如編制報表、信息匯總、數據檢索等。

另一方面，應用計算機進行檔案的案卷級和文件級的檢索已基本替代傳統的人工檢索方式，在一定程度上提高了檔案資料查找的速度和準確度。可是，學校在管理、教學等各環節上對信息量和知識量的需求日益增長，作為提供重要信息資源的檔案室，微機管理提高了檔案資料提供利用的效率，但遠遠未能滿足學校各方面對信息的需求。

檔案信息數字化情況隨著現代化設備如數碼相機、數碼攝像機等在中學檔案工作中的投入使用，檔案員利用設備適時采集各種檔案，錄入到計算機中，并以數字圖像形式存儲于計算機的存儲設備中，大大地有利于快速、便捷地向學校各部門提供檔案資料。現在，在中學里最主要的檔案數字化工作是采用掃描儀、數碼相機等輸入設備把有歷史價值的檔案文件、圖片以及聲像資料按原貌存貯為數字文件，既能避免這些檔案原件由于頻繁利用而造成磨損或丟失，又能盡量地延長檔案原件的壽命。因此，數字化檔案的數量在中學檔案資料中所占的比例在不斷增大，實現少部分檔案信息數字化。

中學檔案工作在信息化建設過程中存在的問題

信息時代對禪城區中學檔案工作提出全新的要求，檔案工作面臨信息時代的挑戰與機遇。如今禪城區中學檔案信息化建設還遠遠落后于校園的信息化建設，在檔案工作中信息技術手段和方法的使用仍需進一步地提高。

檔案信息管理系統功能利用不充分檔案信息管理系統是檔案工作實現信息化過程中一樣重要的工具，在推廣使用后，確實提高了工作效率，但存在功能單一化使用的問題。例如：僅有檔案目錄著錄和編制、數據統計以及信息檢索等幾項功能被普遍使用；而系統中檔案文件管理、全文著錄、資料網絡共享等多項功能均未能被實現。這些情況與中學基礎條件不足、對檔案工作不重視、投入少等多種原因有密切的關系。

檔案信息網絡化未能實現近年來，禪城區各學校校園信息化建設在不斷地得到完善，但缺乏區里的統一的標準和規范，各學校只按照自己的使用習慣和技術水平來建立校內局域網和校園辦公系統，并且未能把檔案工作的信息化建設考慮其中。這樣使得檔案的管理和利用依然處于孤立地應用計算機進行工作而與網絡脫軌的狀態；使得檔案信息管理系統與區教育局、學校其他部門的計算機應用軟件、數據庫的接軌無從談起；使得區教育局和學校間的檔案資源共享更是無法實現。

檔案信息數字化程度不足中學檔案數字化工作著重以對有重大歷史價值的檔案原件作數字化處理為主要內容。這些保持了檔案原貌的電子數據，能夠更容易、更便捷、更高效地為學校各部門以及師生提供利用之便。但是存在數字化檔案數量少，經常被查閱和利用的檔案資料未實現數字化的問題，嚴重阻礙檔案資源的高效利用。

檔案管理隊伍的管理觀念以及業務素質與信息化發展不相適應不少學校認為，教學部門的主要工作是教學，一直以來不重視檔案工作，其中部分學校檔案管理仍停留在可有可無的觀念上，導致學校檔案還是以收藏為主，“重藏輕用”的現象尤為突出。部分檔案管理人員關于現代化檔案管理和利用的意識薄弱，缺乏服務意識、開放意識。此外，具備一定理論水平，懂得檔案政策規范，懂得檔案工作基本理論知識和方法，接受過檔案專業培訓，具備基本信息技術能力的檔案管理隊伍嚴重不足。

中學檔案信息化建設的幾點思考

信息化建設是21世紀中學檔案工作的發展方向，做好檔案信息化工作，更好地發揮檔案在學校發展中的效益。檔案信息化建設是提高檔案工作質量、管理水平的必要手段，是實現檔案現代化的必要途徑。中學檔案室作為基層檔案管理部門，必須有緊迫感，采取得力措施，加快信息化建設步伐，向著檔案現代化方向努力。

檔案信息數字化檔案信息的數字化是檔案信息化的基礎部分，沒有檔案的數字化，就沒有檔案的信息化[2]。中學檔案室屬于基層檔案部門，人員少，資金不充裕，如果把全部館藏資料數字化，不但任務繁重、耗費大，而且毫無必要，應選擇利用率高的檔案優先實現數字化。根據檔案借閱情況的統計，課程設置、教師分工、考試成績、學生學籍檔案、教師考核情況等方面的檔案都是利用率非常高的，這些資料一直以紙質文件為主要載體。檔案室應重點籌劃將這些檔案信息優先數字化，存貯于計算機的各類存儲器中，實現通過計算機對這些檔案的快速檢索、查閱。常用檔案的數字化為各方面工作（如教師職稱評定、履歷證明，學生學歷證明、成績核實等）節省時間，帶來便捷。此外，還可以對利用率高的檔案編研材料進行數字化，如學校發展歷史、大事記等方面材料，為多媒體教學活動提供有益幫助。

檔案信息網絡化單獨地使用檔案管理系統已不能適應辦公自動化的要求，必須把檔案管理系統接入到校園網，使之成為數字化校園的一個子系統，并使之與其他軟件系統聯接，形成一個巨大的信息網絡，實現信息資源高度共享化。目前，學校使用的軟件系統主要有EIC辦公系統、校園行政管理系統、教育基礎數據管理系統、人事工資管理系統等。這些系統與檔案管理系統是獨立存在的，需要存檔的數據信息不能直接導入，致使檔案管理不及時，信息傳遞速度慢，利用滯后。根據系統特征建立相應的接口程序，使各軟件系統中的數據信息能方便、直接地導入檔案管理系統中，通過與校園網連接，實現區域學校之間的網上查詢和信息傳遞。

利用網絡平臺，使檔案管理系統與辦公系統緊密連接，對電子文件進行全面系統地管理，實現文檔“一體化”管理，做到文件生成制發到歸檔整理全過程一體化，文件管理和檔案管理一體化，以及現行文件開放利用服務和檔案開放利用服務的一體化。因此，檔案利用者不再受時間、地點的限制，只要通過網絡就能查詢、搜索和獲取檔案信息，有關的文件檔案第一時間便能到達利用者手中，最大限度實現資源共享。

隨著學校不斷向前發展，各類評估活動、教研活動日漸增多，需求信息的用戶也隨之增加。學校檔案是這些活動順利開展的基礎與依據，面對利用者范圍的擴大，網絡技術使檔案組織與利用者之間的聯系更為密切。

檔案管理標準化有效的管理才能提供有效的服務。根據《電子公文歸檔管理暫行辦法》《學校檔案管理工作規范》等有關文件的規定，明確統一檔案管理工作的規范和標準，使檔案管理工作有章可循。積極利用檔案管理系統核心功能——信息著錄和信息利用。其中，信息著錄指按照統一規范進行目錄、全文、圖片、音像檔案的著錄；信息利用指通過網絡實現統一技術標準的高度共享。

與學校管理工作相配合檔案工作的信息化建設已經與學校管理和教學的現代化進程密切相關，必須把檔案信息化建設的這項工作納入到校園的信息化建設工作當中。檔案信息化建設的順利開展，學校需要制定周密科學的計劃，實施長遠的規劃，以及建立良好的管理機制，從而體現學校發展對檔案工作的要求以及檔案管理上臺階的需要。同時，學校需要重視硬件設施和人員的配備，不盲目追求“高、精、尖”，結合學校自身實際情況，力求經濟投入最小化，實現效益最大化，使有限的人力、物力、財力得到最大限度發揮[3]。

檔案管理隊伍業務水平要提高伴隨著數字化校園建設的不斷深入，檔案管理人員將無法將計算機、網絡、信息技術拒之門外。為此，檔案管理人員不僅要掌握傳統的檔案管理知識與技能，而且必須懂得計算機操作、數據庫管理、網絡管理等的基本技能。要有一支本領過硬的專業隊伍，就必須重視對檔案人員的培養，采用實行持證上崗、舉辦不定期業務培訓班等措施，提高專業技術水平，保證檔案信息化建設工作穩步向前。

結語

廣東省檔案局局長徐大章同志說過：檔案信息化建設是新時期檔案部門的一項基礎性業務工作，是檔案工作邁向現代化的必由之路[4]。檔案工作者應當積極進取，不斷探索適合中學檔案信息化建設的道路，讓中學檔案信息資源為禪城區教育現代化事業向前發展提供有益的幫助。

參考文獻

[1]岑健林.構建區域教育信息化生態系統的探究——佛山教育信息化理論與實踐[M].第1版.西安:西安地圖出版社,2008,8

[2]翟紅.論高校檔案信息化建設[J].重慶工商大學學報:社會科學版,2004(6)

[3]饒永.高校館藏檔案數字化基本原則與策略探討[J].機電兵船檔案,2003(4)

[4]沙葉云.檔案管理在信息化建設過程中遇到的一些問 題[J].廣東檔案,2006(增刊)

（作者單位：廣東省佛山市第三中學）