網絡時代企業的會計業務流程再造

陳　南

摘要：20世紀90年代以來,在以互聯網為代表的信息技術革命和經濟全球化的推動下,企業置身于日新月異的市場競爭中,面臨著對產品和服務提出更高要求的顧客、日益激烈的競爭和變化的挑戰。計算機的處理速度、儲存能力等實現了質的飛躍,遠程通訊技術、互聯網絡技術迅猛發展,企業正邁入網絡經濟時代。

關鍵詞：網絡；經濟；會計

網絡經濟時代最大的特征是信息傳遞的迅速、及時和準確,企業會計報表的半年呈報或年度呈報已不能適應網絡時代的要求,實時聯機報告系統既是需要又成為可能。全球經濟環境下大規模的會計信息使用者投資策略呈現多樣化和個性化的趨勢,管理者、投資者以及相關利益集團希望可以隨時通過在線訪問獲取企業最新的、歷史的會計信息,以便作出正確的經營決策,減少風險。另外從會計信息呈報的內容方面看,投資者要求從看重財務信息擴展到財務信息與非財務信息并重,從著重呈報最終經營成果信息擴展到呈報企業的背景信息和前瞻性信息為主的信息,但目前的會計業務流程并不能滿足上述要求。因此,用信息技術徹底地重新設計會計業務流程,是滿足企業內外會計信息使用者的需求,提高企業核心競爭力的重要研究議題。

1 傳統的會計業務流程及其缺陷

傳統的會計信息系統需經過一系列順序的循環活動,會計核算嚴格按照“填制憑證一登記賬簿一編制報表”的順序,一層層地進行。這種會計流程雖然在內部牽制方面能發揮一定的作用,但是會延長時間,降低會計報告的及時性,且使得會計信息內容單一化。時下流行的電算化會計信息系統雖然替代了手工操作,但財務會計流程自動化僅僅是手工財會工作的翻版,并未改變傳統會計信息系統結構的本質。大部分電算化商品軟件一般將會計系統分解為原材料核算子系統、工資核算子系統、銷售核算子系統、固定資產核算子系統、成本核算子系統、賬務處理子系統、報表編制子系統等相對獨立的模塊,各模塊下再進行細分,形成一個名副其實的“金字塔”式結構。因此各核算子系統之間彼此分割,成為一個個獨立的信息孤島,會計數據傳輸往往是滯后的、零散的。這種財務會計流程并沒有改變傳統會計信息系統結構的本質,也沒有消除其缺陷。

難以滿足管理需要。財務部門只是記錄經濟業務的資金流信息,并不采集業務活動的全部數據,同一經濟業務的相關數據被分別保存在財會人員和非財會人員手中,財務人員手中只有描述業務事件的子集數據也這樣忽略了大量管理信息,導致會計信息系統與其他系統數據有可能不一致或信息隔閡和信息重復。

無法滿足實時控制的需要。傳統會計信息系統所反映的資金流信息往往滯后于物流信息,財務賬和財務報告不是當前時點的余額,以至于企業元法從效益角度上對經營生產活動進行實時控制。會計數據通常是在業務發生后采集,會計數據加工是將滯后采集的數掘進行排序、過賬、匯總、對賬等。財務報告不能直接利用,必須經過若干后臺加工才能提交到使用者手中。在經濟環境瞬息萬變的今日,信息的實時性決定了它的有效性和控制力度,會計信息的滯后性不能使管理者從會計信息系統中得到所需的信息,降低了會計信息的相關性,失去了其應有的價值。不管是手工的會計業務流程還是這種會計電算化方式的會計信息系統,其實質仍然是事后算賬,并沒有充分發揮網絡的優勢,無法支持事前支持、事中控制、事后分析。

2 將流程再造思路應用于會計信息系統

2.1 關于業務流程再造

“業務流程再造”(BPR)是美國的Michael Hammer于1990年提出的。它的內涵是指基于信息技術的、為更好地滿足顧客需要服務的、系統化的、企業組織工作流程及相關活動,它突破了傳統勞動分工理論的思想體系,強調企業組織形式以“流程導向”替代原有的“職能導向”,為企業經營管理提出了全新的思路。福特公司北美財務部門通過BPR重建其付款程序,以減少間接費用和管理費用是最典型的例子。BPR的基本內容可概括為:以顧客需求和企業的戰略目標為驅動力,以企業的流程為對象,運用信息技術、人與組織管理,達到大幅度提高企業整體績效的目標。許多實際中成功的BPR已經表明信息技術使企業流程改造成為可能并非常有效,同時它又是流程改造的組成要素之一,從根本上改變了企業的經營管理活動方式。但BPR本身并不是一種形式,更不是一個算法或者公式,它所體現的更多的是一種觀念和思想,即從顧客需求出發、以企業的經營目標為核心,在動態的競爭環境中保持一種自我反省的頭腦,發現并解決存在的問題,讓流程的運轉能夠滿足顧客的期望和服務于企業的最大利益,使企業保持一種強有力的競爭地位。

2.2 基于事件驅動的會計信息系統流程再造對于會計業務流程來說,再造的目標是針對傳統會計流程中的不足與缺陷,大幅度提高會計信息的相關性、及時性,節約會計戚本。為此,仿造企業的其他業務流程再造,會計業務流程再造是以會計業務流程為對象,以會計信息使用者的信息需求為驅動力，采用決策模型、網絡數據庫技術和面向對象的計算機技術,由決策模型驅動,呈報標準的源數據信息,以達到上述再造的目標。和傳統的會計信息系統賬表驅動所不同,新的會計流程應用流程再造的思想是:將實時信息處理嵌入業務處理過程中,企業在執行業務活動的同時,將業務數據輸入管理信息系統中,通過業務規則和信息處理規則,生成集成信息,基于這種模式構建的會計信息系統稱為“事件驅動”的會計信息系統。事件驅動(Event Driven)是一種計算機術語,是指當某一特定事件要求代碼進入工作日才程序指令開始執行。應用到會計上,對會計源數據信息不進行進一步的順序性加工處理,當決策者需要某項專用信息時,只要驅動相關專用信息代碼處理,隨時可以滿足要求。在事件驅動的方式下,可以把信息使用者所需要的信息按使用動機不同劃分為若干種事件,為每一種事件設計相應的“過程程序”模型,當決策者需要某種信息時,根據不同事件驅動相應“過程”處理程序,從而得到相應的信息。這種基于事件驅動的會計信息系統的特點:(1)實現了源數據倉庫的共享。系統結構將使物理上分散的企業的多個數據庫在邏輯上集中,支持不同層次、綜合性的信息需求。按業務事件規則對業務數據進行綜合采集和存儲后,可建立共享的綜合業務數據庫。經過標準編碼的源數據信息,可以滿足企業外部所有的信息使用者使用,使數據真正做到同出一源,實現共享。(2)業務流程、財務會計流程(信息流程)、管理流程之間能夠緊密合作,各部門信息孤島的不協調和低效狀態可以得到緩解。信息處理規則能夠打破職能壁壘,根據信息使用者的決策需求進行信息加工;會計也可以根據自己的規則進行信息加工,輸出財務會計報表。(3)實時財務報告,提取信息與企業處理信息同步。信息處理與業務活動的執行過程是同步的,將各業務事件的會計控制規則嵌入,能夠實施會計的事中控制,系統能將違反規則的活動實時地向負責人發送異常情況報告,或者阻止舞弊活動的執行,系統預防風險的能力將大大提高。

當人們發現互聯網已經成為生活的一部分時,傳統的會計信息系統也不可逆轉地要受到其沖擊。企業只有主動認識并采取行動,如對會計傳統理念重新認識,對會計信息需求進一步研究,對會計業務流程進行重構,才能給會計創造無限的生機和活力。