論檔案信息化建設(shè)的發(fā)展

楊桂芹

摘要：檔案信息化就是在加強檔案信息數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，逐步向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。通過網(wǎng)絡(luò)最大限度地開發(fā)利用已開放檔案資源，使之更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案信息；建設(shè)

1檔案信息化建設(shè)的重要性及現(xiàn)實意義

檔案信息化在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進行了處置、管理和提供利用服務(wù)的工作。具體的可以理解為檔案信息實現(xiàn)“三化”：一是檔案信息數(shù)字化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化；三是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。

1．1檔案信息化建設(shè)的重要性

一是可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案作息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二是可用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對此，檔案信息有著獨特的優(yōu)勢，可以發(fā)揮重要作用。

三是可為科學研究和知識普及提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠程服務(wù)，資源共享；可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性；可提供豐富的具有地方特色的知識，進行愛國主義教育等。

四是可避免出現(xiàn)“時空黑洞”。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，電子政務(wù)、電子商務(wù)等將日趨普及。檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。

1．2 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)實意義

檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可以給管理人員、職能部門帶來顯而意見的效果和收益。

一是檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。

二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負擔。

三是檔案查借工作可控。檔案管理實現(xiàn)信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。

四是提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。五是有效的提供服務(wù)。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內(nèi)部的信息中心。

2 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等五個方面。

2．1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

主要包括計算機、交換機、路由器、服務(wù)器、存儲器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計算機網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進的計算機網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。計算機網(wǎng)絡(luò)按照網(wǎng)絡(luò)連接的距離可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等三種類型。

2．2 檔案信息資源建設(shè)

主要包括兩大方面，一是現(xiàn)有館藏檔案（包括紙質(zhì)檔案、縮微膠片的景像、錄音檔案和錄像檔案等）的數(shù)字化；二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。

2．3 標準規(guī)范建設(shè)

這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標準、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標準等；技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標準、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標準、存儲壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。

2．4 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。我們將依靠上級檔案行政管理部門的有關(guān)科研院所和技術(shù)力量，選用先進、適用和可靠的檔案管理軟件。

2．5 人才隊伍建設(shè)

這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，加強對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓。檔案人員要邊學邊實踐，不斷提高檔案信息化管理水平，正確處理好“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”的關(guān)系。“路”，是計算機網(wǎng)絡(luò)，“車”是計算機的硬件和軟件，“貨”是檔案數(shù)據(jù)庫，“交通規(guī)則”是標準規(guī)范，“駕駛員”是現(xiàn)代信息技術(shù)人員。有路無車不行；有了路和車，沒有貨不行；路修得再好，車再先進，沒有優(yōu)秀的駕駛員，仍是行不通的。因此，檔案信息化建設(shè)必須以人為本，并堅持把檔案數(shù)據(jù)庫作為核心要素來抓。

3 檔案信息化建設(shè)舉措

檔案信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護技術(shù)的現(xiàn)代化、管理手段的現(xiàn)代化，檔案存儲環(huán)境控制的科學化。加快檔案信息化建設(shè)要做好以下幾方面的工作：

3.1 加強領(lǐng)導，提高認識

要拓寬各級領(lǐng)導的知識領(lǐng)域，在提高領(lǐng)導信息化水平方面多進行一些培訓工作，改變現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。

3.2 加大投入，增配軟、硬件設(shè)施

要舍得投入財力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。當前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，也可以收進資金，加快更新改造的步伐。同時，作為上級檔案主管部門，要與相關(guān)部門溝通協(xié)商，共同提出解決辦法，在政策上給下級部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設(shè)得到更快的發(fā)展。

3.3 引進和培養(yǎng)信息化建設(shè)人才

從目前基層檔案人員學歷上看，大專院校畢業(yè)的人員比例偏少，對檔案信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況，比較簡捷的辦法就是調(diào)入大專院校畢業(yè)生，改變隊伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新的工作需要。對有發(fā)展前途的年輕同志，要進行業(yè)務(wù)培訓，培養(yǎng)懂得計算機知識與檔案管理的復合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障，促進這項工作的健康發(fā)展。