論發文匯集在檔案管理工作中的作用

武素蘭

摘要: 發文匯集是文書檔案管理的重要組成部分,是真實反映一個單位和機關歷年發文的匯集總和。本文通過對發文匯集以及它不同于一般的文件匯集概念的闡述,充分說明了發文匯集在檔案管理工作中所發揮的作用。

關鍵詞: 發文匯集;檔案管理工作;查找;利用;作用

中圖分類號:C93 文獻標志碼:A文章編號:1002—2589(2009)31—0120—01

一、什么是發文匯集

發文機關(單位)將自己每一年或每一年度的發文,全部集中在一起,按發文順序號排列起來匯集而成的冊(卷),就是本機關的發文匯集,也可叫做發文匯編,或在發文匯集(編)的前面冠以發文機關名稱,叫做××××發文匯集。

二、發文匯集與文件匯集的區別

發文匯集與文件匯編是有區別的,發文匯集屬于文件匯編的一種,而文件匯編,其概念、內容要比發文匯集廣泛得多,它常常是把上級的文件匯編成冊或是按檔案文件的內容(專題)匯編成冊,而把本機關的發文匯集起來,在機關檔案室或秘書部門應用者,實為鮮少。在工作中,下級機關為了貫徹上級機關的文件精神,或監督檢查本機關對某一上級機關方針、政策、規定的貫徹執行情況,而將它的文件匯集起來,這是文件匯集。除過本機關以外的其它機關文件的匯集,都不是發文匯集,而是文件匯集。由于某種需要只將本機關的某一部分文件匯編起來,也是文件匯編,而不是發文匯集,只有將發文機關的全部發文,一年一年地匯集起來,才是所說的發文匯集。

三、發文匯集的重要性

在工作中,每年年終工作總結,想了解一下以往都計劃安排些什么工作,發過些什么文件,這些文件的各項工作完成的情況如何。可是都較困難,要個文件得查找調取,很不方便。從這些問題中,充分地反映出,以前的檔案工作并不是沒有缺陷的,有些方面確實需要改進。如果一個機關把自己的發文除平時立卷歸檔之外,另匯集若干套,本機關存兩、三套作為對現行立卷歸檔的一項補充,無論是對現行檔案工作制度,還是機關工作,都將是很有益處的。如果上級機關把自己的發文在年終或第二年初匯集若干套,給它的直屬下級寄一套,就為下級集中了解全年的發文提供了方便,以利于各項工作的順利進行。

四、發文匯集在實際工作中所起的作用

1.發文匯集是迅速調取本機關文件的一個重要方法。檔案管理工作是為保管和提供利用檔案而建立的。如果某項工程需要集中調閱本機關某一年的發文,而我們不能很快地提供出來,這就說明我們的利用工作還沒做好。如果有了發文匯集只需一本就可解決問題,所以說,發文匯集是完整和系統的保存本機關所形成并發出的文件,并能迅速地提供利用的一種有效方法。

2.發文匯集對機關工作有著廣泛的用途。它不但是機關領導手頭不可缺少的監督性、參謀性憑證,而且也是機關業務人員徒手檢閱本機關所發文件,了解其內容以便參照、備忘,其作用是一般案卷所不可比擬的。

3.發文匯集是保存本機關歷史面貌的一個重要工具。特別要明確的是除過發文以外,本機關的各種內部材料如會議記錄,機關內部使用而不對外的各種規章制度、調查材料、內部統計和其他依據性材料,都是反映本機關活動的重要檔案。所以說,發文匯集只是保存或反映本機關歷史面貌的一種工具。

五、發文匯集在檔案管理中的應用

1.編發文匯集,一般情況下,一年的發文都可以匯集成一本,也可以根據發文數量多少、文件厚薄,靈活掌握。發文匯集一般可以按發文順序排列匯集。在大機關或專門機關,也可以按發文和閱讀范圍分別匯集。在一些發文數量少的單位,一年的發文不能匯集成卷(冊),也可以把兩年或三年的發文匯集成一卷,并在封面上標明起止年月。

2.當年的發文匯集由機關檔案室負責編,發文匯集的封面里邊,還必須加一個發文內目,再統一編上頁號。在封面上或統一的適當位置上注明本匯集共××頁。

發文匯集要嚴格管理制度,特別是高級領導機關,絕密發文比較多的情況下,其發文匯集更須嚴格管理。對于某些機關來說,發文匯集在某種意義上說是機關的機密總匯。因而管理要嚴密,借閱要嚴格按規定范圍,發文匯集的保管、借閱由檔案室負責。(責任編輯/ 姜超)