新時期檔案管理工作的啟示

柏 梅

摘要 :檔案是時代進步的腳印, 是社會發展的記錄儀, 是人類社會信息的儲存庫。隨著科學技術的進步, 尤其是計算機技術在社會生活各領域的普遍應用, 檔案管理現代化呈現出了新的發展趨向。本文探討了檔案管理發展的新趨勢以及檔案管理人員應當具備怎樣的素質才能適應檔案管理發展的需要。

關鍵詞 :檔案;管理;啟示

中圖分類號:C42文獻標識碼:A文章編號:1003-2851(2009)12-0184-01

檔案是時代進步的腳印, 是社會發展的記錄儀, 是人類社會信息的儲存庫。隨著科學技術的進步, 尤其是計算機技術在社會生活各領域的普遍應用, 檔案管理現代化呈現出了新的發展趨向。

一、檔案管理發展趨勢

(一)檔案管理將實現無紙化

隨著計算機技術的普及和網絡的不斷延伸,無紙化辦公將變為現實, 傳統的以紙質為載體的檔案管理方式將發生根本的變革。雖然, 人類從甲骨文、竹簡記事到近代的紙張載文, 經歷了幾千年。但無紙化辦公和自動化已成為當今的發展趨勢, 并逐步改變檔案工作的實際操作。豐富檔案資源,不僅占地小, 容量大、投入少, 而且管理簡便, 查閱方便。

(二)檔案管理將實現信息化、網絡化

當今社會是一個信息社會, 計算機技術和網絡技術的普及應用, 為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。電子文件簽署與紙質文件不同, 它是簽署人在電子文件上面留下的“印記”。不僅表示對該電子文件的責任, 證實簽署人特點的身份, 而且只有防篡改、防利用、防抵賴等功能。收文部門和單位據此可以認定文件簽署人及文件內容的真實性。網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性一是傳播速度快, 二是傳播范圍廣, 三是傳播不走樣, 四是傳播成本低, 這已被全世界廣泛認同。隨著電子文件和網絡建設的逐步完善,人們信息共存共享, 資源充分利用的局面將形成,檔案管理也必將隨著這一技術的發展而發展。

(三)檔案管理將實現縮微化、數字化

縮微攝影技術和數碼影像技術的應用為檔案管理實現數字化提供了有力支持。所謂檔案信息數字化, 就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館臧檔案資料轉化為電子檔案代碼, 變成電子文件, 實行檔案信總數字化后, 可以通過計算機進行智能化檢索, 檢索速度快、范圍廣。縮微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件, 數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理, 其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件, 形成數據庫。這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力, 克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。縮微攝影技術和數碼影像技術的應用,有利于影像的長期保存和準確復制, 便于計算機查閱照片案卷。縮微技術和數碼技術的進一步發展, 為檔案管理實現數字化提供了廣闊的空間。電子文件具有快捷性與可塑性。它具有紙質文件和其他文件無可比擬的優越性。電子文件改變了我們傳統的收發文件流程。利用計算機進行文件登記, 可以達到一次錄入, 多次、多種形式的輸出, 方便文件的隨時查找利用, 同時也為檔案現代化管理奠定了基礎。

二、管理工作人員應具備的素質

(一)高尚的職業道德素質

檔案管理人員要有較強的事業心和開拓進取精神。檔案管理人員不僅要熱愛檔案事業,還應有強烈的事業心、責任感,不圖名利,不畏困難,為檔案事業的發展努力工作、獻計獻策,為檔案工作現代化建設勤奮學習,刻苦鉆研業務,愿將自己畢生的精力投入到檔案事業中。同時檔案管理人員還應具有開拓進取的精神,這樣才能不斷完善檔案管理方法,適應新形勢。近年來,在改革開放的新形勢下,對檔案管理人員的素質也提出了新的要求,是否具有創新、開拓的精神已成為衡量檔案人員是否合格的一個重要尺度。

(二)要勇于創新

創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。近年來,隨著科技的發展,各種門類、各種載體的檔案呈現多樣化的趨勢。檔案工作者要勇于探索,敢于創新,善于在工作中發現問題、分析問題、解決問題,銳意進取,在務實的基礎上促進創新,以提高工作效率和質量。

(三)努力練就過硬的業務技能

1.有良好扎實的專業知識。高校檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟,而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。

2.多元化的知識結構。在高校檔案管理中,檔案工作者必須具備四種能力,即現代化管理與服務能力、信息開發能力、多種相關知識綜合利用能力與公共協作能力。因此,就要學習檔案學概論、檔案管理學、檔案保護技術學、檔案文獻編纂學等主干課程知識,學習檔案管理自動化、檔案檢索語言、檔案復制技術、特種載體檔案管理等新興的、亟待發展的輔助課程知識。增強辦公自動化系統有關設備的實施操作等技能知識訓練,優化自己的知識結構。

3.具備扎實的語言知識。語言文字是檔案管理工作和檔案服務工作的基本工具,沒有一定的語言文字功夫和寫作知識是很難完成的。

總之, 隨著現代科學技術的進步, 實現檔案管理現代化已是必然的發展趨勢, 這是檔案管理的一次革命, 也是時代對檔案管理提出的客觀要求因此, 每一位檔案工作者都要有緊迫感, 要進一步解放思想, 更新觀念, 努力學習和掌握現代科學知識, 跟上時代的步伐, 適應形勢的要求,積極推動檔案管理現代化的進程, 把檔案管理提升到一個全新的水平。