高校學(xué)院辦公室管理工作探析

【摘要】文章分析了目前我國高校學(xué)院辦公室工作中存在的主要問題及成因，對改進(jìn)高校學(xué)院辦公室工作的方法和對策進(jìn)行了探討，希望對全面提升高校學(xué)院辦公室的工作水平提供有價值的參考。

【關(guān)鍵詞】高校;學(xué)院辦公室;管理工作

【中圖號】G647【文獻(xiàn)標(biāo)示碼】A【文章編號】1005-1074(2009)03-0114-01

1目前我國高校學(xué)院辦公室工作中存在的主要問題及其成因分析

長期以來，在計劃經(jīng)濟(jì)體制的影響下，人們形成了一種傳統(tǒng)的思維定勢，就辦公室工作而言，其典型表現(xiàn)為：1.照章辦事，無創(chuàng)造性；2.限于被動服務(wù)，缺乏主動性、積極性；3.陷入事務(wù)圈子。反映在現(xiàn)實中，相當(dāng)多的學(xué)院辦公室人員跟不上形勢的發(fā)展，意識不到所面臨的危機(jī)和挑戰(zhàn)，仍然習(xí)慣于已有的管理思維和模式；工作節(jié)奏慢，效率低下；究其原因，有以下幾個方面：

1.1對學(xué)院辦公室工作作用的認(rèn)識不夠辦公室的作用發(fā)揮如何，起決定作用的不是辦公室人員的素質(zhì)，而是學(xué)校、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。如得不到應(yīng)有重視，辦公室的職責(zé)范圍也就無法明確界定，辦公室就不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.2心理挫折概率值高長時間從事繁重、瑣碎、辛苦的工作，收入不高，工作缺乏成就感。在進(jìn)修、評職稱、晉升、評優(yōu)等方面又不如他人，覺得低人一等。從而使得學(xué)院辦公室工作人員容易產(chǎn)生壓抑感，由此，不可避免地影響了一部分人的工作積極性和主動性。

1.3學(xué)院辦公室人員間缺乏橫向工作交流在高校，教師、研究人員的學(xué)術(shù)交流活動日益受到重視，學(xué)院辦公室人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)卻往往被領(lǐng)導(dǎo)忽略，存在著“重使用，輕培養(yǎng)”的現(xiàn)象。

2改進(jìn)高校學(xué)院辦公室工作的對策建議

2.1解放思想，更新觀念，轉(zhuǎn)變思維方式和工作方式學(xué)院辦公室人員要進(jìn)一步解放思想，更新觀念，轉(zhuǎn)變思維方式和工作方式，提高工作效率。

2.1.1變被動服務(wù)為主動參與辦公室工作有一定的被動性，但也要發(fā)揮主動性、超前性和預(yù)見性，在被動中爭取主動，盡量做到事先有預(yù)見和準(zhǔn)備，減少盲目性，避免措手不及。

2.1.2變辦事服務(wù)型為參謀助手型事務(wù)性工作是學(xué)院辦公室工作的必要組成部分。但學(xué)院辦公室工作不能只滿足于簡單事務(wù)性工作的處理，要在認(rèn)真做好文件收發(fā)、教務(wù)安排、來訪接待等事務(wù)工作的同時，積極參與政務(wù)，充分發(fā)揮辦公室的參謀助手作用。

2.1.3變工作滯后為工作超前要提高辦公室的工作層次，還必須變工作滯后為工作超前，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，又想領(lǐng)導(dǎo)之未想，急領(lǐng)導(dǎo)之未急。并做到三個及時：當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)有決策意向時，及時協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)理清思路；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)意識逐漸明朗時，及時提出切合實際的工作預(yù)案；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)決策付諸實施后，及時跟蹤反饋，督查督辦。

2.2學(xué)校、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要高度關(guān)心、重視學(xué)院辦公室工作①學(xué)校、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門要充分認(rèn)識學(xué)院辦公室工作在高校整體工作中的基礎(chǔ)地位和作用，明確學(xué)院辦公室的職責(zé)、權(quán)限，為辦公室配備精兵強(qiáng)將，充分、全面地發(fā)揮學(xué)院辦公室在“參與政務(wù)，管理事務(wù)，搞好服務(wù)”等方面的作用，使其真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。②對于辦公室工作，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常過問，嚴(yán)格要求，加強(qiáng)指導(dǎo)。這樣，一方面，可以使領(lǐng)導(dǎo)了解辦公室的工作情況，便于實施指揮和監(jiān)督、協(xié)調(diào)；另一方面，也可以借此顯示領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作的重視和關(guān)心，減輕辦公室人員的工作壓力，并使辦公室人員更加了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，增強(qiáng)工作的針對性和主動性。③學(xué)校、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要熱情關(guān)懷學(xué)院辦公室人員的工作和生活。學(xué)院辦公室工作千頭萬緒，工作人員的工作量大待遇低。作為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，要體諒辦公室人員的難處，對他們的工作業(yè)績要給予客觀公正的評價，在進(jìn)修、評職稱、等方面不搞歧視，并盡力幫助他們解決工作、生活中遇到的各種困難，在政策許可的范圍內(nèi)，適當(dāng)給予照顧，使他們能免除后顧之憂，全身心地投入到工作中。

2.3加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，提高工作水平和辦事能力隨著高校師資隊伍建設(shè)的加強(qiáng)，教師的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)不斷改善。作為與教學(xué)工作密切相關(guān)的辦公室管理人員，只有具備較高的業(yè)務(wù)水平和能力，才能做好辦公室工作。要改變這種狀況，就要建立健全的對辦公室人員的教育培訓(xùn)制度，著眼于提高辦公室人員處理實際工作的能力，通過在職、脫產(chǎn)培訓(xùn)及進(jìn)修深造、實踐鍛煉等多種形式，從而提高學(xué)院辦公室人員工作水平和辦事能力。

2.4樹立“人本觀念”“人本”即以人為“根本”。現(xiàn)代管理的人本觀念，是指在管理活動中，堅持一切從人出發(fā)，以調(diào)動和激發(fā)人的積極性和創(chuàng)造性為根本手段，實現(xiàn)效率、效益的不斷提高和人的不斷發(fā)展的觀念。①以人為本的管理內(nèi)涵，強(qiáng)調(diào)要突出人的發(fā)展，在必須以人為中心、尊重人的權(quán)益、理解人的價值、關(guān)心人的生活、并且提供可靠的途徑。②以人為本的管理內(nèi)涵，也強(qiáng)調(diào)管理是為人服務(wù)，管理就是服務(wù)。辦公室所承擔(dān)的每一項具體的工作都是以服務(wù)為性質(zhì)的，辦公室必須把服務(wù)作為最基本的管理職能，樹立自覺服務(wù)的角色意識、為領(lǐng)導(dǎo)、為各院系和機(jī)關(guān)各部門服務(wù)、為師生員工服務(wù)。爭取做好“三服務(wù)”

除此之外，辦公室人員還需要具備寬闊的心胸和甘于奉獻(xiàn)的精神，在被誤解和埋怨時，保持寬松平和的心態(tài)，始終以一流的工作態(tài)度為學(xué)院師生服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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