電子郵件禮儀

毫無疑問，電子郵件正在改變著人們的溝通方式。商務往來中，電話、商函的使用率在逐步降低，快捷方便經濟的電子郵件成為職業人士的首選。然而，由于電子郵件快速而便宜，可能缺乏應有的尊重。這可能導致銷售損失，激怒客戶……甚至更糟。所以，掌握好電子郵件禮儀非常重要。

毫無疑問，電子郵件正在改變著人們的溝通方式。商務往來中，電話、商函的使用率在逐步降低，快捷方便經濟的電子郵件成為職業人士的首選。然而，由于電子郵件快速而便宜，可能缺乏應有的尊重。這可能導致銷售損失，激怒客戶……甚至更糟。所以，掌握好電子郵件禮儀非常重要。

電子郵件禮儀原則

在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間。電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。

寫Email就能看出其人為人處世的態度。你作為發信人寫每封Email的時候，要想到惻言人會怎樣看這封Email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人之回答過度期望，當然更不應對別人之回答不屑一顧。

主題五忌

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。

1、忌空白標題，這是最失禮的。

2、忌標題冗長，含義不清，標題要簡短清晰，能反應郵件的內容和重要性。

3、忌隨便使用“緊急”等字眼，引人反感。

4、忌主題不明，東拉西扯不知所云。

5、回復時最好根據內容自擬標題，不要rere一大堆。

恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他／她的，要求其給出必要的回應；如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“某某經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“某某先生”、“某某小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。

郵件開頭結尾最好要有問候語，最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”；結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。

正文簡明扼要，行文通順

Email正文應簡明扼要地說清楚事情。如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。

注意電子郵件的論述語氣，根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

最好在—次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查。如果是英文郵件，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文郵件，注意拼音輸入法帶給你的同音別字。這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。

在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱讀。

合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。不要動不動使用笑臉表情等字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻。這不是你的情書，所以最好慎用。只用在某些你確實需要強調出—定的輕松氣氛的場合。

小心使用附件功能。附件越大，下載時間就越長，占用收件人電腦空間就越多。有些附件可能毫無必要，也許收件人已經有了。傳真或者郵寄那些冗長的附件。小心使用抄送功能。你也許會把自己的郵件像備忘錄一樣抄送給其他同事或者客戶。不要濫用抄送功能，否則收件人會以處理垃圾郵件的方式一刪了之。

恰當選擇語言

只在必要的時候才使用英文郵件。英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。

尊重對方的習慣，不主動發送英文郵件。如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他；如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。選擇便于閱讀的字號和字體。中文用宋體或新宋體，英文就用verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別是公務郵件。

結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

簽名信息不宜過多，一般不超過4行，寫上姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息就行了‘，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。

及時回復Email

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說“收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。

編輯／李 君