職場之中,常有人整天為忙不完的工作發愁,即使是在休息時間也無法放松,甚至有人因為工作壓力過大而得病。以下4條妙方,受困于此的人不妨認真一讀。
第一項:除了正在辦理的事務,桌上不放其他文件
桌上清爽的人,套比堆滿各式各樣文件的人,更能有效輕松地工作。這是提高效率的第一步。一般人的辦公桌上,常堆放著幾個星期都沒看過的紙張。光是看到桌上一堆來回的信件、未完成的報告及備忘錄等,就足以令人緊張煩惱。比那更慘的是,它不斷提醒你:“還有一堆事要做,可又沒時間。”這不但令人煩惱疲倦,還會讓人得高血壓、心臟病及胃潰瘍。
但這種“無止境的,做不完又必須做的事”的感覺,可以借著清理辦公桌避免。芝加哥一家大工廠的高級主管長期處于緊張擔憂的狀態,他知道自己情況不佳,但又不能辭職不干,只有前去找醫生求助。醫生對這位病人介紹了自己“有事就立刻處理”的工作方法,病人決定回去如法炮制。過了6周,這位病人請醫生參觀他的辦公室,他說:“事情一來我就處理,再也沒有堆積如山的公文讓我緊張煩躁不安了。最令我驚奇的是我完全恢復了健康,一點毛病也沒有。”
第二項:事分輕重,由重要的事開始做
美國城市服務公司的創始人多爾第說,具有兩種最罕見能力的人,是他愿付高薪聘用的。這兩項無價之寶是:第一,思考的能力;第二,會先做真正重要的事。
盧克曼在12年內由一個初出茅廬的小伙子,一路爬升到一家大公司——派索登公司的總裁,當時年薪10萬美元,另外還獲利百萬美元。盧克曼把他的成功歸因于多爾第愿出高價的兩項工作能力。盧克曼說:“從有記憶起,我就每天早上5點起床,因為那個時間是我最能清靜思考的時間,我用它來計劃當天的事,并依重要性排列事務的順序。”
經驗告訴我們,永遠按事情的輕重辦事并不容易,不過訂出計劃,先做計劃上的第一件事,絕對比隨心所欲要有效得多。如果英國大文豪蕭伯納不是嚴守這個紀律,他終其一生也不過是位銀行出納員,絕不能完成他的寫作大業。他的計劃是一天要寫5頁,在極度窮困時。他還是每天堅持寫完5頁,時間長達9年。
第三項:遇到問題當時當地解決。切勿拖延
豪尼爾身為美國鋼鐵公司董事長時,每次開董事會討論的都是些老問題。討論的問題很多,最終的決定很少,總是議而不決。結果是每位董事都得抱一堆資料回家研究。后來,豪厄爾終于說服他們——一次只談一個問題并且要形成決議,不再拖延不決。有的決議可能需要收集更多的數據,有的可能需要采取某些行動,或靜觀其變。反正每個問題都有了某種決定,才談下一個問題。這樣做的結果好極了,行事歷上不再寫滿備忘事項,大家也不用再把公事帶回家,更不再會因為想到來解決的問題而心煩。
第四項:學會組織、授權與督導
有很多人從不把職權分給他人,事必躬親,最后操勞過度,把自己早早逼入墳墓。事必躬親的結果是成天只為瑣事忙得團團轉,一種憂愁、焦慮及緊張的感覺揮之不去。我知道授權并不是一件容易的事,對我來說就很困難,實在非常困難。授權給一個錯誤的對象更是一場可怕的災難。可是雖然困難重重,主管們想要免除煩躁、倦怠與緊張,還是只有授權一連。
白手創業的老板們如果不會組織、授權與督導,多半到了五六十歲就免不了心臟出毛病——而這種心臟問題多半是由緊張煩惱引起的。想看具體證據嗎?看看報上的訃聞就知道啦!