基于流程重組的組織結構調整

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隨著企業規模的不斷發展和內外部環境的變化，企業需要不斷地調整組織結構保障企業戰略的落地，組織結構是企業管理的基礎。組織結構調整將直接影響某些人的個人利益，改變部分員工的匯報關系和工作方式。組織結構調整對企業的影響是很大的，不合適的組織結構會帶來頻繁的影響運營效率;不合適的組織結構會引起企業管控不力等。

目前在企業組織結構調整中出現的主要問題有:1、因人設崗，為了安排某個人設置一個崗位或者一個部門，導致組織資源的浪費或者人為制造了部門的矛盾;2、崗位只增不減，為了強化某項職能，企業很容易新增崗位，然而組織很難取消已經存在的沒有價值的崗位。導致組織越來越臃腫;3、關注于職能部門，而忽視業務部門的組織結構調整。只考慮通過職能部門的調整實現企業的有效管控，忽視通過業務部門的組織結構的調整可以實現業務流程的運營高效。

根據我們多年的咨詢經驗，組織分拆一般遵循以下原則。

原則一:組織不同發展階段，需要依據團隊能力、產品特點、競爭定位等三個關鍵要素進行部門組合或者分拆設計，以保證組織的運行效率;

原則二:分拆與合并比較，合并的效率大于分拆的效率，但在任務量不大，專業要求復雜等情況下合并的組織結構效率高。反之，分拆時候效率較高，但是分拆過細時，部門協調成本急劇增大，效率反而下降，部門分拆與合并時管理指令下達層級超過四級以上時，組織運作效率較低

原則三:部門分拆同時也是授權分權的過程，沒有授權和分權的部門分拆，工作效率小于已經授權的團隊，同時在整個分拆過程中，對于部門領導的水平和能力要求越高

原則四:部門分拆時需要對生產流程/管理流程/部門職責/崗位規范等提出新的要求，需要及時調整以適應變化

組織結構調整是企業中很大的變革，需要謹慎對待，組織結構調整主要基于以下三個方面:

1、 基于戰略的組織結構調整。

企業的任何管理行為都不能脫離戰略目標。例如為了開展新的業務而成立新的部門，為了取消某項業務而撤銷某個部門。

2、 基于管控需要的組織結構調整。

根據集團對下屬公司集分權的不同可以分為財務管控性、戰略管控型和運營管控型。例如為了加強集團財務管控，在集團成立資金管理中心，負責集團和各分子公司的資金結算、資金計劃預算、融資等。為了實現戰略管控可以設置事業部形式組織結構。

3、 基于流程重組的組織結構調整。

流程重組的主要目的是為了組織效率或者組織安全。例如在財務流程中，把結算和核算分開相應設置出納和會計兩個崗位是為了組織安全性。

其中，基于流程重組的組織結構調整具有規律性，但是操作又比較復雜。流程重組后有三種方式進行有效保證:調整組織結構、不改變組織結構只調整崗位職責、不改變組織結構只改變崗位的活動內容等，其中通過組織結構調整來適應流程重組是最徹底的。

基于流程重組的組織結構調整一般的操作步驟如下:

1、 描述關鍵流程，主要描述一級和二級流程，主要描述跨部門和跨崗位的流程。關鍵流程是流程重組需要重點關注的流程。

2、 發現問題，流程重組是以解決問題為導向的。一般流程中的主要問題有效率低下、存在組織安全隱患。流程過程中環節過多會引起效率效率底下。流程中缺少組織監督會存在安全隱患。

3、 優化流程，通過改變活動內容、活動之間的關系、活動的執行人或者活動的觸發條件等對流程進行優化，以解決關鍵問題。

4、 調整組織結構，在確定的優化流程基礎上，根據團隊能力、工作量、專業等進行組織結構設計。

案例一:以效率為導向的基于流程重組的組織結構調整

由于碼頭的場地有限，一般在港口的附近設置堆場專門存放集裝箱，進口時進口商把重箱卸完貨拆空后返回到集裝箱堆場，出口時出口商從集裝箱堆場拉空箱裝貨。客戶能在集裝箱堆場快速的送箱和拉箱將直接影響客戶的滿意度。某集裝箱堆場的組織結構調整操作如下:

1、 描述關鍵流程:空箱進場流程和空箱出場流程是關鍵流程，具體如下:

1) 空箱進場流程:

圖1，空箱進場流程

說明:箱體檢驗主要檢驗箱體是否損壞。單證核對主要核對該箱是否為場站應該接受的箱，如果核對無誤需要及時更改系統的該集裝箱的狀態。理箱員是在集裝箱堆場中現場管理集裝箱存放的管理員。理箱員通過對講機指揮機械駕駛員操作。

集裝箱的存放需要根據所屬船公司和箱體狀況不同指定不同的區位區域。機械指專門起吊集裝箱的吊車。

2) 空箱出場流程:

圖2，空箱出場流程

2、 發現問題:

實現運營中，該企業與相同的硬件(主要指機械數量)和流量的情況下相比，優秀的場站平均拖車在場站停留時間為20分鐘以內，而使用以上流程運營的該場站的拖車停留時間為40分鐘。分析原因主要是:理箱員在場站是不固定的，司機需要開車到場站找理箱員而浪費時間，拖車不能一次停在指定區位影響了效率。同時在現場有多個理箱員和多臺機械，每個理箱員的指揮都存在局限性，不能統籌的指揮機械，有時候理箱員會指揮比較遠的機械。

3、 優化流程:

1) 優化后的空箱進場流程:

圖3，優化后的空箱進場流程

說明:根據船公司和箱子的好壞提前制定收箱計劃，發箱計劃指不同的船公司和箱況的發箱區位，因為按照船公司要求需要遵守先進先出的原則。中控統一指揮機械指中央控制室通過監視器和對講機從全局上調度機械。

2) 優化后的空箱出場流程:

圖4，優化后的空箱出場流程

在以上的流程優化中，增加了計劃職能，司機可以提前知道區位，所以拖車司機不需要找理箱員而可以直接停到指定的區位。理箱員在現場指揮機械由于受視野限制不能統籌指揮機械，通過中控員統籌指揮機械，指揮最近的機械完成作業減少機械的空馳率，減少拖車等待時間。

4、調整組織結構

根據以上的流程重組，增加了計劃和統一指揮職能，所以在組織結構中增加計劃員和中控員崗位。增加閘口操作員職責，除了原來的核對單證、更改系統狀態等職責，增加根據收發箱計劃給拖車司機標注區位的職能。取消了理箱員崗位。

案例二:以安全為導向的基于流程重組的組織結構調整

某公司作為一家主要負責出租房屋的公司，房屋的用途有民用和商用，該公司的主要收入是房屋租賃費。該公司的組織機構調整步驟如下:

1、 描述關鍵流程

圖5，該公司關鍵流程

2、 發現問題

資產及物業管理部既負責資產出租、租金催收、資產管理(指日常管理和日常維護)等職能，資產出租和資產管理由一個部門管理，資產出租狀態和閑置狀態缺少有效監管，容易出現舞弊行為。

3、 優化流程

圖6，優化后的流程

說明:設置兩個部門分別負責資產出租和資產管理。資產經營部只負責客戶開發和簽訂合同。資產管理部負責租金催收、資產日常管理(例如安全檢查)和資產日常維護等。

4、調整組織結構

根據以上的流程重組，把以前的資產及物業管理部分拆為兩個部門，分別是資產經營部和資產管理部。客戶需要跟公司的兩個部門聯系，合同簽署前跟資產經營部聯系，合同簽署后跟資產管理部聯系。雖然客戶不方便了，但是增加了公司的服務專業化和組織安全性。

在進行基于流程重組的組織結構調整是需要注意的問題:

1、基于流程重組的組織結構調整涉及到組織的方方面面，特別是會觸動中層管理人員的切身利益，這需要高層管理者妥善處理好各種利弊關系，積極、穩妥地實施基于流程的組織結構調整工作。如果企業領導者委托第三方的咨詢公司開展企業的組織結構設計工作，可以有效緩解組織結構調整變革的矛盾。

2、基于流程重組的組織結構調整的操作順序是先優化流程，然后根據優化的流程調整組織結構。切忌先調整組織結構再梳理流程。組織是為流程服務，而不是流程為組織服務。更應該避免保持組織不變，用流程去改變不適合的組織設置。

3、基于流程重組的組織結構調整主要涉及關鍵流程的崗位，然后還需要通過組織分析等手段完善組織結構。

4、基于流程重組的組織結構調整只是組織結構調整的一種方式，在實際的組織結構調整中還會基于戰略、基于管控等手段進行組織結構調整。

綜上所述，基于流程重組的組織結構調整只是組織結構調整的一種方式。流程重組的組織結構調整主要針對組織效率和安全性。流程重組的表現形式有多種形式，例如:活動內容改變、活動之間的關系改變、活動的執行人改變或者活動的觸發條件等，在案例一中主要通過活動內容改變實現流程重組，在案例二中主要通過活動執行人的改變實現流程重組。流程、組織和信息系統是相互關系的，許多流程重組都是借助先進的信息系統，同樣的組織結構調整也是在信息系統條件具備的情況下才能進行的。