淺談Ｅｘｃｅｌ在學校日常工作中的應用

【摘 要】Microsoft Office Excel做為微軟公司出品的Office系列辦公軟件中的一個組成部分（以下簡稱Excel），具有強大的電子表格處理功能。它既可以單獨運行，也可以與Office的其他軟件相互傳送數據，直接進行數據共享；既具有一般表格處理軟件能夠處理各種二維表格的功能，也可以進行多表格或多工作薄處理，同時具有圖表功能和數據庫管理功能，有很強的實用性。結合多年的實際工作發現，日常辦公中需要大量的數據錄入、統計等相關工作，如能很好地掌握和運用Excel軟件，可以極大程度提高工作效率，減輕工作量。本文就學校通過在日常工作中積累的關于Excel在的應用談一些體會。

【關鍵字】Excel；日常工作；應用

一、Excel在日常統計中的應用

就我所在的高職學院而言，除學院內部各部門之間的業務往來中經常會遇到需要計算和核對各種統計數據以外，按照上級行政部門的要求也會定期上報各類統計數據。為提高工作的效率和數據的準確性，僅僅依靠計算器、算盤等工具，已不能滿足現代信息社會對工作的要求。使用大多數用戶習慣和熟悉的Word文字處理軟件，在數據處理功能上又很不方便且功能單一，而Excel電子表格處理軟件在數據的計算、分析、管理上顯示了它方便、快捷、易于掌握等諸多特性，Excel電子表格處理軟件成為日常工作中一種非常受歡迎的辦公自動化軟件。在使用中，要注意對公式和函數的應用。例如在上報高?；鶎訄蟊頃r，需要對學院各部門有關數據進行合計，這時只需選中放置合計數的單元格，單擊求和函數SUM，結果將自動生成并填至該單元格中。又如在計算學生平均成績時，只需在存放結果的單元格，輸入求平均數函數Average，平均成績將迅速準確地出現在選中的單元格中。因此在日常辦公中，掌握了Excel的使用方法并運用到實際工作中，可起到事半功倍的作用，極大地方便工作、學習和生活。

二、Excel在教學管理中的應用

教學管理中的教務管理環節是學校管理工作非常重要的環節，工作量非常龐大。如果我們能夠很好地運用Excel軟件，相信一定能更好地為實施高效快捷的教務管理工作服務。例如：

1. 對教學管理中常用表單的制作。

如“教師授課任務通知單”的制作，通過Excel電子表格制作軟件，將“教師授課任務通知單”中的所有內容輸入到電子表格中，一旦制作完成，即可將該表做為樣表留存，同時可對教師授課時數、完成教學量總數及不同上課形式的分布等進行進一步計算，極大方便了工作。

又比如制作各班課程表，可以利用Excel在同一工作薄中能建立若干工作表的特性，把全院各系部各專業課程表制作在Excel的一張工作表上，不但對各系部各專業教師上課情況一目了然，還可以利用Excel提供的其他的強大功能，即方便了表格的制作，又可以快速查找到某班或某個時間、某位教師、某課程的安排情況，為科學管理教學教務工作提供了保障。

2. 在上報學院專業信息

在每年進行的上報專業信息工作中，教務員常常為大量的基礎信息的錄入而頭痛。

一種方式是把專業信息表從教務軟件中導出來，然后把VF的格式轉換為Excel的格式，編輯找出相應的專業信息。這種方法的不足之處在于導出來的專業信息的順序被打亂，操作起來不很方便。

還有一種方式就是直接從Excel中錄入，我們找出需要錄入內容之間的特點，例如有些相近專業的專業代碼或專業代號是相鄰或相近的，這樣我們就可以利用Excel電子表格處理軟件中的自動填充功能來完成專業代碼、代號、科類、收費標準等的錄入。錄入時要注意的是，在錄入專業代碼或代號時很多專業代碼或代號是以0開頭的數字，我們即可參照Excel軟件中對字符型數字的輸入方法，借助相應的鍵位最終完成數據錄入。需要說明的是使用這種方法進行錄入后，應將制作好的專業信息表做為樣本進行留存，以便今后每年完成專業信息上報工作。

三、Excel在考試管理中的應用

目前我院的考試工作全部實現了教考分離，在考試管理過程中，制卷、考試組織、回卷等一系列工作較為繁瑣。例如在監考表的制作上，以前使用Word進行排版制作時，常常出現一系列因軟件本身的缺陷而導致的制作上的不方便。在使用了Excel軟件，特別是利用其公式和函數功能進行統計等工作后，大大提高了工作效率。如在統計監考教師監考工作量時，利用函數Countif可方便地統計出某教師的監考工作量，也為后續工作提供了便利。

再比如在進行成績評比時，不但可以利用Excel提供的公式和函數很方便地計算出平均成績、最高分、最低分等指標，還可以利用Excel提供的數據分析和管理功能，做出學生成績分布圖、及格率等各項指標的圖表。

四、Excel 在財務管理中的應用

財務管理工作主要是針對數字進行計算和分析，因此在工作中，除了使用專用財務軟件進行財務工作外，還需利用Excel進行一系列數據的輸入和分析、計算，運用相應的公式、函數及圖表，進行結果輸出。

五、Excel在學生管理中的應用

在學生管理過程中，為及時了解學生信息，需要對學生基本情況進行錄入，同時將此信息做為學生在校期間各項管理工作的重要依據。使用Excel就顯得極為方便。如在獎學金、助學金等管理上，通過Excel提供的篩選、計算功能，可以公平、公正、公開、快速、準確地從數量繁多的學生名單中尋找到符合條件的目標。提高了管理的科

學性。

六、Excel與VF的有效結合

在高職錄取工作中，錄取軟件的后臺數據庫是VF格式，然而對大多數工作人員來說，VF是一款并不很熟悉的軟件，而相對來說對Excel就要熟悉得多。如果我們能夠把從錄取軟件中導出來的VF格式的數據轉換成Excel的格式，這就更方便他人進行編輯和瀏覽了。如今年錄取的各省市新生名單，從錄取系統里導出來，此文件是VF的格式，運用“導出”功能將其轉換成Excel格式，命名為“某省錄取名單.XLS”。新生報到時再用人工的方法一一去查找，就顯得很麻煩。如果運用Excel的數據庫管理功能就要輕松多了，通過“排序”或“篩選”功能，按照某一標志如生源所在地，或高考分數等將數據進行重新整理，這樣新生數據就顯得整齊，方便班主任及各學生專干或團委使用。運用好VF和Excel的有效結合，將給我們的工作帶來很多方便。

總之，Excel是一個功能強大、方便易學的電子表格處理軟件，在實際的工作過程中它的應用還遠遠不止這些。如果我們能掌握它的基本操作，運用好其基本功能，不斷地在實踐過程中找到其更多的功能和使用技巧，那么我們一定會發現Excel帶給我們生活和工作上的很多方便，從而不斷提高工作效率。