現代商務秘書素質要求及培養

[摘要] 商務秘書具有一般秘書的共性，但也具有本身的特點。商務秘書的素質能力包括學習能力、創新能力、應變能力、數據處理能力、經濟管理能力、團隊合作等。可以從四個方面對商務秘書的素質能力進行培養。

[關鍵詞] 商務秘書 素質 培養

隨著社會發展，秘書職業分工的細化，出現了不同行業的專門秘書。不同的秘書有其共性，但也有其特性。本文將從商務秘書的涵義入手，分析商務秘書的能力素質要求及培養模式。

一、商務秘書涵義

1.國內外秘書學界關于“秘書”的定義

(1)秘書，在我國主要是指黨和政府機關、企事業單位、社會團體、軍隊、院校內的一種行政職位。

(2)秘書或秘書工作者是各級領導機關及領導人員的參謀和助手，主要職責是協助決策，承辦業務，摘好行政工作。

(3)秘書是專門從事辦公室程序性工作、協助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施服務的人員。

(4)秘書應是主管人員的一位特殊的助手，她(他)掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現出自己的貴任感，以實際行動顯示出主動性和正確的判斷力，并在給予的權力范圍內做出決定。

(5)秘書是指具有熟練的辦公室工作能力，不需上級教促即能主動負貴，積極進取、干練果斷，能在授權范圍內做出正確決定的經理助手。

2.盡管定義不盡相同，但一般都包括以下涵義：

(1)秘書是組織中為領導者協助管理的助手，即秘書的輔助功能。

(2)秘書是組織中具有有限權限的管理者，即秘書的執行功能。

(3)秘書必須具有一定文書處理、辦公技巧，即秘書的專業性。

商務秘書是指在工商企業中從事秘書工作的專業秘書。由于工商企業是以利潤最大化為目標的，性質上與國家機關單位、行政、黨團不同。商務秘書面臨的環境有其自身特點，因此對商務秘書的素質要求也有自身的特點，例如商務秘書更強調平等合作，商務秘書面臨更多的商業數據處理等。

二、商務秘書的素質要求

與其他行業秘書比較，商務秘書處于商業環境之中，商業環境具有多樣性、營利性、易變性和時代性等特點，這對其能力素質提出了更高的要求。 要想成為一名合格的商務秘書必需具備良好的心理素質和創新能力、較高的學習應變能力、良好的知識結構、快速處理信息能力、較強的合作能力和人際交往能力。

1.良好的心理素質和創新能力。商業創新是企業生存和發展的關鍵。人是否具有創新意識、創新能力，是決定企業能否實現經營理念創新、科技創新、管理創新的前提。商務秘書必須時刻保持求新創新的精神狀態，在固有模式中努力出新招、創新意，如將繁瑣的辦文程序簡化，以多媒體手段管理文檔等，就會使秘書工作的效率不斷提高、方法不斷出新。經濟創新的豐富內涵和企業工作的快節奏，以及秘書工作服務性協調性強的特點，要求企業秘書必須具備良好的心理素質。

2.較強的學習應變能力。商業環境是易變的，新情況時有出現、新知識層出不窮，商務秘書應具有超強的學習能力以適應新的情況。這種學習能力具有以下特點：一是強調自主學習；二是強調持久的、終身的學習；三是強調“工作學習化，學習工作化”；四是強調“雙環學習”；五是強調學會學習；六是強調學后有新行為；七是強調組織學習。商務秘書要對各種巨大變革的突發事件具有應變能力，以適應商業環境的多變性。

3.良好的知識結構。商務秘書面臨處理行政、經濟、法律、商務談判、市場營銷、商業調查等中信息和情況的要求，從而對其知識結構提出了更高要求。從商務秘書的各種結構來看，必須要具有文、工、商、農和行政、技術、管理、公關等方面的專業人才；從秘書知識要求來看，必須要具有法律學、市場學、價格學、預測學、消費心理學、公關學、經濟法學、行政管理學、運籌學控制論、現代企業管理及計算機和網絡技術應用等知識。我國加人世貿組織后，對我國各行各業人員的英語水平要求大大提高。商務秘書都要掌握英語，這是全球多邊貿易的基本要求。

4.較高的信息處理能力。商務秘書要加工處理各種商務信息，要對商務數據進行迅速處理為領導提供幫助。這要求商務秘書能熟練應用各種工具、方法提高處理信息能力。例如，隨著電子商務的飛速發展及外國跨國公司的大量涌人，企業間的合作與競爭將更多地通過電子商務手段解決，無紙辦公、無紙貿易將成為現實。同時，每一個辦公室中的秘書面臨的都是與領導等同的網絡信息資源。

5.合作精神和人際交往能力。商業活動本質是平等的自愿基礎上的交易，需要參與方的合作才能實現。商務秘書應具有合作精神，結成創新團隊進行工作。社會分工越來越細，經濟、社會交往的范圍越來越大。信息獲取、經濟運作、科學研究以至生活質量的提高都離不開與他人的交往。學會合作也是商務秘書的一項重要能力素質。商務秘書的職業特點，使商務秘書處于各種矛盾、各種關系的中心，特別要求秘書注意建立良好的人際關系，是自己融入組織環境之中。

三、商務秘書的素質培養

為了培養商務秘書必需的基本素質能力，應著重從以下幾方面入手：

1.實施信息培訓制度。必須制定并實施嚴格的信息素質培訓制度，強調針對性、實用性和先進性，加大對商務秘書進行職業素質培訓的力度，增強各種應用、處理信息的能力。

2.進行自我教育，更新知識。沒有知識的更新，很難實現工作的創新，一方面組織單位要為秘書的自學和脫產深造創造條件，努力擴大秘書的知識面，使他們不僅熟悉本專業的基本知識，將現代管理理念運用到實踐中，運用現代管理方法和現代化管理技術開展管理和輔助管理。

3.培育創新思維。秘書工作同其他工作一樣，也有創新問題，無創新就無發展，無創新思維就無創新工作。秘書人員要在做好服務性、輔助性、協調性工作的基礎上，充分發揮自己的主觀能動性，積極開動腦筋，對工作任務、工作目標、工作方法有自己獨立的思想和語言。

4.加強業務培訓，提高工作水平。業務培訓有崗前培訓、參加管理研討班、經驗交流等多種形式，目的都是通過理論學習、經驗交流，提高秘書的工作能力。

參考文獻：

[1]楊蓓蕾:現代秘書工作引導[M].上海：同濟大學出版社.2007年

[2]陸瑜芳:秘書學概論[M].上海：復旦大學出版社.2005年